Datenschutzerklärung

§ 1 Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist der Inhaber des Einzelunternehmens als natürliche Person:
Papierfrei Postservice, Inhaber Wladislaw Reiswich
Gerther Str. 90
44577 Castrop-Rauxel
Bundesrepublik Deutschland
E-Mail: datenschutz@papierfrei-postservice.de

Papierfrei Postservice wird als Einzelunternehmen geführt; es besteht keine haftungsbeschränkte Gesellschaft. Verantwortlicher und datenschutzrechtlicher Ansprechpartner ist der Inhaber persönlich.

§ 2 Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach Art. 37 DSGVO nicht zwingend zu benennen, solange die Voraussetzungen des § 38 BDSG (in der Regel mindestens 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind) nicht erfüllt sind. Diese Voraussetzungen liegen derzeit nicht vor. Datenschutz-Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der Inhaber des Einzelunternehmens persönlich. Anfragen zum Datenschutz richten Sie an datenschutz@papierfrei-postservice.de.

§ 3 Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer ausschließlich, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Dienstes sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt nach Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), aufgrund rechtlicher Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

§ 4 Kategorien verarbeiteter Daten

• Stammdaten (Name, Anschrift)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Vertragsdaten (Guthaben, Aufladungen, gebuchte Leistungen, Zahlungsdaten)
• Inhaltsdaten: gescannte Briefe und Dokumente, daraus erkannter Text (OCR), KI-erstellte Kurzzusammenfassungen und Header-Kacheln, Metadaten (Absender, Datum, Kategorie, Beträge, Fristen) sowie semantische Vektoren (Embeddings) für die interne Suche
• Nutzungsdaten (IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, Geräteinformationen, App-Logs, Fehler-/Diagnosedaten)
• Zahlungsdaten (über Stripe - siehe § 8)
• Selbstgepflegte Vertragsmetadaten (Sender-Leistungen und Tarif-Bezeichnungen je Geschäftspartner sowie Verträge im Detail-Panel: Versicherungen, Telekommunikation, Energie, Streaming, Abos, Vertragsnummern, Konditionen; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; keine Gesundheits- oder besonderen Kategorien nach Art. 9 zulässig - Hinweis im UI)
• Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO (Gesundheitsdaten aus Medizin-Briefen) - nur im abgestuften zweistufigen Verfahren, siehe § 16b

Registrieren können sich bei uns nur volljährige Personen (§ 3 Absatz (5) unserer AGB). Bei der Registrierung bestätigen Sie, dass Sie volljährig sind; Ihr Geburtsdatum fragen wir dafür nicht ab. Für ein Kind, das Sie als Elternteil in Ihre Kontengruppe aufnehmen, speichern wir Monat und Jahr der Geburt (§ 16l). Nutzen Sie Papierfrei für ein Unternehmen, verarbeiten wir zusätzlich Name und Anschrift des Unternehmens und Ihre Angabe, ob Sie einer beruflichen Schweigepflicht unterliegen (§ 16j).

§ 5 Zwecke und Rechtsgrundlagen (Art. 13 DSGVO)

Warum wir Protokolle und Nachweise dauerhaft aufbewahren. Unser Nachweis-Protokoll hält fest, was mit Ihren Daten geschehen ist: welche Einwilligung Sie wann erteilt oder widerrufen haben, welche Vollmacht Sie uns gegeben haben, welcher Beleg gebucht wurde und wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Diese Aufzeichnungen löschen wir nicht, und zwar aus drei Gründen. Erstens müssen wir nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO jederzeit nachweisen können, dass Sie eingewilligt haben; würden wir diesen Nachweis nach einigen Jahren entfernen, könnten wir Ihre eigene Einwilligung im Streitfall nicht mehr belegen. Zweitens verlangen § 146 Abs. 4 und § 147 der Abgabenordnung, dass buchungs- und belegbezogene Aufzeichnungen unveränderbar bleiben. Drittens brauchen wir sie, um Rechtsansprüche abzuwehren oder geltend zu machen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Technisch ist das Protokoll gegen nachträgliche Eingriffe gesichert: Eine Sperre in der Datenbank weist jedes Ändern, Löschen und Leeren von Protokollzeilen zurück, auch über unsere eigenen Server-Zugänge. Zusätzlich ist jede Zeile mit ihrer Vorgängerin zu einer Prüfsummenkette verbunden, sodass eine entfernte oder veränderte Zeile bei der laufenden Prüfung dieser Kette auffällt.

Was in diesem Protokoll steht und was nicht. Ihre Bankverbindung steht nicht darin. IBAN und BIC werden vor dem Schreiben durch einen Platzhalter ersetzt; kein Eintrag enthält eine lesbare IBAN. Damit die Auskunft vollständig ist, nennen wir Ihnen auch die Ausnahme: In einigen wenigen älteren Einträgen liegt die IBAN noch in verschlüsselter Form und als Suchprüfsumme. Lesbar wäre sie dort nur mit unserem Schlüssel, und der liegt nicht im Protokoll.

Für Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse gilt dasselbe Verfahren, es ist aber in mehreren Schritten gewachsen; den zuletzt noch offenen Weg über ein eigenes Datenfeld haben wir inzwischen geschlossen. Für Freitexte gilt das nicht, dazu gleich mehr. Aus der Zeit davor gibt es einzelne Einträge, in denen diese Angaben noch im Klartext stehen: mit einer E-Mail-Adresse, einer Anschrift oder einer Telefonnummer. Ebenso stehen in manchen Einträgen der Titel einer Unterhaltung mit unserem KI-Assistenten sowie Anbieter und Nummer eines Vertrags, den Sie in Papierfrei verwalten, im Klartext. Diese Einträge bleiben stehen, und zwar nicht aus Bequemlichkeit: Ein Nachweis-Protokoll verliert seinen Zweck in dem Moment, in dem es sich rückwirkend bearbeiten lässt (Art. 5 Abs. 2 DSGVO, § 146 Abs. 4 AO). Ihr Löschanspruch tritt an dieser Stelle nach Art. 17 Abs. 3 lit. b und lit. e DSGVO zurück. Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche dieser Einträge Sie betreffen (Art. 15 DSGVO).

Zwei Dinge gehören zur Vollständigkeit dazu. Erstens kann eine E-Mail-Adresse auch künftig in einem Protokolleintrag auftauchen, wenn sie Teil eines Freitextes ist, etwa in der Fehlermeldung eines nicht zustellbaren Versands oder im Text einer Nachricht. Solche Freitexte machen wir bewusst nicht unkenntlich, weil der Eintrag sonst als Nachweis wertlos wäre. Zweitens kann es sich dabei auch um die Adresse einer anderen Person handeln, etwa des Absenders eines Schreibens.

Wenn sich Ihre Stammdaten ändern, hält das Protokoll den Vorgang mit einem Vorher-Nachher-Abbild fest. Die geschützten Felder sind darin durch Platzhalter ersetzt; sichtbar bleibt, dass ein Feld geändert wurde. Mehr als die Hälfte aller Einträge betrifft ohnehin gar keine Person, sondern nur den Betrieb unserer Systeme, etwa die Meldung, dass ein Wartungslauf ohne Fehler beendet wurde.

Zu jeder Einwilligung speichern wir zwei technische Angaben. Wenn Sie eine Einwilligung erteilen oder widerrufen, halten wir neben dem Zeitpunkt, der Art der Einwilligung und dem Wortlaut, dem Sie zugestimmt haben, auch die IP-Adresse fest, von der aus die Erklärung abgegeben wurde, sowie die Browser-Kennung Ihres Geräts (die technische Selbstauskunft Ihres Browsers mit Browser, Version und Betriebssystem). Die IP-Adresse speichern wir dabei vollständig, also weder gekürzt noch in eine Prüfsumme umgerechnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO: Wir müssen nachweisen können, dass eine Einwilligung tatsächlich von Ihnen stammt, und dieser Nachweis besteht im Kern darin, dass eine Erklärung zu einer bestimmten Zeit von einem bestimmten Anschluss aus abgegeben wurde. Ohne diese beiden Angaben wäre der Nachweis nur eine Behauptung von uns.

Wie lange diese beiden Angaben stehen bleiben. Solange Ihr Konto besteht, ohne festes Enddatum, genauso lange wie der Nachweis, zu dem sie gehören. Das ist ein bewusster Unterschied zu den Server-Protokollen in § 10, die wir nach 14 Tagen löschen: Ein Nachweis, den wir nach einiger Zeit entfernen, ist danach keiner mehr, und wir könnten Ihre eigene Einwilligung im Streitfall nicht mehr belegen (Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Solange Ihr Konto besteht, tritt Ihr Löschungsrecht an dieser Stelle deshalb nach Art. 17 Abs. 3 lit. b und lit. e DSGVO zurück, so wie beim übrigen Nachweis-Protokoll auch. Wir verwenden diese beiden Angaben ausschließlich für den Nachweis der Einwilligung: Wir werten sie nicht aus, bilden daraus kein Profil, ermitteln daraus keinen Standort und führen sie nicht mit anderen Datenquellen zusammen. Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche dieser Einträge Sie betreffen (Art. 15 DSGVO).

Was bei einer Löschung Ihres Kontos mit diesen beiden Angaben geschieht. Löschen wir Ihr Konto, entfernen wir IP-Adresse und Browser-Kennung aus allen Einträgen des Einwilligungsprotokolls, die Ihr Konto betreffen, so wie es § 10a Absatz 2 unserer AGB vorsieht. Der Nachweis selbst bleibt bestehen: der Zeitpunkt, die Art der Einwilligung, der Wortlaut mit Fassung und Prüfsumme und eine Kennung Ihres gelöschten Kontos, die keinen Namen und keine E-Mail-Adresse mehr trägt. So können wir auch nach der Löschung belegen, dass und wann eine Einwilligung erteilt oder widerrufen wurde, ohne festzuhalten, von welchem Anschluss und mit welchem Gerät das geschah.

Beim Cookie-Banner ist es anders gelöst. Wenn Sie im Cookie-Banner auf unserer Website eine Auswahl treffen, halten wir dieselben zwei Angaben fest, aber nicht im Klartext, sondern jeweils als Prüfsumme (SHA-256). Aus einer solchen Prüfsumme lässt sich der ursprüngliche Wert nicht unmittelbar ablesen. Ausschließen können wir einen Personenbezug bei einer IP-Adresse trotzdem nicht, weil die Zahl der möglichen Adressen begrenzt ist und sich eine Prüfsumme deshalb durch Ausprobieren zuordnen lässt. Wir behandeln diese Einträge daher wie personenbezogene Daten und nennen sie Ihnen hier. Auch sie löschen wir nicht nach einer bestimmten Zeit: Sie belegen, wann Sie welche Auswahl getroffen haben. Einen Bezug zu Ihrem Konto enthalten diese Einträge nicht.

Ihre Rechte bleiben davon unberührt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen; wir hören dann auf, sie zu nutzen, und der Nachweis belegt nur noch, dass sie einmal bestand und wann Sie sie widerrufen haben. Ihre Briefe, Ihre Stammdaten und Ihr Konto löschen wir auf Ihren Wunsch nach Art. 17 DSGVO; das Nachweis-Protokoll ist davon ausgenommen, weil es selbst der Beleg dieser Löschung ist.

Angebote per E-Mail an Kundinnen und Kunden. Haben Sie bei uns ein Konto eingerichtet, informieren wir Sie gelegentlich per E-Mail über eigene, ähnliche Leistungen von Papierfrei, etwa eine Aktion zum Guthaben. Dafür nutzen wir nur Ihren Namen und die E-Mail-Adresse, die Sie uns bei der Registrierung gegeben haben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Direktwerbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG. Sie können dem jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), ohne dass Ihnen dafür andere Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen: über den Link „Diese Benachrichtigung ausschalten“ in jeder dieser E-Mails oder in Ihren Einstellungen unter Erinnerungen. Nach einem Widerspruch schicken wir Ihnen keine solchen E-Mails mehr.

§ 5a Wie lange Ihre digitalen Briefe bei uns bleiben

Mindestens zehn Jahre, weil wir es Ihnen zusichern. Jedes Dokument, das in Ihrem Konto digital vorliegt, halten wir mindestens zehn Jahre auf unserem Server vor und in Ihrem Konto zugänglich. Die zehn Jahre zählen für jedes Dokument einzeln ab dem Tag, an dem wir es gescannt oder Sie es hochgeladen haben. Das gilt gleich, ob wir es gescannt oder Sie es selbst hochgeladen haben, und gleich, wo es liegt: im Posteingang, unter den gesendeten Briefen, in Ihren eigenen Ordnern und unter den für Sie freigegebenen Briefen, jeweils mit Scan, erkanntem Text, Zusammenfassung und den daraus gewonnenen Angaben. In dieser Zeit löschen wir von uns aus nichts davon. Einen für Sie freigegebenen Brief sehen Sie, solange die Freigabe besteht und der Brief nicht im Papierkorb der Person liegt, die ihn freigegeben hat (§ 16k). Das ist eine Zusicherung aus unserem Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, die uns träfe. Die vertragliche Regelung dazu steht in § 2e unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Den Papierkorb umfasst sie nicht. Legen Sie ein Dokument in den Papierkorb und löschen es dort endgültig, ist es unwiderruflich entfernt und lässt sich nicht wiederherstellen. Den Papierkorb leeren ausschließlich Sie: wir leeren ihn nicht, und es gibt keinen zeitgesteuerten Lauf, der ihn leert.

Ihr Löschwunsch geht immer vor. Die Zusicherung besteht allein in Ihrem Interesse. Sie ist für uns kein Grund, eine Löschung abzulehnen: verlangen Sie die Löschung eines einzelnen Dokuments oder Ihres Kontos, löschen wir (Art. 17 DSGVO). Sie können jedes Dokument jederzeit selbst löschen.

Nach den zehn Jahren. Solange Sie aktiv sind, löschen wir auch danach nichts. Nur wenn Sie inaktiv sind, behalten wir uns vor, Dokumente zu löschen, deren zehn Jahre abgelaufen sind, und Ihr Konto erst dann, wenn für keines Ihrer Dokumente die zehn Jahre mehr laufen. Inaktiv sind Sie, wenn Sie seit mindestens sechs Monaten weder Guthaben aufgeladen noch Guthaben ausgegeben haben. Ein Dokument, das Sie vor zwei Jahren erhalten haben, bleibt also auch bei Inaktivität noch mindestens acht Jahre. Eine solche Löschung tritt nicht automatisch ein: wir kündigen sie Ihnen vorher in Textform an, damit Sie die betroffenen Dokumente noch herunterladen oder exportieren können. Laden Sie bis dahin Guthaben auf oder geben Sie Guthaben aus, sind Sie wieder aktiv, und wir löschen nicht.

Ohne Guthaben bleibt Ihr Zugang bestehen. Ihre digitalen Dokumente können Sie auch ohne Guthaben weiter lesen, herunterladen und exportieren, und zwar so lange, wie wir sie nach diesem Abschnitt vorhalten. Fehlt Guthaben, stellen wir die Bearbeitung neu eingehender Sendungen bis zur nächsten Aufladung zurück; ein Einschreiben mit Übergabe oder mit Rückschein öffnen und digitalisieren wir auch dann.

Für das Papier gilt etwas anderes. Ihre Original-Briefe auf Papier verwahren wir ab dem Tag der Einlagerung 84 Tage, daran schließen sich 42 Tage Kulanz an. Eine längere Verwahrung setzt voraus, dass Sie den monatlich abgerechneten Lagerplatz bezahlen. Die zehn Jahre aus dieser Zusicherung gelten für das Papier nicht; dafür gilt § 2b unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Sicherungskopien. Spätestens ab dem 1. November 2026 legen wir von diesen Dokumenten zusätzlich Sicherungskopien an, damit sie auch einen technischen Ausfall überstehen. Ein Dokument, das Sie endgültig gelöscht haben, stellen wir aus einer Sicherungskopie nicht wieder her. In einer bereits angelegten Sicherungskopie bleibt es technisch bedingt enthalten, bis diese Sicherung abläuft; bis dahin nutzen wir es nicht, und wird die Sicherung einmal zurückgespielt, löschen wir es sofort erneut.

§ 6 Auftragsverarbeiter und Empfänger (Art. 28, Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung ein. Mit jedem, der für uns Daten verarbeitet, aus denen er Sie erkennen kann, besteht bzw. wird vor produktiver Nutzung ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Nicht jeder Dienstleister erhält alle Datenkategorien; maßgeblich ist die in der Spalte „Zweck“ genannte Verarbeitung. Den jeweils aktuellen Stand dieser Übersicht nennen wir Ihnen auf Anfrage.

Die Namen und Endpunkte der KI-Verarbeiter sind an die tatsächlich im Backend aufgerufenen Dienste angeglichen (Texterkennung: RunPod; inhaltliche KI-Auswertung, Postfach-Chat, Leichte Sprache und die semantischen Vektoren der internen Suche: Google Cloud Vertex AI in der EU, das Sprachmodell in europe-west3, Frankfurt am Main, der KI-Chat über den EU-Standort „eu“ in Rechenzentren in EU-Mitgliedstaaten nach Wahl von Google, die semantischen Vektoren in europe-west4, Niederlande). Einzelheiten zur KI-Verarbeitung siehe § 9. Soweit in der Spalte „Transfergrundlage“ ausdrücklich vermerkt ist, dass ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung noch nicht abgeschlossen ist, nehmen wir den betreffenden Dienstleister für Daten echter Kundinnen und Kunden bis zum Vertragsschluss nicht in Anspruch. Wir benennen ihn hier dennoch, weil wir die Empfänger nach Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO vollständig und nicht beschönigt ausweisen wollen.

§ 7 Drittlandübermittlung (Art. 44 ff. DSGVO)

Ein Teil unserer Verarbeitung findet bei Anbietern statt, deren Muttergesellschaft in den USA sitzt (Google, Stripe, Supabase, Sentry). Soweit dabei personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, stützen wir dies auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO), sofern der Anbieter zertifiziert ist, sowie ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Art. 46 DSGVO) und ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen (Verschlüsselung in Übertragung und Ruhe, Datenminimierung, Filterung direkt identifizierender Merkmale vor der Übermittlung). Hinzu kommt der Versand unserer E-Mails über Plus Five Five, Inc. (handelnd als „Resend“); für diesen Dienstleister gilt der folgende Absatz gesondert, weil die Übermittlung in die USA dort nicht die Ausnahme, sondern der Regelweg ist.

Anthropic PBC (§ 6) hat seinen Sitz in den USA. Wir übermitteln dorthin nur technische Betriebsdaten, die so beschränkt sind, dass Anthropic Sie aus ihnen nicht erkennen kann: Kennungen, Zustände, Zeitpunkte und Zählwerte. Namen, Kontaktdaten und Inhalte Ihrer Briefe gehen nicht an Anthropic. Auf eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework berufen wir uns bei diesem Anbieter nicht. Welche Vertragsbedingungen von Anthropic für unsere Nutzung gelten, ist noch nicht belegt; unabhängig davon gilt die Beschränkung auf solche Betriebsdaten ohne Ausnahme.

Cloudflare, Inc. (§ 6) hat seinen Sitz in den USA. Für den Schutz unseres Kontaktfelds (§ 16g) stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem Cloudflare zertifiziert ist. Zusätzlich sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Für Benachrichtigungen im Browser (§ 16p) kann der Push-Dienst Ihres Browsers seinen Sitz in den USA haben. Was dabei übermittelt wird und worauf die Übermittlung gestützt ist, steht in § 16p.

Die Texterkennung selbst (RunPod) läuft auf Rechenzentren innerhalb der EU; der eigentliche Rechenvorgang findet also in der EU statt, auch wenn der Anbieter seinen Sitz in den USA hat.

Die inhaltliche KI-Auswertung erfolgt in EU-Rechenzentren (Google Cloud Vertex AI, Region europe-west3 in Frankfurt am Main; der KI-Chat über den EU-Standort „eu“, bei dem Google das Rechenzentrum innerhalb der EU-Mitgliedstaaten selbst wählt; die semantischen Vektoren der internen Suche in der Region europe-west4 in den Niederlanden; Ausweichregionen ausschließlich innerhalb der EU). Anfragen an KI-Dienste außerhalb der EU sind technisch gesperrt; fällt der EU-Weg aus, unterbleibt die Auswertung, statt auf einen anderen Standort auszuweichen. Für den Restbezug zur Muttergesellschaft in den USA greifen die vorstehenden Garantien. Ein Restrisiko des Zugriffs durch US-Behörden (z.B. CLOUD Act, FISA Section 702) lässt sich nicht vollständig ausschließen; es wird über die verbindlichen Zusagen des Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln adressiert. Einzelheiten: Drittland-Information.

§ 8 Stripe - Zahlungsabwicklung

Wenn Sie Guthaben aufladen, werden Zahlungsdaten direkt an Stripe Payments Europe Ltd. übermittelt. Wir selbst speichern keine vollständigen Kreditkartendaten. Hinterlegen Sie ein Zahlungsmittel, etwa für die automatische Aufladung (§ 4h unserer AGB), speichern wir dessen Kennung bei Stripe sowie Kartenmarke, Ablaufdatum und die letzten vier Ziffern, bei einer Lastschrift die letzten vier Ziffern der IBAN und das Land; so sehen Sie in den Einstellungen, welches Zahlungsmittel belastet wird (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Datenschutzhinweise: stripe.com/de/privacy.

§ 9 KI-Verarbeitung der Briefinhalte

Die Texterkennung (OCR) erfolgt zunächst lokal auf unserer Infrastruktur (PaddleOCR, Tesseract) - hierbei findet keine Drittlandübermittlung statt. Für die inhaltliche Weiterverarbeitung setzen wir folgende KI-Auftragsverarbeiter ein:

• Kurzzusammenfassung, Header-Kacheln und Leichte Sprache: Google Cloud Vertex AI in EU-Rechenzentren (Region europe-west3, Frankfurt am Main; Ausweichregionen ausschließlich innerhalb der EU). Verarbeitet wird der erkannte Brieftext.
• KI-Chat (Postfach-KI-Assistent und Fragen zu einzelnen Briefen): Google Cloud Vertex AI über den EU-Standort „eu“. Google verarbeitet die Anfragen dort in Rechenzentren in Mitgliedstaaten der EU und wählt das einzelne Rechenzentrum selbst; Großbritannien und die Schweiz gehören nicht dazu. Verarbeitet werden Ihre Frage, der bisherige Gesprächsverlauf, Angaben, die sich der Chat aus früheren Gesprächen für Sie gemerkt hat, und, soweit Sie eingewilligt haben, Inhalte Ihrer Briefe. Dazu gehören eine kurze Liste Ihrer neuesten Briefe mit den erkannten Angaben (etwa Absender, Datum, Art, Betrag, Termin und Kurzfassung) und die Briefe, die der Chat für Ihre Frage gezielt aus Ihren eigenen Briefen heraussucht; dabei kann er auch den erkannten Text eines Briefes in gekürzter Form lesen. Briefe im Papierkorb und Briefe, die wegen fehlenden Guthabens noch gesperrt sind, nutzt der Chat nicht. Erkennt unsere Prüfung in einem Brief besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, etwa Angaben zur Gesundheit, gibt der Chat ihn nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung weiter; diese Prüfung erkennt nicht jeden solchen Brief (§ 16b). Direkt identifizierende Angaben wie Name, Anschrift, IBAN, Steuer- und Versichertennummer ersetzen wir vor der Übermittlung durch Platzhalter. Außerdem erhält der Chat Ihre erfassten Verträge, Ihren Guthabenstand und Ihre gespeicherten Kontakte. Auf Ihre E-Mails greift der Chat nicht zu.
• Daten erfassen bei einer E-Mail: nur wenn Sie bei einer einzelnen, selbst ausgewählten E-Mail auf „Daten erfassen“ klicken, Google Cloud Vertex AI in EU-Rechenzentren (Region europe-west3, Frankfurt am Main; Ausweichregionen ausschließlich innerhalb der EU). Verarbeitet wird diese eine E-Mail nach dem Ersetzen identifizierender Angaben durch Platzhalter. Anders als bei Briefen ist Rechtsgrundlage hier Ihre Einwilligung; Einzelheiten in § 16h.
• Briefe schreiben mit KI-Hilfe: Google Cloud Vertex AI in EU-Rechenzentren (Region europe-west3, Frankfurt am Main; Ausweichregionen ausschließlich innerhalb der EU). Verarbeitet wird nur, was Sie dafür in das Eingabefeld geben: Stichpunkte, Brieftext und Ihr Änderungswunsch; bei einer Antwort auf einen Brief auch die dort vorbelegten Angaben aus diesem Brief. Vorher ersetzen wir Angaben wie Anschrift, Kontoverbindung, Steuer- und Versichertennummer, Diagnosen und Medikamente automatisch durch Platzhalter; lässt sich eine solche Angabe nicht zuverlässig ersetzen, wird nichts übermittelt. Gespeichert wird der Text erst, wenn Sie den Brief als Entwurf sichern oder versenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Interne Ähnlichkeits- und Suchfunktion: semantische Vektoren (Embeddings) über Google Cloud Vertex AI in EU-Rechenzentren (Region europe-west4, Niederlande; Ausweichregionen ausschließlich innerhalb der EU), Modell gemini-embedding-001. Verarbeitet wird der erkannte Brieftext; ist das EU-Backend nicht aktiv, entsteht kein Vektor und die Suche bleibt eine Wortsuche.

Die KI-Auswertung ist Kernbestandteil des Dienstes und erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); ohne sie kann die Poststelle nicht bereitgestellt werden. Vor der Übermittlung an externe Modelle filtert ein serverseitiger Mechanismus direkt identifizierende Merkmale (z.B. Steuer-IDs, IBANs, Geburtsdaten), soweit technisch möglich. Die API-Daten werden gemäß den jeweiligen Auftragsverarbeitungsverträgen verarbeitet und nach Zusicherung der Anbieter nicht zum Training der allgemeinen Modelle genutzt. Für die Übermittlung in Drittländer gelten die Garantien nach § 7.

Datei-Anhänge im KI-Chat: Wenn Sie im KI-Chat eine Datei (Bild oder PDF) anhängen und eine Auswertung anfordern, wird diese Datei im Original an Google Cloud Vertex AI (EU-Region) übermittelt. Für diesen Anhang-Pfad greift die oben beschriebene automatische Redaktion direkt identifizierender Merkmale nicht, weil die Datei als Originalbild bzw. Original-PDF verarbeitet wird. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei besonderen Kategorien zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Ohne Einwilligung wird der Datei-Inhalt nicht an die KI übermittelt; die Datei bleibt dann ausschließlich in Ihrem eigenen Konto-Speicher.

Anliegen an unser Team aus dem KI-Chat: Wählen Sie im KI-Chat den Support, antwortet zuerst die KI. Schlägt sie vor, Ihr Anliegen an einen Menschen im Papierfrei-Team weiterzugeben, zeigt sie Ihnen vorher die Zusammenfassung, die unser Team erhalten würde; Sie können sie lesen und ändern. Erst wenn Sie auf „Ja, weiterleiten“ klicken, legen wir einen Support-Vorgang an. Er enthält diese Zusammenfassung, einen Betreff, eine Kategorie, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und die Zuordnung zu Ihrem Konto. Unser Team erhält den Vorgang zusätzlich als E-Mail an unsere eigene Adresse (Versand über Resend, Postfach bei IONOS, § 6), liest ihn und antwortet Ihnen. Die Antwort finden Sie im KI-Chat und in Ihrem Konto unter „Ihre Anfragen“, und Sie erhalten sie per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil Ihr Anliegen Ihren Vertrag betrifft. Wir bewahren den Vorgang auf, solange Ihr Konto besteht. Löschen Sie Ihr Konto, entfernen wir Betreff, Text, Namen und E-Mail-Adresse aus dem Vorgang und Ihre eigenen Nachrichten darin; festgehalten bleibt nur, dass es den Vorgang gab, wann, in welcher Kategorie und ob und wann wir geantwortet haben.

Hinweis zur EU-Datenresidenz: Die inhaltliche KI-Verarbeitung findet in der EU statt. Unsere Server sind so eingestellt, dass sie KI-Dienste außerhalb der EU gar nicht erst ansprechen; ist der EU-Weg nicht erreichbar, bleibt die Auswertung aus. Ändert sich daran etwas, passen wir diese Erklärung vorher an.

§ 10 Hosting und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitstempel, User-Agent, Referrer) in Server-Logs gespeichert (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Speicherdauer: 14 Tage. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Von diesen Server-Protokollen zu unterscheiden ist die IP-Adresse, die wir zum Nachweis einer Einwilligung speichern. Sie gehört nicht zu den Server-Protokollen, wird nicht nach 14 Tagen gelöscht und ist in § 5 unter der Speicherdauer-Tabelle beschrieben.

§ 11 Cookies und ähnliche Technologien (§ 25 TDDDG)

Wir setzen technisch notwendige Cookies ohne Einwilligung. Statistik- und Marketing-Cookies werden ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Consent-Banner gesetzt. Die Reichweitenmessung der Landing Page erfolgt ausschließlich über eine eigene, auf unseren eigenen Servern in Deutschland gespeicherte Ereignis-Zählung. Ein Analyse-Dienst eines Drittanbieters wird nicht mehr eingesetzt: der zuvor genutzte Dienst Plausible wurde am 19.07.2026 vollständig abgelöst; für die Reichweitenmessung wird kein Skript eines Dritten geladen und es werden dafür keine Daten an Dritte übermittelt. Die Messung erfolgt cookielos, ohne Zugriff auf Endgeräte-Informationen und nur nach Ihrer Statistik-Einwilligung im Consent-Banner; gespeichert werden dabei nur Ereignisname, Seite, Herkunfts-Domain, etwaige Kampagnen-Parameter (utm) und grobe Geräteklasse, keine IP-Adresse und keine Browser-Kennung. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über das Cookie-Banner widerrufen. Einzige Ausnahme von der Regel, dass wir kein Skript eines Dritten laden, ist der Schutz unseres Kontaktfelds durch Cloudflare Turnstile; er wird erst beim Öffnen des Kontaktfelds geladen und braucht keine Einwilligung (§ 16g).

Ihre Auswahl im Cookie-Banner selbst halten wir dagegen fest, damit wir belegen können, wann Sie welche Auswahl getroffen haben. Dabei speichern wir zwei Prüfsummen, eine über Ihre IP-Adresse und eine über Ihre Browser-Kennung. Was das bedeutet und wie lange diese Einträge stehen bleiben, steht in § 5 unter der Speicherdauer-Tabelle.

§ 12 Audit-Trail und Sicherheit (Art. 30, 32 DSGVO)

Zugriffe auf personenbezogene Daten werden gemäß Art. 30 DSGVO protokolliert (Verarbeitungsverzeichnis). Jeder Eintrag des Audit-Trails enthält Zeitstempel, Akteur, Datenobjekt und Aktionstyp; bei Änderungen an Datensätzen kommt ein Vorher-Nachher-Abbild hinzu, in dem die geschützten Felder durch Platzhalter ersetzt sind. Welche Angaben darin trotzdem im Klartext stehen können, steht in § 5 unter der Speicherdauer-Tabelle. Schutzmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO: Verschlüsselung at rest (AES-256) und in transit (TLS 1.3), rollenbasierte Zugriffskontrolle (RLS, Tenant-Isolation), Rate-Limiting.

§ 13 Rechte der betroffenen Personen (Art. 15-22 DSGVO)

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht, einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung nicht unterworfen zu werden (Art. 22 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail an datenschutz@papierfrei-postservice.de. Auskunft, Export und Löschung können Sie zusätzlich im DSGVO-Selbstservice-Bereich Ihres Accounts (Einstellungen > Datenschutz) auslösen. Ein Löschungsantrag wird serverseitig verarbeitet; die betroffenen Daten werden gelöscht. Nur unsere eigenen Unterlagen, für die uns selbst eine Aufbewahrungspflicht trifft, werden stattdessen gesperrt (siehe unten).

Bei einem Löschungsantrag nach Art. 17 DSGVO werden auch selbstgepflegte Vertragsmetadaten (Sender-Leistungen je Geschäftspartner sowie Verträge im Detail-Panel: Versicherungen, Telekommunikation, Energie, Streaming, Abos) vollständig entfernt (keine GoBD-Aufbewahrung) sowie die zwischengespeicherten Leichte-Sprache-Varianten gelöscht. Der Widerruf der Art-9-Einwilligung (§ 16b) ist jederzeit möglich und löst den dort beschriebenen Re-Redact-Lauf aus. Ihre eingegangene Post löschen wir dabei vollständig: die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht trifft, soweit sie für diese Belege besteht, Sie selbst und nicht uns, und wir berufen uns nicht darauf, um eine Löschung abzulehnen. Auch unsere Zusicherung aus § 5a steht Ihrer Löschung nicht entgegen. Haben Sie Belege in der Buchhaltung Ihres Kontos selbst verbucht, weisen wir Sie im Löschantrag darauf hin: mit der Löschung entfällt der Zusammenhang zwischen Buchung und Beleg, den § 146 Abs. 4 AO und § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO von Ihnen verlangen, soweit Sie buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig sind. Gesperrt statt gelöscht werden nur unsere eigenen Unterlagen, also unsere Rechnungen an Sie, die Buchungen Ihres Guthabens und die Nachweise über erbrachte Leistungen; für sie besteht unsere eigene Aufbewahrungspflicht (bis zu 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB).

Bereits in den anonymisierten Trainings-Korpus übernommene Datensätze sind nach ordnungsgemäßer Anonymisierung kein personenbezogenes Datum mehr (Art. 4 Nr. 1 DSGVO, Erwägungsgrund 26) und unterliegen daher nicht der Löschungspflicht. Die Anonymisierung erfolgt irreversibel vor der Übernahme in den Korpus (Vernichtung des Zuordnungs-Salts, Schwellenwert-Gate, Entfernung direkter Identifikatoren). Personen- bezogene Kundendaten und anonymisierte Trainingsdaten werden strikt getrennt behandelt.

§ 14 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Behörde Ihres Wohnsitzes oder unseres Sitzes. Für unseren Sitz in Castrop-Rauxel (Nordrhein-Westfalen) ist dies:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

§ 15 Einsatz von KI-Systemen, Transparenz (Art. 50 KI-Verordnung, Art. 22 DSGVO)

Wir setzen KI-Systeme zur Texterkennung (OCR), zur automatisierten Klassifikation von Dokumenten sowie zur Erkennung von Fristen und Absendern und zur Erstellung von Kurzzusammenfassungen ein. Nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung, Transparenz- pflichten wirksam ab 02.08.2026) kennzeichnen wir sämtliche KI-erzeugten oder KI-bearbeiteten Inhalte (z.B. extrahierte Absender, Kategorien, Zusammenfassungen, Fristen) in der Benutzeroberfläche als KI-generiert. Diese Inhalte sind jederzeit durch Sie korrigierbar. Bei Interaktion mit einem KI-System (z.B. Assistenz-Funktionen) werden Sie vorab sichtbar darauf hingewiesen.

Die KI-gestützte Klassifikation, Zusammenfassung und Fristenerkennung stellt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DSGVO dar. Sämtliche rechtlich oder finanziell relevanten Entscheidungen verbleiben bei Ihnen; KI-Ergebnisse sind Vorschläge, die Sie jederzeit selbst ändern können. Sie haben das Recht, KI-Ergebnisse zu korrigieren, zu widersprechen (Art. 21 DSGVO) oder die Verarbeitung einschränken zu lassen (Art. 18 DSGVO). Eine Profilbildung im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO findet nicht statt. Unsere Einstufung nach der KI-Verordnung: begrenztes Risiko (limited risk) nach Art. 50, kein Hochrisiko-KI-System nach Anhang III. Weitere Einzelheiten: KI-Transparenz.

§ 16 Datenherkunft (Art. 14 DSGVO)

Soweit wir personenbezogene Daten Dritter (z.B. Absender Ihrer Briefe) verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich im Auftrag des Nutzers. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten stammen aus dem vom Nutzer hochgeladenen Schriftverkehr.

§ 16a Adressbuch- und Kontakt-Daten Dritter

Wenn Sie Adressdaten, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen anderer Personen (Korrespondenten, Empfänger, Lieferanten etc.) in Ihrem Adressbuch bei uns speichern, handeln Sie selbst als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO in Bezug auf diese Drittpersonen.

Wir verarbeiten diese Drittdaten lediglich auf Ihre Weisung gemäß Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung). Sie sind verpflichtet, die rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung dieser Drittdaten eigenständig sicherzustellen, insbesondere:

• Vorliegen einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO (z.B. Einwilligung, Vertrag, berechtigtes Interesse)
• Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13/14 DSGVO gegenüber den Drittpersonen
• Beachtung der Betroffenenrechte (Auskunft, Löschung, Widerspruch) gegenüber den Drittpersonen

Bei einem Löschverlangen einer Drittperson nach Art. 17 DSGVO haben Sie die Datenverarbeitung in unserer Software zu stoppen, indem Sie den entsprechenden Adressbuch-Eintrag selbst löschen. Wir unterstützen Sie dabei über den DSGVO-Selbstservice-Bereich Ihres Accounts.

§ 16b Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) - Gesundheitsdaten aus Medizin-Briefen

Bestimmte Briefe enthalten Informationen, die Art. 9 Abs. 1 DSGVO als besondere Kategorien personenbezogener Daten einstuft, bei Papierfrei insbesondere Gesundheitsdaten. Die Verarbeitung ist grundsätzlich verboten und nur zulässig, wenn eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt. Wir stützen uns ausschließlich auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Ihre ausdrückliche Einwilligung für einen festgelegten Zweck). Eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO genügt hierfür nicht: Art. 6 hebt das Verbot aus Art. 9 Abs. 1 DSGVO nicht auf, beide müssen zusammen vorliegen.

Inhaltlich zählen wir folgende Brief-Arten zu den besonders schützenswerten: Arzt-Rechnung, Arztbrief, Befund, Diagnose-Schreiben, Laborbericht, Klinik- und Krankenhaus-Korrespondenz, Krankenkassen-Bescheid und -Widerspruch, Psychotherapie-Korrespondenz, Apotheken-Rezepte und -Rechnungen, Reha- und Pflegegrad-Bescheide sowie Schreiben von Gesundheits- und Versorgungsämtern mit Gesundheitsbezug. Ob ein einzelner Brief das zweistufige Verfahren aus dem folgenden Abschnitt durchläuft, hängt davon ab, welche Kategorie ihm bei der Verarbeitung zugeordnet ist. Die maßgebliche Liste dieser Kategorien pflegen wir in unserem System; wird sie erweitert, passen wir diese Erklärung mit einer neuen Fassungsnummer an und informieren Sie in der App.

Stufe 1 (immer, auch ohne Art-9-Einwilligung): Es werden ausschließlich Kategorie, Absender und Brief-Datum verarbeitet, damit Sie den Brief in Ihrem Posteingang wiederfinden und sortieren können. Alle übrigen Felder werden auf Stufe 1 unterdrückt; das gescannte Original-PDF verbleibt ausschließlich in Ihrem persönlichen verschlüsselten Speicher.

Stufe 2 (nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung „Erweiterte Auswertung von Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO)“): Zusätzlich werden strukturiert extrahiert: Rechnungs-Positionen, Behandlungs-Datum, Diagnose-Codes (ICD, falls erkannt), Gesamt-Betrag, Eigenanteil, Versicherten-Anteil, Fristen und Widerspruchsfristen, Behandler-Name und Fachgebiet sowie buchungsrelevante Felder für den optionalen Export an die Steuerberatung. Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne diese Einwilligung findet Stufe 2 nicht statt.

Die Einwilligung erteilen und widerrufen Sie aktiv an zwei Stellen in Ihrem Konto: unter Einstellungen > Ihre Einwilligungen beim Eintrag „Gesundheits- und ähnliche Briefe von der KI auswerten lassen“, sowie unter Meine Datenschutzrechte > Meine Einwilligungen beim Schalter „Erweiterte Auswertung von Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO)“. Erst nach Bestätigung im Dialog wird die Einwilligung serverseitig gespeichert (Zeitpunkt und Versions-ID in public.users). Der Widerruf wirkt sofort und startet automatisch einen Re-Redact-Lauf: bereits auf Stufe 2 extrahierte strukturierte Felder werden irreversibel gelöscht, ein Marker hält fest, dass der Brief nach dem Widerruf bereits zurückgestuft wurde, Field-Position-Daten im Trainings-Speicher werden gestrippt und für jeden betroffenen Brief wird ein Audit-Log-Eintrag geschrieben. Das gescannte Original-PDF bleibt unberührt (Vertragsgrundlage Postservice, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); zur Entfernung des Originals nutzen Sie zusätzlich das allgemeine Löschungsrecht nach Art. 17 DSGVO (§ 13).

Post in Straf- und Bußgeldsachen (Art. 10 DSGVO). Briefe zu einem Straf- oder Bußgeldverfahren, etwa ein Strafbefehl, eine Ladung oder ein Bußgeldbescheid, enthalten Daten über Straftaten im Sinne von Art. 10 DSGVO. Wir verarbeiten sie wie jede andere Post allein in Ihrem Auftrag, um sie Ihnen bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Briefe, die als Gerichts- oder Bußgeldsache eingeordnet sind, übernehmen wir nie in den anonymisierten Trainings-Korpus (§ 13), auch nicht mit Ihrer Einwilligung zum KI-Training. Dasselbe gilt für Briefe, die Sie einer Gesundheits-Kategorie zugeordnet haben. Die Auswertung mit KI können Sie für alle Briefe abschalten (§ 9).

§ 16c Leichte Sprache (optionale KI-Übersetzung)

Die Leichte Sprache gibt es in zwei Formen. Beide nutzen Google Cloud Vertex AI in EU-Rechenzentren (Region europe-west3, Frankfurt am Main; Ausweichregionen ausschließlich innerhalb der EU), und beide sind optional.

1. Den ganzen Brief in Leichter Sprache erklären. Wählen Sie bei einem Brief „In Leichte Sprache erklären“, übermitteln wir den erkannten Text des ganzen Briefes abschnittsweise an das Sprachmodell. Die Antwort setzen wir an die Stelle des Originaltextes und erzeugen daraus eine eigene PDF-Datei, die in Ihrem Konto neben dem Brief gespeichert wird; das Original bleibt unverändert. Die Funktion läuft nur auf Ihren Klick und kostet eine KI-Nachricht; entsteht keine Datei, wird die KI-Nachricht zurückgebucht. Die Datei wird zusammen mit dem Brief gelöscht.

2. Die KI-Zusammenfassung übersetzen. Sie können die KI-Zusammenfassung eines Briefes in Leichte Sprache übersetzen lassen. Ist die Standardsprache „Leichte Sprache“ eingestellt, wird die Zusammenfassung jedes neu eingehenden Briefes automatisch übersetzt. Dabei übermitteln wir nur die Zusammenfassung, nicht den Brieftext. Die Einstellung ist standardmäßig aus; Sie können sie jederzeit ändern. Die übersetzte Fassung speichern wir neben der Zusammenfassung; bei einem Löschungsantrag nach Art. 17 DSGVO wird sie in jedem Fall vollständig entfernt, auch bei Briefen unter handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungsfrist.

Für beide Formen gilt: Vor der Übermittlung ersetzen wir direkt identifizierende Angaben wie Name, Anschrift, IBAN, Steuer- und Versichertennummer automatisch durch Platzhalter; lässt sich eine solche Angabe nicht zuverlässig ersetzen, wird nichts übermittelt. Haben Sie die Auswertung mit KI abgeschaltet, findet keine Übersetzung statt. Einen Brief, den Sie selbst einer Gesundheits-Kategorie zugeordnet haben, erklärt die KI nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Leichter Sprache (§ 16b). Rechtsgrundlage ist die Durchführung der von Ihnen angeforderten Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten zusätzlich Ihre Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Für einen etwaigen Drittlandbezug gelten die Garantien nach § 7. Jede Übersetzung wird im Compliance-Protokoll vermerkt.

Inhaltliche Grenzen dieser Funktion. Die vereinfachte Fassung ist ausschließlich eine Lesehilfe. Eine Vereinfachung kann dazu führen, dass Inhalte gekürzt, weggelassen, umformuliert oder inhaltlich abweichend wiedergegeben werden; insbesondere können Beträge, Termine, Bedingungen und Rechtsbehelfsbelehrungen fehlen oder verändert erscheinen. Die vereinfachte Fassung ist rechtlich unverbindlich und ersetzt das Originalschreiben nicht. Für die Wahrnehmung von Rechten und Pflichten sowie für Erklärungen gegenüber Behörden, Gerichten oder Vertragspartnern ist ausschließlich das Originalschreiben des Absenders maßgeblich. Bitte nehmen Sie das Originalschreiben in jedem Fall selbst zur Kenntnis. Dieser Hinweis entspricht § 2 Absatz (4) der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und wird hier wiederholt, weil die Funktion auch unmittelbar aus dieser Erklärung heraus verständlich sein muss.

§ 16d Interaktions-Analyse im Einrichtungs- und Beendigungsprozess

Während Sie den geführten Einrichtungsprozess (Onboarding) oder den geführten Beendigungsprozess (Kündigung des Postservice) durchlaufen, erfassen wir, wie Sie mit den einzelnen Schritten umgehen, um diese Prozesse für künftige Nutzerinnen und Nutzer verständlicher und einfacher zu machen. Konkret verarbeiten wir:

• Klicks auf Schaltflächen (z.B. „Weiter“, „Zurück“) und Auswahlkarten
• Ihre Auswahlen innerhalb des Einrichtungsprozesses (z.B. gewählte Briefmenge, Aufladebetrag, Zusatzleistungen) sowie Änderungen dieser Auswahl
• Bewegungen der Schieberegler (z.B. Briefmenge, Guthaben) einschließlich der Dauer einer Zieh-Bewegung
• die Verweildauer auf den einzelnen Schritten (wie lange ein Schritt angezeigt wurde)
• im Beendigungsprozess zusätzlich: welcher Schritt erreicht wurde, ob das Hinweisfenster mit unserem Bleibe-Angebot angezeigt wurde und ob die Beendigung abgeschlossen oder abgebrochen wurde

Diese Interaktions-Daten sind mit Ihrem Nutzerkonto verknüpft (Personenbezug über Ihre Nutzer-ID). Zusätzlich speichern wir die grobe Geräteklasse (Computer, Smartphone oder Tablet), die wir aus der technischen Browser-Kennung ableiten; die Browser-Kennung selbst wird nicht gespeichert. Wir erfassen dabei keine Freitext-Eingaben, keine Inhalte Ihrer Dokumente, keine besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO, keine IP-Adressen und keine Geräte-Fingerabdrücke zu diesem Zweck. Es findet kein seitenübergreifendes Tracking und keine Weitergabe an Dritte statt.

Zweck: Verbesserung und Vereinfachung des Einrichtungs- und Beendigungsprozesses (Erkennen von Stellen, an denen Nutzerinnen und Nutzer zögern oder abbrechen). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an verständlichen, gut nutzbaren Abläufen unseres eigenen Dienstes, für den Sie sich aktiv angemeldet haben).

Speicherdauer: Diese Daten werden ohne feste Löschfrist gespeichert und dienen der langfristigen Produkt- und Prozessverbesserung. Wir speichern sie bis auf Ihren Widerruf bzw. Widerspruch. Beim Löschen Ihres Kontos werden die zugehörigen Interaktions-Daten automatisch mit entfernt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können dieser auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützten Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Nach einem Widerspruch beenden wir die weitere Erfassung Ihrer Interaktions-Daten im Einrichtungs- und Beendigungsprozess. Für den Widerspruch genügt eine formlose Mitteilung an datenschutz@papierfrei-postservice.de oder über das Kontaktfeld auf unserer Startseite.

§ 16e Geführte Sitzung („Bildschirm teilen“)

Wenn Sie sich beim Einrichten begleiten lassen möchten, ohne zu telefonieren, können Sie mit uns eine geführte Sitzung nutzen. Wir betreiben diesen Kanal selbst, auf unserem eigenen Server in Nürnberg. Ein Anbieter für Fernwartung ist daran nicht beteiligt, und es kommt dadurch kein weiterer Auftragsverarbeiter hinzu.

Das Wichtigste zuerst, weil es der häufigste Irrtum ist: wir bekommen keinen Zugriff auf Ihren Computer und sehen Ihren Bildschirm nicht. Umgekehrt ist es: auf unserem Server läuft ein Browser, und Sie sehen diesen Browser als bewegtes Bild in Ihrem eigenen Browser. Was auf Ihrem Gerät sonst noch geöffnet ist, Ihre Dateien und Ihre übrigen Programme bleiben uns verborgen.

Innerhalb einer solchen Sitzung verarbeiten wir:

• das Bild des auf unserem Server laufenden Browsers, während die Sitzung dauert
• die Position Ihres Mauszeigers
• Dateien, die Sie selbst in die Sitzung hochladen oder daraus herunterladen
• Sitzungs-Metadaten und Protokolleinträge zu Beginn, Ende und zur Übergabe der Steuerung, jeweils mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter, die oder der gehandelt hat

Ihre Tastatureingaben werden nicht an uns übertragen. Sie wirken nur auf den Browser auf unserem Server. Geben Sie dort ein Kennwort ein, sehen wir im Bild nur Sternchen. Die Steuerung liegt zunächst allein bei Ihnen; unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beginnen ohne Steuerungsrecht und erhalten es nur, wenn Sie es ausdrücklich übergeben. Diese Übergabe wird protokolliert. Die Zwischenablage wird nicht an uns weitergereicht.

Es wird nichts aufgezeichnet: kein Video, kein Bildschirmfoto, kein Wortprotokoll. Eine Sitzung endet spätestens nach 60 Minuten von selbst. Dateien, die Sie eingebracht haben, werden mit dem Ende der Sitzung gelöscht. Erhalten bleiben nur die Protokolleinträge über Beginn, Ende und Steuerungsübergabe; wir brauchen sie, um unserer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO nachkommen zu können.

Rechtsgrundlage für die Bereitstellung der Sitzung und für die Protokolleinträge ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Für die eigentliche Live-Einsicht stützen wir uns zusätzlich auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, und soweit Sie dabei Post mit Gesundheitsbezug oder anderen besonderen Kategorien öffnen, auf Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; eine laufende Sitzung endet damit sofort. Ohne Ihre Einwilligung kommt keine Sitzung zustande, und es entstehen Ihnen dadurch keine Nachteile.

Worauf Sie selbst achten sollten: Sie können in der Sitzung frei im Netz unterwegs sein. Wir schränken das bewusst nicht ein, damit Sie sich auch bei anderen Stellen anmelden können, wenn Sie es möchten. Alles, was Sie dabei aufrufen, ist für die begleitende Person im Bild sichtbar. Öffnen Sie deshalb nur, was diese Person sehen soll. Ihre Eingaben bleiben dabei wie beschrieben verborgen.

§ 16f Gemeinsamer Bestand an Absenderlogos

Papierfrei erkennt auf eingehender Post das Logo des Absenders und ordnet spätere Briefe derselben Firma darüber automatisch zu. Diese Erkennung wird besser, wenn nicht jedes Konto für sich allein lernt. Deshalb bieten wir Ihnen an, anonymisierte Logo-Ausschnitte zu einem gemeinsamen Bestand beizutragen.

Das geschieht ausschließlich, wenn Sie ausdrücklich einwilligen. Rechtsgrundlage ist allein Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Nutzung von Papierfrei. Willigen Sie nicht ein, entstehen Ihnen keine Nachteile, und die Absendererkennung arbeitet für Sie weiter, nur eben allein auf Grundlage Ihres eigenen Kontos.

Beigetragen wird in diesem Fall:

• ein zugeschnittener Bildausschnitt, der nur das Logo zeigt, ohne Umschlag, ohne Adressblock und ohne Brieftext
• eine mathematische Darstellung dieses Ausschnitts für die Ähnlichkeitssuche
• ein Prüfwert des Ausschnitts, um Doppelungen zu erkennen
• gegebenenfalls ein vereinheitlichter Firmenname, sobald mehrere voneinander unabhängige Konten denselben Namen bestätigt haben

Nicht beigetragen werden Brieftext, Absenderadresse, Empfängeradresse, Kontodaten, Kundennummern und personenbezogene Begleitdaten. Ein Eintrag wird im gemeinsamen Bestand erst genutzt, wenn er von mindestens drei voneinander unabhängigen Konten gesehen wurde. Solange er diese Schwelle nicht erreicht, bleibt er allein Ihrem Konto zugeordnet.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne Angabe von Gründen. Wir löschen dann unverzüglich alle Einträge, die ausschließlich durch Ihr Konto entstanden sind. Einträge, die bereits von drei oder mehr unabhängigen Konten bestätigt wurden, sind Ihnen technisch nicht mehr zuzuordnen und verbleiben im Bestand; Ihr persönlicher Beitragsnachweis wird in jedem Fall gelöscht. Die Daten liegen bei unserem Datenbank-Dienstleister in der Europäischen Union; eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

Alle Einzelheiten, einschließlich der Schwelle und der Folgen eines Widerrufs, finden Sie in der ausführlichen Erläuterung zum Logo-Lernpool.

§ 16g Kontaktfeld auf unserer Startseite

Auf unserer Startseite können Sie uns über ein Kontaktfeld eine Nachricht schreiben, ohne ein Konto zu haben. Wir verarbeiten dabei die drei Angaben, die Sie selbst eintragen: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Text Ihrer Nachricht. Eine Postanschrift fragen wir nicht ab.

Zusätzlich entstehen zwei technische Angaben, die Sie nicht eingeben: der Zeitpunkt des Eingangs und eine Prüfsumme (SHA-256) Ihrer IP-Adresse. Die Prüfsumme dient allein dazu, die Zahl der Nachrichten je Anschluss zu begrenzen, damit das Formular nicht maschinell missbraucht wird. Ihre IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht im Klartext.

Schutz vor Missbrauch durch Cloudflare Turnstile. Damit das Kontaktfeld nicht maschinell missbraucht wird, setzen wir drei Schutzmaßnahmen ein. Zwei davon laufen nur bei uns: ein für Menschen unsichtbares Feld, das nur Programme ausfüllen, und eine Mindestzeit zwischen dem Öffnen und dem Absenden des Formulars. Dafür speichern wir nichts zusätzlich.

Die dritte Maßnahme ist der Dienst Turnstile der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Er wird erst geladen, wenn Sie das Kontaktfeld öffnen, nicht schon beim Aufruf unserer Startseite. Turnstile prüft im Hintergrund, ob ein Mensch das Formular nutzt. Dazu verarbeitet Cloudflare technische Merkmale Ihres Aufrufs: Ihre IP-Adresse, die Kennung Ihres Browsers (User-Agent), Merkmale der verschlüsselten Verbindung und die Adresse unserer Seite. Beim Absenden prüft unser Server das Ergebnis bei Cloudflare nach und übermittelt dabei Ihre IP-Adresse. Den Inhalt Ihrer Nachricht, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse erhält Cloudflare nicht. Wir selbst speichern weder das Prüfergebnis noch diese Merkmale.

Cloudflare verarbeitet diese Merkmale für uns als Auftragsverarbeiter (§ 6). Daneben nutzt Cloudflare sie nach eigenen Angaben auch als eigener Verantwortlicher, um seine Erkennung von Programmen zu verbessern. Für diesen Teil ist Cloudflare selbst verantwortlich; Näheres steht in der Turnstile-Datenschutzerklärung von Cloudflare unter www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy. Eine feste Speicherdauer nennt Cloudflare dort nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, das Kontaktfeld für echte Nachrichten offen zu halten und es vor massenhaftem, automatisiertem Missbrauch zu schützen. Der Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, weil er unbedingt erforderlich ist, damit wir Ihnen das von Ihnen gewünschte Kontaktfeld zur Verfügung stellen können. Zur Übermittlung in die USA siehe § 7.

Möchten Sie Turnstile nicht nutzen, schreiben Sie uns einfach direkt an post@papierfrei-postservice.de. Nach Art. 21 DSGVO können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Wozu wir die Angaben verwenden. Ausschließlich dazu, Ihr Anliegen zu bearbeiten und Ihnen zu antworten. Wir verwenden Ihre Adresse nicht für Werbung, tragen sie in keinen Verteiler ein und geben sie nicht an Dritte weiter, die sie für eigene Zwecke nutzen würden.

Rechtsgrundlage. Betrifft Ihre Nachricht einen Vertrag mit uns oder bahnt sie einen an, etwa eine Frage zu unserem Angebot oder zu Ihrem bestehenden Zugang, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). In allen anderen Fällen, etwa bei einer Presseanfrage oder einer allgemeinen Rückmeldung, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, auf eine an uns gerichtete Nachricht antworten zu können.

Warum wir Sie hier nicht um eine Einwilligung bitten. Am Kontaktfeld steht bewusst kein Zustimmungshaken. Sie schreiben uns von sich aus, und wir brauchen genau die Angaben, die Sie eintragen, um Ihnen zu antworten. Eine Einwilligung wäre hier sogar schlechter für Sie: Sie könnten sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen, und uns würde damit mitten in der Bearbeitung die Grundlage entfallen, Ihnen überhaupt noch zu antworten. Ein Haken, den Sie setzen müssten, um das Formular abzuschicken, wäre zudem nicht freiwillig und deshalb unwirksam.

Wer die Nachricht bekommt. Ihre Nachricht geht als E-Mail an unsere eigene Adresse post@papierfrei-postservice.de. Ihre E-Mail-Adresse steht dabei im Text dieser Nachricht und wird nicht als Empfänger eingesetzt; unser Versand kann darüber also keine Post an Sie oder an Dritte auslösen. Für den technischen Versand setzen wir den in § 6 genannten Dienstleister Plus Five Five, Inc. (handelnd als „Resend“) ein; die dort beschriebene Drittlandübermittlung und ihre Absicherung gelten auch für diese Nachricht.

Wie lange wir die Nachricht aufbewahren. In der technischen Warteschlange unseres Versands wird die Nachricht spätestens 30 Tage nach dem Versand automatisch gelöscht. In unserem Postfach löschen wir sie dagegen nicht nach einer festen Zeit, und wir sagen Ihnen das lieber offen, als eine Zahl zu nennen, an die sich niemand hält.

Haben Sie ein Konto bei uns oder eröffnen Sie später eines, entfernen wir die Nachricht gemeinsam mit Ihrem Konto, sobald Sie dessen Löschung verlangen. Haben Sie kein Konto, bleibt sie in unserem Postfach liegen, damit wir Ihr Anliegen und unsere Antwort später noch nachvollziehen können. Eine automatische Löschung gibt es dafür nicht.

Sie können die Löschung jederzeit verlangen (Art. 17 DSGVO). Eine formlose E-Mail an datenschutz@papierfrei-postservice.de genügt, und Sie brauchen dafür weder ein Konto noch eine Begründung. Wir löschen die Nachricht dann, sofern ihr keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Wird aus Ihrer Anfrage ein Vertrag, richtet sich die Aufbewahrung nach den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben (§ 257 HGB, § 147 AO).

Ihr Widerspruchsrecht. Soweit wir Ihre Angaben auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, haben Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, der Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Lage ergeben. Ein formloser Hinweis an datenschutz@papierfrei-postservice.de genügt; wir löschen Ihre Nachricht dann, sofern ihr keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Sie müssen uns nichts davon geben. Die Nutzung des Kontaktfelds ist freiwillig, und es gibt für Sie keinen Nachteil, wenn Sie es nicht nutzen. Ohne Ihre E-Mail-Adresse können wir Ihnen allerdings nicht antworten. Sie erreichen uns jederzeit auch direkt unter post@papierfrei-postservice.de oder über die im Impressum genannten Wege.

§ 16h Anbindung Ihres E-Mail-Postfachs („Meine E-Mails“)

Wenn Sie es wünschen, zeigen wir Ihnen die Nachrichten Ihres eigenen E-Mail-Postfachs neben Ihrer Briefpost an. Diese Anbindung ist freiwillig; Sie richten sie selbst ein und können sie jederzeit trennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags auf Ihren Auftrag), den Zugriff erteilen Sie ausdrücklich über eine eigene Erklärung im Konto.

Anmeldung bei Microsoft (Outlook, Hotmail, Live, Microsoft 365). Microsoft lässt eine Anmeldung mit Kennwort für den Abruf nicht zu. Sie melden sich deshalb direkt bei Microsoft an, auf einer Seite von Microsoft; Ihr Microsoft-Kennwort sehen und speichern wir nicht. Mit Ihrer Zustimmung übermittelt Microsoft uns Ihre E-Mail-Adresse und eine Zugriffsberechtigung, die nur das Lesen Ihres Postfachs über das Protokoll IMAP erlaubt (Berechtigungen „IMAP.AccessAsUser.All“, „offline_access“, „openid“, „email“). Für die Anmeldung selbst ist Microsoft eigenständig verantwortlich; es gelten die Datenschutzbestimmungen von Microsoft. Sie können die Berechtigung jederzeit auch in Ihrem Microsoft-Konto entziehen.

Andere Anbieter. Bei anderen Anbietern geben Sie die Zugangsdaten Ihres Postfachs ein.

Was wir speichern. Die Zugriffsberechtigung bzw. die Zugangsdaten liegen verschlüsselt im Tresor unserer Datenbank (Supabase Vault, Rechenzentrum in der EU) und werden gelöscht, sobald Sie die Anbindung trennen oder Ihr Konto gelöscht wird.

Was wir nicht speichern. Ihre Nachrichten werden bei jedem Aufruf live und nur lesend aus Ihrem Postfach geladen, über eine verschlüsselte Verbindung. Wir speichern sie nicht, und wir senden, ändern und löschen nichts in Ihrem Postfach. Unser KI-Chat und automatische Abläufe greifen auf Ihre E-Mails nicht zu, und keine E-Mail wird automatisch ausgewertet. Anhänge zeigen wir nur als Angabe (Name, Größe) an.

Daten erfassen mit KI, nur auf Ihren Wunsch. Bei einer einzelnen E-Mail, die Sie selbst auswählen, können Sie auf „Daten erfassen“ klicken. Nur dann werten wir genau diese eine E-Mail mit einem KI-Sprachmodell aus, so wie einen Brief: Zusammenfassung, Empfehlung, Betrag, Termin, Bankverbindung und weitere erkannte Angaben. Jede weitere E-Mail wird nur auf einen eigenen Klick ausgewertet; eine Auswertung mehrerer E-Mails auf einmal oder eine Voreinstellung für alle E-Mails gibt es nicht. Jede Auswertung kostet eine KI-Nachricht aus Ihrem KI-Kontingent; scheitert sie, berechnen wir nichts. Übertragen werden Absender, Datum, Betreff, Text und die Namen der Anhänge dieser E-Mail, nicht die Anhänge selbst. Vorher ersetzen wir direkt identifizierende Angaben wie Name, Anschrift, IBAN, Steuer- und Versichertennummer automatisch durch Platzhalter. Die Auswertung läuft bei Google Cloud Vertex AI in der Region europe-west3 in Frankfurt am Main; Ausweichregionen liegen ausschließlich in der EU (§ 6, § 7). Gespeichert wird nicht die E-Mail, sondern nur das Ergebnis der Auswertung, ohne Kopie des Textes; wir finden es über einen nicht umkehrbaren Prüfwert aus Postfach und Nachrichtenkennung wieder.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie beim ersten Klick gesondert erteilen. Erkennt unsere Prüfung in der E-Mail besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, etwa Angaben zur Gesundheit, werten wir sie nur mit Ihrer zusätzlichen ausdrücklichen Einwilligung aus (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); diese Prüfung erkennt nicht jede solche E-Mail. Angaben anderer Personen in der E-Mail, etwa des Absenders, verarbeiten wir dabei auf Grundlage Ihres berechtigten Interesses, Ihre eigene Post zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Ergebnis löschen wir, sobald Sie die Einwilligung widerrufen (beim Widerruf der Einwilligung nach Art. 9 die Ergebnisse der E-Mails, in denen solche Angaben erkannt wurden), Ihr Postfach trennen oder Ihr Konto löschen. Den Widerruf erklären Sie jederzeit in Ihrem Konto unter Einwilligungen; er gilt für die Zukunft.

§ 16i Rückruf über unsere Startseite (ohne Konto)

Auf unserer Startseite und am Preisrechner können Sie einen kostenlosen Rückruf vereinbaren, ohne ein Konto zu haben. Wir verarbeiten dabei die Angaben, die Sie selbst eintragen: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Ihre Angabe, ob Sie bereits Kundin oder Kunde bei uns sind, sowie den gewählten Termin. Zusätzlich halten wir den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung und deren Wortlaut fest, weil wir sie nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen müssen.

Wozu wir die Angaben verwenden. Um Sie zum gewählten Termin anzurufen, Ihnen eine Buchungsbestätigung und Hinweise zu genau diesem Termin per E-Mail zu senden und den Termin in unserer Terminverwaltung zu führen. Ihre Angabe „bereits Kundin oder Kunde“ hilft uns nur dabei, das Gespräch vorzubereiten; wir prüfen sie nicht nach.

Rechtsgrundlage. Für den Rückruf selbst und die Bestätigung ist es Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin, vorvertraglich), zusätzlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für den Anruf und die E-Mails, die Sie am Formular mit einem Häkchen erteilen. Sie können sie jederzeit widerrufen, indem Sie uns an post@papierfrei-postservice.de schreiben; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Angebote per E-Mail sind freiwillig. Am Formular setzen Sie ein Häkchen; dieses eine Häkchen erlaubt uns nur den Anruf und die E-Mails zu diesem Termin und abonniert keine Werbung. In der Buchungsbestätigung finden Sie zusätzlich einen Link für Neuigkeiten und Angebote. Erst wenn Sie diesen Link anklicken, tragen wir Ihre Adresse in unsere Liste für Neuigkeiten und Angebote ein (Double-Opt-in, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Ihr Rückruf findet unabhängig davon statt: Sie bekommen Ihren Termin, ob Sie den Link anklicken oder nicht, und wir dürfen das nach Art. 7 Abs. 4 DSGVO auch nicht verknüpfen. Ohne Ihren Klick erhalten Sie von uns keine Werbung. In jeder solchen E-Mail steht ein Link, mit dem Sie sie sofort abbestellen können.

Wie lange wir die Angaben aufbewahren. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ihre Kundenangabe löschen wir 30 Tage nach dem Termin automatisch aus der Buchung; der Termin selbst bleibt ohne Bezug zu Ihnen als Zahl in unserer Planung stehen. Haben Sie den Link für Neuigkeiten und Angebote angeklickt, bleibt Ihre Adresse in dieser Liste, bis Sie sie abbestellen. Ohne Ihren Klick erhalten Sie von uns keine Werbung. Melden Sie sich ab, behalten wir die Adresse als Sperrvermerk, damit wir Sie nicht erneut anschreiben.

Schutz vor maschinellem Missbrauch. Das Formular enthält ein unsichtbares Feld, das nur automatische Programme ausfüllen, und unsere Datenbank begrenzt die Zahl der Buchungen je Adresse und Telefonnummer. Dafür werten wir nur die Angaben aus, die Sie ohnehin eingetragen haben; Ihre IP-Adresse speichern wir für diesen Zweck nicht.

§ 16j Unternehmerkonten und Empfangsadressen von Geschäftskunden

Nutzen Sie Papierfrei für ein Unternehmen, schließen Sie mit uns den Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab (§ 11 unserer AGB). Die Post Ihres Unternehmens und die darin enthaltenen Daten anderer Personen verarbeiten wir dann in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO); verantwortlich im Sinne der DSGVO ist Ihr Unternehmen. Für Ihre eigenen Konto- und Vertragsdaten, etwa Anmeldung, Guthaben und Rechnungen, bleiben wir Verantwortlicher. Für den Vertrag verarbeiten wir Name und Anschrift des Unternehmens und Ihre Angabe, ob Sie einer beruflichen Schweigepflicht unterliegen, und halten fest, wann Sie welcher Fassung des Vertrags zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

Legt ein Geschäftskunde Empfangsadressen für Empfänger an, die er vertritt, etwa für eine Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als deren Verwalter (§ 2f unserer AGB), verarbeiten wir die Post an diese Empfangsadressen ebenfalls in seinem Auftrag. Wenn Sie als Mitglied einer solchen Gemeinschaft oder als Absender Auskunft oder andere Rechte geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an den Geschäftskunden; erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an ihn weiter. Post an Personen ohne Empfangsadresse, insbesondere an Mieterinnen und Mieter, öffnen wir nicht; sie geht ungeöffnet an den Absender zurück. Dafür verarbeiten wir nur die Angaben auf dem Umschlag, soweit das für die Rückgabe nötig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die ordnungsgemäße Rückgabe fehlgeleiteter Post).

§ 16k Briefe, die Sie für andere Kunden freigeben oder die für Sie freigegeben werden

Geben Sie einen Brief für einen anderen Kunden frei, zeigen wir ihm diesen Brief in seinem Konto, zusammen mit Ihrem Namen und Ihrer Kundennummer (§ 2h unserer AGB). Wir legen dabei keine Kopie an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: wir führen Ihren Auftrag aus und zeigen dem Empfänger, was für ihn freigegeben ist. Angaben über andere Personen im Brief, etwa über den Absender, verarbeiten wir dabei nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse und das Ihre ist, dass Sie Ihre Post einer Person Ihrer Wahl zeigen können. Enthält der Brief besonders geschützte Daten über Sie, etwa Gesundheitsdaten, ist Ihre Freigabe die ausdrückliche Entscheidung, sie dieser Person zu zeigen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Solange ein freigegebener Brief in Ihrem Papierkorb liegt, sieht ihn der Empfänger nicht. Wann welcher Brief für wen freigegeben und wann die Freigabe beendet wurde, halten wir im Nachweis-Protokoll fest (§ 5). Sie können eine Freigabe jederzeit beenden.

§ 16l Kontengruppe

In einer Kontengruppe (§ 2g unserer AGB) verarbeiten wir die Briefe jedes Kontos für dessen Inhaber nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dass das Hauptkonto und, wenn es das erlaubt, andere Konten der Gruppe Ihre Briefe sehen oder bearbeiten können, beruht auf Ihrer Einwilligung beim Beitritt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); dass sie dabei auch besonders geschützte Daten sehen, etwa Gesundheitsdaten, auf Ihrer gesonderten, ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Für ein Kind, das jünger als 16 Jahre ist, willigt der sorgeberechtigte Elternteil ein; das Unterkonto hat bis dahin keine eigene Anmeldung. Ab dem Monat, in dem das Kind 16 wird, braucht es zusätzlich die Einwilligung des Kindes selbst, das dafür eine eigene E-Mail-Adresse angibt, und ab dem Monat, in dem es 18 wird, gilt allein seine eigene Entscheidung. Dafür speichern wir Monat und Jahr der Geburt des Kindes, solange das Unterkonto besteht.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die Gruppe verlassen; als Kind ab 16 Jahren, indem Sie Ihre Zustimmung in den Einstellungen zurücknehmen. Jeden Beitritt, jeden Austritt, jede Änderung an den Rechten und jede Bewegung von Guthaben halten wir im Nachweis-Protokoll fest (§ 5); über Änderungen an den Rechten an Ihren Briefen informieren wir Sie per E-Mail. Für die Mengenstaffel zählen die Briefe aller Konten der Gruppe; daraus ergibt sich für jedes Konto nur die Stufe seiner Briefe, nicht deren Inhalt. Die E-Mail-Adresse einer Einladung, die nicht angenommen wurde, löschen wir 30 Tage nach deren Ende.

§ 16m Inhalte aus Ihren Briefen in E-Mails und Mitteilungen

Ohne Ihre Einwilligung nennen unsere E-Mails und Mitteilungen zu Ihren Briefen höchstens den Absender, einen Termin und einen Link zum Brief. Schalten Sie in den Einstellungen „Inhalte aus dem Brief in Mitteilungen“ ein, nennen sie auch den Betreff, die erste Zeile der Kurzfassung und bei einem Termin, was zu tun ist. Diese Angaben können Gesundheitsdaten oder andere besonders geschützte Daten enthalten und auf einem gesperrten Bildschirm oder in Ihrem Postfach für andere sichtbar sein. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), für besonders geschützte Daten Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). E-Mails versenden wir über Resend, Mitteilungen an die Papierfrei-App auf Android über Firebase Cloud Messaging von Google (§ 6, § 7). Die Einwilligung ist freiwillig; Sie können sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen, und sie wirkt dann für jede danach erzeugte E-Mail und Mitteilung. Bereits zugestellte E-Mails und Mitteilungen bleiben dort, wo sie zugestellt wurden.

§ 16n Kündigung ohne Anmeldung

Über die Seite „Verträge hier kündigen“ können Sie Ihren Vertrag kündigen, ohne sich anzumelden (§ 312k BGB). Das Formular fragt Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ab. Unter „Weitere Angaben (freiwillig)“ können Sie zusätzlich angeben, ob Sie ordentlich oder außerordentlich kündigen, bei einer außerordentlichen Kündigung den Grund und, wenn Sie möchten, ein bestimmtes Datum, zu dem der Vertrag enden soll. Wir verarbeiten Ihre Angaben, dazu den Zeitpunkt des Eingangs und die Kennung Ihres Browsers. Machen Sie keine weiteren Angaben, halten wir Ihre Erklärung als ordentliche Kündigung zum frühestmöglichen Zeitpunkt fest (§ 10 Absatz (2) unserer AGB). Für den Grund genügt, was die Kündigung trägt; Angaben etwa zu Ihrer Gesundheit brauchen wir dafür nicht. Gehört die angegebene E-Mail-Adresse zu einem Konto bei uns, ordnen wir die Kündigung diesem Konto zu und vermerken das im Nachweis-Protokoll.

Wozu. Um die Kündigung einem Vertrag zuzuordnen, sie auszuführen und Ihnen den Eingang mit Inhalt, Datum und Uhrzeit in Textform zu bestätigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k BGB und, soweit Sie bei uns Kundin oder Kunde sind, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wer die Angaben erhält. Die Bestätigung geht an die E-Mail-Adresse, die Sie angeben. Passt die Kündigung zu einem Konto, geht eine Kopie auch an die E-Mail-Adresse dieses Kontos, selbst wenn Sie eine andere angegeben haben; so erfährt der Inhaber des Kontos von einer Kündigung, die nicht von ihm stammt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Kopie enthält die Angaben aus dem Formular; Ihren Namen übernehmen wir in E-Mails ohne Internet- und E-Mail-Adressen und mit höchstens 80 Zeichen. Außerdem erhält unser eigenes Postfach eine Meldung, damit wir die Kündigung abwickeln. E-Mails versenden wir über Resend (§ 6).

Schutz vor Kündigungen durch Dritte. Passt die Kündigung zu einem Konto, legen wir dazu einen Eintrag an: das Konto, einen Verweis auf die Kündigung im Nachweis-Protokoll, den Zeitpunkt des Eingangs, den frühesten Zeitpunkt der Ausführung (sieben Tage nach dem Eingang, § 10 Absatz (2b) unserer AGB) und den Stand (eingegangen, widersprochen, geklärt). Die E-Mail an die Adresse des Kontos enthält einen Link mit einer zufälligen Kennung, über den der Inhaber des Kontos erklären kann, dass die Kündigung nicht von ihm stammt. Der Link gilt 30 Tage und nur einmal. Die Kennung speichern wir nur als Prüfsumme; im Klartext steht sie nur in dieser E-Mail, in unserem Postausgang bis zu 30 Tage nach dem Versand und, wenn der Link aufgerufen wird, als Teil der Adresse in den Server-Logs (14 Tage, § 10). Widerspricht der Inhaber des Kontos, halten wir das im Nachweis-Protokoll fest, unser eigenes Postfach erhält eine Meldung, und wir klären mit beiden Seiten, wer die Kündigung abgegeben hat. Kündigen Sie angemeldet in Ihrem Konto, legen wir denselben Eintrag ohne Kennung und ohne Wartezeit an, damit wir jede Kündigung an einer Stelle abwickeln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Sie davor zu schützen, dass ein anderer Ihren Vertrag kündigt und Ihre Post deshalb zurückgeht. Beim Eintrag zur Kündigung im Konto ist es Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wie lange. Die Erklärung halten wir mit allen Angaben aus dem Formular im Nachweis-Protokoll fest (§ 5); dort ersetzen wir die E-Mail-Adresse durch einen Platzhalter. Das Protokoll bewahren wir aus den dort genannten Gründen dauerhaft auf, denn es belegt, dass und wann gekündigt wurde. Dasselbe gilt für den Vermerk eines Widerspruchs im Nachweis-Protokoll. Den Eintrag zum Schutz vor Kündigungen durch Dritte löschen wir 30 Tage nach dem Eingang der Kündigung; ist dann ein Widerspruch noch nicht geklärt, löschen wir ihn nach der Klärung. Löschen Sie Ihr Konto, löschen wir den Eintrag mit.

Schutz vor maschinellem Missbrauch. Das Formular enthält ein unsichtbares Feld, das nur automatische Programme ausfüllen; eine so erkannte Anfrage halten wir mit denselben Angaben im Nachweis-Protokoll fest, ohne sie auszuführen. Um Massenanfragen zu begrenzen, verwenden wir eine Prüfsumme Ihrer IP-Adresse; die IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht. Damit über das Formular nicht immer wieder E-Mails an dieselbe Adresse gehen, schicken wir an jede Adresse höchstens eine Bestätigung in 24 Stunden. Dafür speichern wir eine Prüfsumme der E-Mail-Adresse, nicht die Adresse selbst, und löschen sie nach Ablauf der 24 Stunden beim nächsten nächtlichen Aufräumen. Ihre Kündigung nehmen wir auch dann an und bestätigen sie auf der Seite. Die Zahl der Versuche, über den Link zu widersprechen, begrenzen wir ebenso über eine Prüfsumme der IP-Adresse.

§ 16o Warteliste (ohne Konto)

Auf der Seite „Warteliste“ können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse eintragen, ohne ein Konto zu haben. Wir verarbeiten dabei Ihre E-Mail-Adresse, den Wortlaut Ihrer Einwilligung, den Zeitpunkt Ihres Eintrags, den Zeitpunkt Ihrer Bestätigung und, falls Sie sich abmelden, den Zeitpunkt der Abmeldung. Sind Sie über einen Link mit einer Kampagnen-Kennung zu uns gekommen (etwa aus einem Beitrag oder einer Anzeige), speichern wir diese Kennung als Herkunft dazu. Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers speichern wir für die Warteliste nicht.

Wozu. Wir benachrichtigen Sie per E-Mail, sobald Papierfrei startet, und schicken Ihnen danach gelegentlich Neuigkeiten und Angebote von Papierfrei per E-Mail. Die Herkunft werten wir nur aus, um zu sehen, über welche Wege Interessierte zu uns finden.

Rechtsgrundlage und Double-Opt-in. Für die E-Mails ist es Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG, die Sie mit dem Häkchen am Formular erteilen. Wirksam wird sie erst, wenn Sie den Link in der Bestätigungsmail anklicken und dort bestätigen; ohne diese Bestätigung schreiben wir Ihnen nichts außer dieser einen Bestätigungsmail. Die Bestätigungsmail selbst, die Herkunft und die Zeitpunkte verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, sicherzustellen, dass die Adresse wirklich Ihnen gehört, Ihre Einwilligung nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen zu können und unsere Werbung auszuwerten. Der Eintrag ist freiwillig. Steht Ihre Adresse schon mit Bestätigung in unserer Liste für Neuigkeiten und Angebote (§ 16i), ändern wir nichts und senden keine weitere Bestätigungsmail.

Widerruf und Widerspruch. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Link, der in jeder dieser E-Mails steht, oder mit einer kurzen Nachricht an post@papierfrei-postservice.de. Der Verwendung Ihrer Adresse für Werbung können Sie außerdem jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wie lange. Bestätigen Sie Ihren Eintrag nicht, löschen wir ihn 30 Tage nach dem Eintragen automatisch. Bestätigte Einträge bleiben, bis Sie sich abmelden. Melden Sie sich ab, behalten wir die Adresse als Sperrvermerk, damit wir Sie nicht erneut anschreiben. Im Nachweis-Protokoll (§ 5) halten wir Eintrag, Bestätigung und Abmeldung fest, ohne Ihre E-Mail-Adresse. Die versendeten E-Mails selbst löschen wir 30 Tage nach dem Versand aus unserem Versandprotokoll.

Wer die Angaben erhält. Die Liste liegt in unserer Datenbank (§ 6). Die E-Mails versenden wir über Resend; dabei erhält der Dienstleister Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der E-Mail, und die Verarbeitung findet hauptsächlich in den USA statt (§ 6, § 7).

Schutz vor maschinellem Missbrauch. Das Formular enthält ein unsichtbares Feld, das nur automatische Programme ausfüllen. Je E-Mail-Adresse senden wir höchstens eine Bestätigungsmail in 30 Minuten und drei in 24 Stunden, damit niemand eine fremde Adresse mit Bestätigungsmails überhäufen kann. Um Massenanfragen zu begrenzen, verwenden wir eine Prüfsumme Ihrer IP-Adresse; die IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht.

§ 16p Benachrichtigungen im Browser (Web-Push)

Im eingeloggten Bereich können Sie Benachrichtigungen einschalten, damit Ihr Browser Ihnen meldet, wenn neue Post da ist oder ein Termin ansteht. Das geschieht nur, wenn Sie selbst auf „Aktivieren“ klicken oder den Schalter unter Einstellungen, Benachrichtigungen einschalten und danach im Dialog Ihres Browsers zustimmen.

Was dabei entsteht. Ihr Browser legt eine Anmeldung beim Push-Dienst seines Herstellers an und gibt uns drei Angaben: eine Zustelladresse (Endpunkt) bei diesem Dienst und zwei Schlüssel, mit denen wir die Benachrichtigungen verschlüsseln. Diese drei Angaben speichern wir zusammen mit Ihrem Konto. Auf Ihrem Gerät legt der Browser dafür einen kleinen Hintergrunddienst unserer Seite ab.

Wer die Benachrichtigung zustellt. Zugestellt wird über den Push-Dienst, den der Hersteller Ihres Browsers betreibt, zum Beispiel Google bei Chrome, Mozilla bei Firefox, Apple bei Safari oder Microsoft bei Edge. Welcher Dienst es ist, bestimmt Ihr Browser, nicht wir. Unser Server schickt jede Benachrichtigung verschlüsselt an diesen Dienst; lesen kann sie nur Ihr Browser. Der Push-Dienst sieht die Zustelladresse, den Zeitpunkt, die Größe der verschlüsselten Nachricht und die Verbindungsdaten unseres Servers. Einige dieser Dienste haben ihren Sitz in den USA. Soweit der Anbieter nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO); im Übrigen auf Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dabei besteht das Risiko, dass Behörden in den USA auf diese technischen Angaben zugreifen und Sie dagegen nicht dieselben Rechtsbehelfe haben wie in der EU; Inhalte Ihrer Benachrichtigungen sind wegen der Verschlüsselung nicht lesbar.

Was in einer Benachrichtigung steht. Von uns aus nur, dass neue Post da ist oder ein Termin ansteht, ohne Absender und ohne Betreff, denn eine Benachrichtigung kann auf dem gesperrten Bildschirm für andere sichtbar sein. Mehr steht nur darin, wenn Sie es in den Einstellungen freigeben; dafür gilt § 16m.

Rechtsgrundlage. Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie mit dem Einschalten und der Zustimmung im Browser erteilen. Die Benachrichtigungen sind freiwillig; ohne sie funktioniert Papierfrei vollständig, Sie sehen neue Post dann beim nächsten Öffnen und per E-Mail.

Wie lange und wie Sie es beenden. Sie können die Benachrichtigungen jederzeit unter Einstellungen, Benachrichtigungen ausschalten; dann löschen wir die Anmeldung dieses Browsers sofort. Sie können sie auch in den Einstellungen Ihres Browsers verbieten; dann meldet uns der Push-Dienst beim nächsten Zustellversuch, dass die Anmeldung nicht mehr gilt, und wir löschen sie dann. Bis dahin bleibt sie bei uns gespeichert, es kommt aber nichts mehr bei Ihnen an. Mit der Löschung Ihres Kontos löschen wir alle Anmeldungen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Zustellungen davor.

§ 16q Widerruf über unser Online-Formular

Über „Vertrag widerrufen“ erreichen Sie ein Formular, mit dem Sie einen über unsere Website geschlossenen Vertrag elektronisch widerrufen können (§ 356a BGB), auch ohne sich anzumelden. Das Formular fragt Ihren Namen, Angaben zum Vertrag und Ihre E-Mail-Adresse ab; einen Grund brauchen Sie nicht zu nennen. Wir speichern diese Angaben mit dem Zeitpunkt des Eingangs, einer gekürzten Form Ihrer IP-Adresse (nur das Netz, die letzte Stelle bzw. die hinteren Stellen entfernt) und der Kennung Ihres Browsers. Sind Sie dabei angemeldet, ordnen wir den Widerruf Ihrem Konto zu.

Wozu. Um Ihren Widerruf einem Vertrag zuzuordnen, ihn auszuführen und Ihnen den Eingang mit Datum und Uhrzeit zu bestätigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 356a BGB. Die gekürzte IP-Adresse und die Browser-Kennung speichern wir, um missbräuchliche Erklärungen erkennen und nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wer die Angaben erhält. Die Bestätigung geht an die E-Mail-Adresse, die Sie angeben; eine Meldung geht an unser Postfach für Datenschutz, damit wir den Widerruf abwickeln. E-Mails versenden wir über Resend (§ 6).

Wie lange. Die Erklärung bewahren wir als Nachweis bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach ihrem Eingang auf, denn sie belegt, dass und wann Sie widerrufen haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); danach löschen wir sie, es sei denn, ein Rechtsstreit zu genau diesem Widerruf läuft noch. Löschen Sie Ihr Konto vorher, entfernen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und die übrigen Angaben schon dann; es bleiben nur der Zeitpunkt, die Bestätigung und Ihre Kundennummer.

Schutz vor maschinellem Missbrauch. Das Formular enthält ein unsichtbares Feld, das nur automatische Programme ausfüllen; eine so erkannte Anfrage halten wir mit den Angaben im Nachweis-Protokoll fest, ohne sie auszuführen. Um Massenanfragen zu begrenzen, zählen wir Anfragen über eine Prüfsumme Ihrer IP-Adresse.

§ 16r Wunschliste

Was wir verarbeiten. In Ihrem Konto können Sie unter „Wünsche“ Verbesserungswünsche für Papierfrei eintragen, Wünsche anderer Nutzerinnen und Nutzer bewerten und kommentieren. Wir speichern dazu Titel und Beschreibung Ihres Wunsches, die gewählte Kategorie, Ihre Bewertungen, Ihre Kommentare, den Zeitpunkt und die Kennung Ihres Kontos, damit wir Ihnen Ihre eigenen Beiträge zuordnen können. Andere Nutzerinnen und Nutzer sehen Ihre Wünsche und Kommentare, aber nie Ihren Namen: angezeigt wird „Nutzer“ oder, wenn Sie das wählen, „Anonym“. Wir können zu einem Wunsch einen Stand und eine Antwort eintragen.

Rechtschreibhilfe mit KI. Unser Team kann die Rechtschreibung eines Wunsches mit Hilfe eines KI-Sprachmodells bei Google Cloud Vertex AI in EU-Rechenzentren prüfen lassen, bevor es ihn bearbeitet. Vorher ersetzen wir direkt identifizierende Angaben wie Name, Anschrift, IBAN, Steuer- und Versichertennummer sowie erkannte Gesundheitsangaben automatisch durch Platzhalter; lässt sich eine solche Angabe nicht zuverlässig ersetzen, wird nichts übermittelt.

Rechtsgrundlage und Dauer. Ihre eigenen Wünsche, Bewertungen und Kommentare verarbeiten wir, weil Sie die Funktion nutzen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Rechtschreibhilfe dient unserem berechtigten Interesse, Wünsche lesbar zu führen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte schreiben Sie keine Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere besonders geschützte Angaben in einen Wunsch. Ihre Kommentare können Sie selbst löschen; mit der Löschung Ihres Kontos werden Ihre Wünsche, Bewertungen und Kommentare gelöscht.

§ 17 Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, soweit dies aufgrund neuer Technologien, geänderter Gesetze oder Anpassung unserer Dienste erforderlich wird. Änderungen an der Subprozessor-Liste kündigen wir gemäß Art. 28 Abs. 2 DSGVO an; Sie haben ein Widerspruchsrecht gegen neue Subprozessoren. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter dieser URL abrufbar.