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Papierfrei Postservice
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Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Kerndienst Postempfang und Digitalisierung, Fassung AVV-KERNDIENST-2026-10-11-v3

Diesen Vertrag schließen Sie ab, wenn Sie Papierfrei für ein Unternehmen nutzen. Die Seite zeigt den Wortlaut, dem Sie mit dem Häkchen bei der Registrierung zustimmen.

Vertragsparteien

Verantwortlicher: der Nutzer mit Unternehmerkonto, wie im Konto angegeben (im Folgenden „Verantwortlicher“).

Auftragsverarbeiter: Papierfrei Postservice, Einzelunternehmen, Inhaber Wladislaw Reiswich, Gerther Str. 90, 44577 Castrop-Rauxel, E-Mail datenschutz@papierfrei-postservice.de (im Folgenden „Papierfrei“).

Dieser Vertrag ergänzt den Nutzungsvertrag nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Bei einem Widerspruch in Fragen des Datenschutzes geht dieser Vertrag den AGB vor.

§ 1 Gegenstand und Dauer

(1) Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, die in Post enthalten sind, die an den Verantwortlichen und, soweit nach § 2f der AGB vereinbart, an seine Empfangsadressen gerichtet ist: Entgegennahme an der Empfangsanschrift, Öffnen, Scannen, Texterkennung, KI-gestützte Einordnung, Feldauslesung und Zusammenfassung, Bereitstellung im Konto, Mitteilungen über eingegangene Post, Verwahrung, Rückversand oder Vernichtung der Originale nach der Wahl des Verantwortlichen, und Übergabe an Buchhaltungsprogramme auf Veranlassung des Verantwortlichen. Dazu gehören Dokumente, die der Verantwortliche selbst hochlädt oder mit der App scannt.

(2) Der Vertrag gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags und endet mit ihm; § 9 gilt darüber hinaus.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung, Art der Daten, betroffene Personen

(1) Zweck ist die Erbringung der Leistungen nach § 1 für den Verantwortlichen. Papierfrei verarbeitet die Daten zu keinem eigenen Zweck; § 8 Absatz (3) bleibt unberührt.

(2) Art der Daten: alles, was in eingehender Post stehen kann, insbesondere Namen, Anschriften und Kontaktdaten, Vertrags-, Kunden-, Beschäftigten-, Zahlungs- und Steuerdaten, Aktenzeichen und Kennnummern, und je nach Inhalt auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten) sowie Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Art. 10 DSGVO). Dazu die Angaben auf dem Umschlag.

(3) Betroffene Personen: Absender und in der Post genannte Personen, insbesondere Kunden, Lieferanten, Beschäftigte und Bewerber des Verantwortlichen, Mitglieder und Eigentümer vertretener Gemeinschaften, Mieterinnen und Mieter sowie Behörden- und Unternehmensvertreter.

§ 3 Weisungen

(1) Papierfrei verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, auch bei einer Übermittlung in ein Drittland, es sei denn, Papierfrei ist nach Unionsrecht oder deutschem Recht dazu verpflichtet; dann teilt Papierfrei dem Verantwortlichen diese Pflicht vor der Verarbeitung mit, soweit das Recht das nicht verbietet.

(2) Weisungen sind dieser Vertrag, die AGB, die Einstellungen, die der Verantwortliche im Konto wählt (etwa zur KI-Auswertung, zur Verwahrung der Originale, zu Mitteilungen und zur Übergabe an Buchhaltungsprogramme), und Einzelweisungen in Textform an datenschutz@papierfrei-postservice.de.

(3) Ist Papierfrei der Auffassung, dass eine Weisung gegen die DSGVO oder andere Vorschriften zum Datenschutz verstößt, informiert Papierfrei den Verantwortlichen unverzüglich und darf die Ausführung bis zur Bestätigung oder Änderung aussetzen.

§ 4 Vertraulichkeit

Papierfrei stellt sicher, dass sich die Personen, die zur Verarbeitung befugt sind, zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Derzeit öffnet und scannt allein der Inhaber die Post; setzt Papierfrei weitere Personen ein, verpflichtet es sie vorher schriftlich.

§ 5 Sicherheit der Verarbeitung

Papierfrei trifft die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, beschrieben in Anlage 1, und passt sie dem Stand der Technik an, ohne das Schutzniveau zu senken.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Verantwortliche erteilt die allgemeine Genehmigung, die in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Maßgeblich ist die Liste der Auftragsverarbeiter in § 6 der Datenschutzerklärung in ihrer jeweils aktuellen Fassung; Empfänger, an die Papierfrei nur auf Weisung des Verantwortlichen übergibt, gehören nicht dazu.

(2) Papierfrei teilt jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters mindestens vier Wochen vorher in Textform mit. Der Verantwortliche kann innerhalb dieser Zeit aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann er den Nutzungsvertrag zum Zeitpunkt des Wechsels kündigen.

(3) Papierfrei erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf, die dieser Vertrag enthält, insbesondere hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, und haftet gegenüber dem Verantwortlichen für dessen Pflichterfüllung.

§ 7 Rechte der betroffenen Personen

Papierfrei unterstützt den Verantwortlichen mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen (Art. 12 bis 22 DSGVO): durch Suche, Export und Löschung im Konto und auf Weisung im Einzelfall. Erreicht ein solcher Antrag Papierfrei, leitet Papierfrei ihn unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und beantwortet ihn nicht selbst.

§ 8 Unterstützung bei Art. 32 bis 36 DSGVO

(1) Papierfrei meldet dem Verantwortlichen eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, nachdem sie ihm bekannt geworden ist, mit den Angaben, die dem Verantwortlichen eine Meldung nach Art. 33 DSGVO ermöglichen (Art. 33 Abs. 2 DSGVO).

(2) Papierfrei unterstützt den Verantwortlichen bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung und einer vorherigen Konsultation, soweit sie die Leistungen nach § 1 betreffen.

(3) Eine Nutzung der Daten zur Verbesserung der Dienstleistung (§ 12 der AGB) findet nur statt, wenn der Verantwortliche sie im Konto ausdrücklich erlaubt hat, und nur in anonymisierter Form; für Post an Empfangsadressen (§ 2f der AGB) findet sie nicht statt. Eine KI-Auswertung besonderer Kategorien (Art. 9 DSGVO) erfolgt nur, soweit der Verantwortliche sie im Konto freigegeben hat; ob er dafür eine Rechtsgrundlage gegenüber den betroffenen Personen hat, prüft er selbst (Art. 28 Abs. 10 DSGVO bleibt unberührt).

§ 9 Rückgabe und Löschung nach dem Ende

(1) Nach dem Ende der Leistungen löscht Papierfrei nach Wahl des Verantwortlichen alle Daten dieses Vertrags oder gibt sie ihm zurück (Export im Konto) und löscht die vorhandenen Kopien, soweit nicht nach Unionsrecht oder deutschem Recht eine Pflicht zur Speicherung besteht. Wählt der Verantwortliche nicht, gilt die Regel der AGB zur Löschung nach Vertragsende.

(2) Nicht erfasst sind die eigenen Unterlagen von Papierfrei (etwa Rechnungen an den Verantwortlichen), die Papierfrei nach § 147 AO und § 14b UStG aufbewahrt, und die Originale auf Papier, für die § 2b der AGB gilt.

(3) Sicherungskopien werden im Rhythmus ihrer Aufbewahrung überschrieben; bis dahin sind sie gegen Zugriff gesichert und werden nur zur Wiederherstellung verwendet.

§ 10 Nachweise und Überprüfungen

Papierfrei stellt dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen, einschließlich Inspektionen, durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten Prüfer, nach angemessener Vorankündigung, während der üblichen Geschäftszeiten und ohne Einsicht in Daten anderer Kunden.

§ 11 Haftung

Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Haftungsregeln der AGB.

§ 12 Verschwiegenheit bei Berufsgeheimnisträgern

Dieser Paragraf gilt, wenn der Verantwortliche bei der Registrierung angegeben hat, dass er einer beruflichen Schweigepflicht unterliegt.

(1) Papierfrei verpflichtet sich, über alle Tatsachen, die ihm bei der Erbringung der Leistungen nach § 1 bekannt werden, Verschwiegenheit zu wahren. Papierfrei ist darüber belehrt, dass die Verletzung dieser Pflicht nach § 203 Abs. 4 StGB strafbar sein kann.

(2) Papierfrei verschafft sich von diesen Tatsachen nur insoweit Kenntnis, als es zur Erbringung der Leistungen erforderlich ist.

(3) Personen, die Papierfrei selbst einsetzt, verpflichtet Papierfrei vor Beginn ihrer Tätigkeit in Textform zur Verschwiegenheit und belehrt sie über die strafrechtlichen Folgen. Unterauftragsverarbeiter nach § 6, die Zugang zu solchen Tatsachen erhalten können, setzt Papierfrei für den Verantwortlichen erst ein, wenn sie zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Papierfrei beginnt mit dem Öffnen der Post des Verantwortlichen erst, wenn das für alle diese Unterauftragsverarbeiter belegt ist, und teilt ihm das in Textform mit.

(4) Der Verantwortliche prüft selbst, ob sein Berufsrecht weitere Anforderungen stellt, und teilt sie Papierfrei in Textform mit.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen (Stand bei Abschluss)

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter (Stand bei Abschluss, maßgeblich § 6 der Datenschutzerklärung)

Stripe ist für die Zahlung des Verantwortlichen tätig und verarbeitet keine Post; es steht deshalb nicht in dieser Liste.

Ebenfalls nicht in dieser Liste stehen sevDesk GmbH, Haufe-Lexware GmbH, BuchhaltungsButler GmbH und DATEV eG. An sie übergibt Papierfrei Buchungsdaten nur auf Veranlassung des Verantwortlichen in dessen eigenes Konto (§ 1 Absatz (1), § 3 Absatz (2)); sie arbeiten dort für den Verantwortlichen aufgrund seines eigenen Vertrags mit ihnen und nicht für Papierfrei. Was dort liegt, gehört nicht zu den Daten, die Papierfrei nach § 9 löscht oder zurückgibt.

Anlage 3: Empfangsadressen (nur bei § 2f der AGB)

Die Empfangsadressen des Verantwortlichen, ihre Nachweise und die je Empfangsadresse erteilten Empfangsvollmachten stehen im Konto des Verantwortlichen; ihr jeweiliger Stand ist Bestandteil dieses Vertrags. Post an Personen ohne Empfangsadresse und ohne gültige Vollmacht wird nicht geöffnet (§ 2f Absatz (6) der AGB).

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