Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich, Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") gelten für alle Verträge zwischen Papierfrei Postservice, Inhaber Wladislaw Reiswich (Einzelunternehmen), Gerther Str. 90, 44577 Castrop-Rauxel, Bundesrepublik Deutschland (nachfolgend "Anbieter"), und ihren Nutzern (nachfolgend "Nutzer") über die Dienste der Plattform papierfrei.app, auch erreichbar unter papierfrei-postservice.de, einschließlich der zugehörigen Apps. Vertragspartner des Nutzers ist der vorgenannte Inhaber als natürliche Person.

(2) Verbraucher im Sinne dieser AGB ist jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können (§ 13 BGB). Unternehmer ist eine natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss des Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt (§ 14 BGB).

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Nutzers werden, selbst bei Kenntnis, nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

§ 2 Leistungsbeschreibung

(1) Der Anbieter stellt eine Software-Plattform zur digitalen Verwaltung von Post- und Geschäftsdokumenten bereit. Hierzu zählen insbesondere:

• Upload und Speicherung von Dokumenten, auch als Foto oder Bilddatei (insbesondere PDF, JPG, PNG, HEIC)
• Entgegennahme, Öffnung und Digitalisierung eingehender Papierpost sowie deren Lagerung oder Rückversand
• Optische Texterkennung (OCR)
• KI-gestützte Klassifikation und Zusammenfassung von Dokumenten
• KI-gestützte Erkennung von Terminen, Beträgen und weiteren Metadaten sowie deren Anzeige als unverbindliche Erinnerung
• KI-gestützte Erstellung einer vereinfachten Fassung eines Dokuments in Leichter Sprache
• Verwaltung von Korrespondenz, Erinnerungen und Aufgaben
• Optionaler postalischer Versand von Dokumenten über den Dienstleister LetterXpress (wdv Gesellschaft für Medien & Kommunikation mbH & Co. OHG, Bad Homburg)

(2) Keine Rechtsdienstleistung, keine Terminüberwachung. Der Anbieter erbringt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung und keine Rechtsdienstleistung im Sinne des § 2 Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG). Die Anzeige erkannter Termine, Beträge und Kategorien ist eine rein technische, automatisierte Information über den erkannten Inhalt eines Dokuments und keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Der Anbieter schuldet insbesondere keine Überwachung, keine Berechnung und keine Warnung vor dem Ablauf gesetzlicher oder vertraglicher Fristen. Die Wahrung von Fristen und die Vornahme rechtsverbindlicher Handlungen obliegen allein dem Nutzer.

(3) KI-Ergebnisse sind unverbindlich. Texterkennung (OCR) und KI-gestützte Auswertung arbeiten automatisiert und können unvollständig oder unzutreffend sein. Sämtliche KI-Ergebnisse sind unverbindliche Entscheidungshilfen. Maßgeblich ist stets das Originaldokument. Die Verantwortung für rechtsverbindliche Handlungen verbleibt beim Nutzer.

(4) Vereinfachte Fassung in Leichter Sprache. Auf Wunsch des Nutzers erzeugt der Anbieter zu einem Dokument eine automatisch erstellte vereinfachte Fassung in Leichter Sprache, die dem Layout des Originals nachgebildet ist. Diese Fassung ist ausschließlich eine Lesehilfe. Eine Vereinfachung kann dazu führen, dass Inhalte gekürzt, weggelassen, umformuliert oder inhaltlich abweichend wiedergegeben werden; insbesondere können Beträge, Termine, Bedingungen und Rechtsbehelfsbelehrungen fehlen oder verändert erscheinen. Die vereinfachte Fassung ist rechtlich unverbindlich und ersetzt das Originalschreiben nicht. Für die Wahrnehmung von Rechten und Pflichten sowie für Erklärungen gegenüber Behörden, Gerichten oder Vertragspartnern ist ausschließlich das Originalschreiben des Absenders maßgeblich. Der Nutzer wird ausdrücklich darauf hingewiesen, das Originalschreiben in jedem Fall selbst zur Kenntnis zu nehmen.

(5) Kennzeichnung KI-erzeugter Inhalte. KI-erzeugte oder KI-bearbeitete Inhalte, insbesondere Zusammenfassungen und vereinfachte Fassungen nach Absatz (4), werden als solche gekennzeichnet (Art. 50 Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung). Einzelheiten zu den eingesetzten Systemen, ihren Grenzen und den Möglichkeiten des Nutzers zur Korrektur ergeben sich aus der KI-Transparenzerklärung.

(6) Der Anbieter ist berechtigt, die Leistungen zu erweitern sowie zu ändern, soweit die Änderung durch eine Anpassung an den Stand der Technik, an geänderte gesetzliche Anforderungen oder an geänderte Anforderungen eingesetzter Dienstleister veranlasst und für den Nutzer unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters zumutbar ist. Wesentliche Änderungen werden dem Nutzer mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt; beeinträchtigt eine wesentliche Änderung den Nutzer nicht nur unerheblich, kann er den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung fristlos kündigen. § 4c bleibt unberührt.

§ 2a Beta-Phase, Testzugänge

(1) Der Anbieter räumt Nutzern einen Beta-Tester-Status ein. Die damit verbundenen Leistungen, insbesondere die Verarbeitung hochgeladener und eingehender Post, ein Bonus-Guthaben (§ 4e), ein Kontingent an KI-Chat-Anfragen sowie eine verlängerte Lagerung, werden während der Beta-Phase unentgeltlich gewährt. Ein Rechtsanspruch auf Einräumung des Beta-Tester-Status besteht nicht.

(2) Dauer. Der Beta-Tester-Status wird für ein Jahr ab Freischaltung des Zugangs gewährt. Er endet mit Ablauf dieses Jahres automatisch, ohne dass es einer Kündigung oder einer sonstigen Erklärung des Nutzers bedarf.

(3) Unentgeltlichkeit, keine Zahlungspflicht, keine automatische Verlängerung. Der Nutzer schuldet für die Beta-Teilnahme kein Entgelt. Für die Teilnahme werden keine Zahlungsdaten erhoben; die Angabe von Zahlungsdaten ist keine Voraussetzung der Teilnahme. Der Beta-Tester-Status geht nicht automatisch in ein entgeltliches Vertragsverhältnis über. Mit dem Ende der Beta-Phase wird das Konto des Nutzers zu einem regulären, kostenfrei fortbestehenden Nutzerkonto; ein Entgelt wird weder in Rechnung gestellt noch eingezogen. Eine Zahlungspflicht entsteht ausschließlich dann, wenn der Nutzer nach dem Ende der Beta-Phase aktiv und gesondert eine entgeltliche Leistung bestellt (§ 3, § 4). Ohne eine solche gesonderte Bestellung fallen keinerlei Kosten an.

(4) Umfang der unentgeltlichen Leistungen. Die unentgeltlichen Leistungen sind mengenmäßig begrenzt. Die jeweils geltenden Kontingente und der aktuelle Verbrauch sind im Nutzer-Konto einsehbar; der Nutzer wird vor Erreichen einer Obergrenze in Textform informiert. Ist ein Kontingent ausgeschöpft, ruht die betreffende Leistung bis zum Beginn des nächsten Kontingent-Zeitraums oder bis zu einer Anhebung durch den Anbieter. Eine Abrechnung darüber hinausgehender Leistungen erfolgt nicht; insbesondere werden nach Ausschöpfung eines Kontingents keine Leistungen automatisch kostenpflichtig erbracht. Möchte der Nutzer über das Kontingent hinaus Leistungen in Anspruch nehmen, kann er diese jederzeit gesondert und ausdrücklich kostenpflichtig bestellen; ohne diese ausdrückliche Bestellung entsteht keine Zahlungspflicht.

(5) Rückmeldung des Nutzers. Der Anbieter bittet Beta-Tester um eine Rückmeldung zur Nutzung, insbesondere zu Fehlern, Erkennungsergebnissen und fehlenden Funktionen. Diese Rückmeldung ist erbeten, aber nicht geschuldet: Sie ist keine Gegenleistung im Sinne eines Austauschverhältnisses, keine vertragliche Pflicht des Nutzers und ihre Ausbleiben berechtigt den Anbieter nicht, den Beta-Tester-Status zu entziehen, Leistungen zu verweigern oder ein Entgelt zu verlangen.

(6) Nutzungsrechte an Rückmeldungen. Übermittelt der Nutzer freiwillig eine Rückmeldung, einen Verbesserungsvorschlag oder eine Fehlerbeschreibung, räumt er dem Anbieter hieran ein einfaches, räumlich und zeitlich unbeschränktes, unentgeltliches Recht ein, diese zur Verbesserung und Weiterentwicklung des Dienstes zu nutzen. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, Vorschläge umzusetzen. Eine Vergütung hierfür ist ausgeschlossen. Eine Veröffentlichung der Rückmeldung unter Nennung des Nutzers erfolgt nur mit dessen gesonderter Einwilligung. Personenbezogene Daten aus Rückmeldungen werden nach Maßgabe der Datenschutzerklärung verarbeitet; Inhalte aus verarbeiteten Dokumenten bleiben hiervon unberührt.

(7) Während der Beta-Phase können Funktionen unfertig sein, sich ändern oder entfallen; Verfügbarkeit und Erkennungsqualität können eingeschränkt sein. § 7 Absatz (1) findet auf als Beta gekennzeichnete Funktionen keine Anwendung. Der Nutzer wird ausdrücklich darauf hingewiesen, wichtige Dokumente zusätzlich eigenverantwortlich zu sichern und Originale von Behörden- und Terminschreiben aufzubewahren.

(8) Empfang und Öffnung von Briefpost. Die Entgegennahme, Öffnung und Digitalisierung von an den Nutzer adressierter Briefpost und, nach § 2f, von an seine Empfangsadressen adressierter Briefpost durch den Anbieter (Briefkasten-Service) setzt zwingend voraus, dass der Nutzer dem Anbieter zuvor eine Vollmacht zum Empfang und zur Öffnung seiner Post erteilt hat. Ohne diese Vollmacht wird Post weder entgegengenommen noch geöffnet noch gescannt. Der Anbieter handelt beim Empfang ausschließlich als Empfangsbevollmächtigter des Nutzers und nicht als Zwischenstation einer Beförderung; mit der Übergabe an den Anbieter ist die Zustellung an den Nutzer abgeschlossen. Die Vollmacht ist jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerruflich; der Widerruf wird mit Zugang beim Anbieter wirksam. Nach dem Widerruf wird für den Nutzer eingehende Post nicht mehr geöffnet und ungeöffnet an den Absender zurückgegeben. Der Nutzer kann die Vollmacht auf einzelne Sendungsarten beschränken. Eine Zusage, den Briefkasten-Service durchgehend oder an einem bestimmten Ort bereitzustellen, ist damit nicht verbunden; § 2d bleibt unberührt.

(9) Der Anbieter kann die Beta-Phase sowie den Beta-Tester-Status vor Ablauf des Jahres nach Absatz (2) mit einem Vorlauf von 30 Tagen in Textform beenden. Bereits gutgeschriebenes Bonus-Guthaben und ein vorgemerkter Bonus bleiben nach Maßgabe von § 4e bestehen; bezahltes Guthaben bleibt in vollem Umfang erhalten und erstattungsfähig (§ 4c, § 4d). Der Nutzer kann die Teilnahme jederzeit ohne Angabe von Gründen und ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist beenden.

(10) Die gesetzlichen Rechte des Nutzers, insbesondere nach den §§ 8, 9, 10 und 10a dieser AGB, bleiben unberührt.

§ 2b Verwahrung, Rückversand und Vernichtung der Original-Briefe

Vermerk zum Stand dieser Klausel: Sie ist anwaltlich noch nicht freigegeben. Sie beschreibt den Ablauf, der in der Anwendung und im Lager tatsächlich umgesetzt ist, und ist bis zur Prüfung durch einen Rechtsanwalt ein Best-Effort-Wortlaut. Weicht diese Klausel vom tatsächlich dokumentierten Ablauf ab, gilt für den Nutzer die für ihn günstigere Regelung.

(1) Gegenstand. Diese Bestimmung regelt, was mit den Original-Briefsendungen geschieht, die der Anbieter für den Nutzer entgegennimmt, öffnet und digitalisiert. Sie betrifft ausschließlich das Papier. Für die digitalen Kopien gelten § 10, § 10a und die Datenschutzerklärung.

(2) Dauer der Verwahrung. Der Anbieter verwahrt jedes eingelagerte Original ab dem Tag der Einlagerung 84 Tage. Daran schließen sich 42 Tage Kulanz an, insgesamt also 126 Tage. Innerhalb dieser 126 Tage wird ein Original weder zurückgesandt noch vernichtet, es sei denn, der Nutzer verlangt es selbst. Der Nutzer kann seine Originale jederzeit vorher zurückverlangen.

(3) Verhältnis zu der Angabe von drei Monaten. Soweit in der Einwilligung zur Vernichtung und in Warnhinweisen von drei Monaten die Rede ist, benennt diese Angabe den Zeitraum, auf den der Nutzer sich einstellen soll. Die tatsächliche Verwahrung nach Absatz (2) ist mit 126 Tagen länger. Der Nutzer erhält dadurch mehr Zeit als zugesagt, nie weniger.

(4) Warnungen vor Rückversand oder Vernichtung. Vor jedem Rückversand und vor jeder Vernichtung durchläuft der Anbieter eine abgestufte Warnkaskade und dokumentiert sie. Nach der letzten Warnung und einem dokumentierten Kontaktversuch wartet der Anbieter mindestens weitere 14 Tage. Maßgeblich für den Nachweis ist der dokumentierte Zustellversuch, nicht der Zustellerfolg. Fehlt die dokumentierte letzte Warnung oder der dokumentierte Kontaktversuch, findet keine Vernichtung statt.

(5) Rückversand ist der Regelfall. Nach Ablauf der Zeiten nach Absatz (2) und Absatz (4) wird über Rückversand oder Vernichtung entschieden. Vernichtet wird nur, was der Nutzer ausdrücklich zur Vernichtung bestimmt hat. Hat der Nutzer keine Wahl getroffen, gilt der Rückversand gegen Auslagenersatz als gewählt. Der bloße Ablauf von Zeit führt nicht zur Vernichtung.

(6) Art des Rückversands. Der Rückversand erfolgt als Gesamtversand: der Anbieter bündelt die für den Nutzer verwahrten Originale in eine Sendung und versendet sie an die im Nutzerkonto hinterlegte Anschrift. Das Heraussuchen einzelner Sendungen ist nicht Gegenstand dieser Leistung. Die Vergütung richtet sich nach dem Preisverzeichnis (§ 4 Absatz (1)) und wird nach angefangenen Blöcken von Dokumenten berechnet. Das Porto des Versanddienstleisters wird in tatsächlicher Höhe durchgereicht, gesondert ausgewiesen und ohne Aufschlag berechnet (§ 4 Absatz (5)).

(7) Dauerhaft von der Vernichtung ausgenommen. Nicht vernichtet werden insbesondere:

• Originale mit eigenständigem Urkunden- oder Eigenbeweiswert, etwa notarielle Urkunden, Wechsel, Originalvollmachten, eigenhändige Testamente und handschriftlich unterzeichnete Erklärungen, auf deren Original es ankommt. Sie werden dauerhaft verwahrt oder zurückgesandt (§ 274 StGB, §§ 415 ff. ZPO);
• Originale, für die eine rechtliche oder behördliche Sperre besteht, etwa eine Beschlagnahme, ein laufendes Verfahren oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht auf dem Beleg;
• Originale, deren Zuordnung zu einem Nutzer noch offen ist (Klärfach);
• Originale, zu denen ein Löschverlangen nach Art. 17 DSGVO läuft, bis darüber entschieden ist;
• Originale, die der Nutzer zur Rücksendung vorgemerkt hat oder behalten möchte.

Lässt sich für ein Original nicht prüfen, ob einer dieser Gründe vorliegt, unterbleibt die Vernichtung.

(8) Art der Vernichtung. Eine Vernichtung erfolgt datenschutzgerecht nach DIN 66399. Sie ist unumkehrbar; ein vernichtetes Original geht als Beweismittel verloren. Der Anbieter weist den Nutzer hierauf vor der Wahl der Vernichtung gesondert hin.

(9) Die digitale Kopie bleibt. Rückversand und Vernichtung des Originals berühren die digitale Kopie nicht. Scan, erkannter Text und die dazu erzeugten Angaben bleiben im Konto des Nutzers; für sie gilt die Zusicherung nach § 2e Absatz (1). Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO, § 257 HGB oder § 14b UStG trifft, soweit sie für diese Sendungen besteht, den Nutzer selbst und nicht den Anbieter; der Anbieter beruft sich darauf nicht (§ 10a Absatz 3). Die Vernichtung eines Originals ist keine Löschung nach Art. 17 DSGVO; für diese gilt § 10a. Legt der Nutzer die digitale Kopie in den Papierkorb und löscht sie dort endgültig, ist sie unwiderruflich entfernt (§ 2e Absatz (2)).

(10) Zahlungsrückstand. Ein Zahlungsrückstand allein führt nicht zur Vernichtung von Originalen. Es gelten ausschließlich die Absätze (2) bis (8).

(11) Kein automatischer Vollzug. Die Vernichtung wird nicht automatisch ausgeführt. Sie wird erst ausgelöst, nachdem die Sperrgründe nach Absatz (7) für jedes einzelne Original geprüft wurden und keiner von ihnen vorliegt.

§ 2c Angenommene und nicht angenommene Sendungsarten, Sendungen gegen Unterschrift

Vermerk zum Stand dieser Klausel: Sie ist anwaltlich noch nicht freigegeben. Sie beschreibt die Annahmeregel, die im Betrieb tatsächlich angewendet wird, und ist bis zur Prüfung durch einen Rechtsanwalt ein Best-Effort-Wortlaut. Weicht diese Klausel vom tatsächlich angewendeten Ablauf ab, gilt für den Nutzer die für ihn günstigere Regelung.

(1) Was angenommen wird. Der Anbieter nimmt an der Empfangsanschrift Briefsendungen entgegen, also Briefe, Großbriefe, Maxibriefe, Postkarten und Einschreiben Einwurf, sowie Einschreiben mit Übergabe und Einschreiben mit Rückschein nach Absatz (3). Angenommen wird, was in einen Briefschlitz passt und entweder ohne Unterschrift zugestellt wird oder ein Einschreiben mit Übergabe oder mit Rückschein ist.

(2) Was nicht angenommen wird. Nicht entgegengenommen werden:

• Pakete und Päckchen;
• Sendungen gegen Nachnahme;
• Wertsendungen und Wert-Einschreiben;
• Sendungen mit erkennbarem Bargeld-, Wert- oder Gegenstandsinhalt, insbesondere Zahlungskarten, Schlüssel, Ausweise und Kartenlesegeräte (Absatz (5));
• Gefahrgut und kühlpflichtige Sendungen;
• Sendungen, deren Aushändigung eine Unterschrift oder eine sonstige Quittung verlangt, mit Ausnahme von Einschreiben mit Übergabe und Einschreiben mit Rückschein, insbesondere Einschreiben eigenhändig und Sendungen, die nur gegen Vorlage eines Ausweises oder nach einer Altersprüfung ausgehändigt werden (Absatz (3));
• förmliche Zustellungen von Behörden und Gerichten, insbesondere mittels Zustellungsurkunde, sowie Zustellungen durch einen Gerichtsvollzieher (Absatz (4));
• Sendungen an einen Strafverteidiger des Nutzers sowie Sendungen mit dem Vermerk persönlich oder vertraulich.

(3) Einschreiben und Sendungen gegen Unterschrift, die vier Fälle im Einzelnen. Die Deutsche Post und andere Zustelldienste kennen mehrere Formen des Einschreibens. Sie werden hier unterschieden, weil sie für den Nutzer verschiedene Folgen haben:

• Einschreiben Einwurf. Wird angenommen. Der Zusteller wirft die Sendung in den Briefkasten und quittiert selbst den Einwurf; eine Unterschrift des Empfängers ist nicht vorgesehen. Die Sendung wird wie jeder andere Brief digitalisiert.
• Einschreiben mit Übergabe, auch mit Rückschein. Wird angenommen. Der Inhaber des Anbieters oder ein von ihm beauftragter Mitarbeiter bestätigt den Empfang auf Grundlage der Empfangsvollmacht des Nutzers durch seine Unterschrift und versieht den Umschlag, nie den Inhalt, mit einem Eingangsstempel des Anbieters samt Datum. Der Nutzer wird ausdrücklich darauf hingewiesen: mit dieser Unterschrift gilt die Sendung als dem Nutzer zugegangen. Fristen, die die Sendung auslöst, können ab diesem Zeitpunkt zu Lasten des Nutzers laufen, auch bevor er die Sendung gelesen hat. Der Anbieter öffnet und digitalisiert ein solches Einschreiben deshalb am Tag des Eingangs und benachrichtigt den Nutzer am selben Tag. Für die Annahme mit Unterschrift berechnet der Anbieter anstelle des Preises für einen gewöhnlichen Brief das im Preisverzeichnis ausgewiesene Entgelt, auch wenn das Guthaben dafür nicht ausreicht (§ 4 Absatz (4)). Eine Rücksendung an den Absender findet nicht statt; sie würde den Zugang nicht ungeschehen machen.
• Einschreiben eigenhändig. Wird nicht angenommen. Diese Versandform ist gerade dafür gedacht, dass nur der Adressat selbst die Sendung erhält. Eine Aushändigung an einen Vertreter ist beim Zustelldienst nur mit einer gesonderten, ausdrücklich auf eigenhändige Sendungen erweiterten Postvollmacht möglich. Eine solche Vollmacht erteilt der Nutzer dem Anbieter nicht, und der Anbieter nimmt sie nicht entgegen.
• Förmliche Zustellung mit Zustellungsurkunde. Wird nicht angenommen, siehe Absatz (4).

(4) Förmliche Zustellungen. Der Anbieter ist nicht Zustellungsbevollmächtigter des Nutzers. Die dem Anbieter erteilte Empfangsvollmacht ist eine Vollmacht zur Entgegennahme von Briefsendungen einschließlich Einschreiben mit Übergabe und mit Rückschein; sie ist keine Zustellungsbevollmächtigung im Sinne des § 171 der Zivilprozessordnung und keine Ermächtigung, förmliche Zustellungen von Behörden oder Gerichten entgegenzunehmen. Der Anbieter legt gegenüber Zustelldiensten, Behörden und Gerichten keine Vollmacht zur Entgegennahme von Zustellungen vor und lässt sich nicht als Zustellungsbevollmächtigter benennen. Möchte der Nutzer Post von Behörden oder Gerichten über die Empfangsanschrift erhalten, bedarf dies einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung; ohne eine solche Vereinbarung gilt Absatz (2).

(4a) Förmliche Zustellung trotzdem eingeworfen. Wird eine förmliche Zustellung nach Absatz (4), insbesondere ein Brief mit Zustellungsurkunde, dennoch in den Briefkasten des Anbieters eingeworfen, so öffnet der Anbieter sie nicht und unterschreibt nichts. Er digitalisiert ausschließlich die Vorderseite des Umschlags, stellt den Scan am Tag des Eingangs mit dem Stand „Ungeöffnet zurück an Absender“ in den Posteingang des Nutzers und benachrichtigt ihn am selben Tag. Die Sendung geht ungeöffnet mit dem Vermerk, dass der Empfänger unter dieser Anschrift nicht wohnhaft ist, an den Absender zurück; nach dem Versand setzt der Anbieter den Stand „Erfolgreich zurück an Absender versandt“ mit Datum. Für den Nutzer entstehen dadurch keine Kosten. Der Anbieter trifft keine Aussage darüber, ob und wann eine solche Zustellung wirksam ist; der Nutzer wendet sich dafür an den Absender oder an einen Rechtsbeistand.

(5) Zahlungskarten, PIN-Briefe und andere Gegenstände. Banken und Sparkassen versenden Zahlungskarten und die zugehörigen Geheimzahlen üblicherweise als gewöhnlichen Brief. Solche Sendungen erreichen die Empfangsanschrift daher, ohne dass eine Unterschrift verlangt wird. Der Anbieter schuldet gleichwohl keine Verwahrung und keine Weitergabe von Gegenständen: eine Karte, ein Schlüssel, ein Ausweis oder ein Kartenlesegerät ist kein Schriftstück und lässt sich nicht digitalisieren. Erkennt der Anbieter beim Öffnen einen solchen Gegenstand oder einen PIN-Brief, so wird die Sendung nicht digitalisiert und ihr Inhalt nicht gespeichert; sie wird verschlossen verwahrt und dem Nutzer auf dessen Wunsch und auf dessen Kosten zugesandt. Der Nutzer wird darauf hingewiesen, für Zahlungskarten, Geheimzahlen und vergleichbare Sendungen eine Anschrift anzugeben, unter der er selbst erreichbar ist. Kreditinstitute können den Versand an eine abweichende Anschrift ablehnen oder daran eigene Bedingungen knüpfen; hierauf hat der Anbieter keinen Einfluss.

(6) Persönliche Identitätsprüfungen. Verfahren zur Feststellung der Identität einer Person, insbesondere das PostIdent-Verfahren und vergleichbare Verfahren nach dem Geldwäschegesetz, sind höchstpersönlich. Sie können vom Anbieter nicht für den Nutzer vorgenommen werden. Der Anbieter erbringt keine Leistung, die dem Nutzer eine solche Identitätsprüfung ersetzt oder abnimmt.

(7) Was mit einer nicht angenommenen Sendung geschieht. Eine Sendung nach Absatz (2) wird nicht geöffnet und nicht digitalisiert. Wird sie dem Anbieter angeboten, verweigert er die Annahme; die Sendung bleibt beim Zustelldienst und geht von dort an den Absender zurück. Wird statt der Sendung eine Benachrichtigungskarte hinterlassen, so gilt Folgendes: der Anbieter unterrichtet den Nutzer spätestens am nächsten Werktag darüber, dass eine Sendung dieser Art vorliegt, und leitet ihm die Benachrichtigungskarte weiter. Der Nutzer kann die Sendung dann als Adressat mit einem Ausweisdokument selbst bei der vom Zustelldienst benannten Stelle abholen. Der Anbieter weist ausdrücklich darauf hin, dass die Zustelldienste solche Sendungen nur kurze Zeit bereithalten und dass eine Abholung durch den Nutzer deshalb in vielen Fällen nicht mehr rechtzeitig möglich sein wird; die Sendung geht dann an den Absender zurück. Ein Anspruch auf Annahme, Verwahrung, Weiterleitung oder Digitalisierung von Sendungen nach Absatz (2) besteht nicht.

(8) Was der Nutzer davon hat und was nicht. Der Nutzer wird darauf hingewiesen, dass er Sendungen nach Absatz (2) über die Empfangsanschrift nicht zuverlässig erhält. Erwartet er eine solche Sendung, insbesondere eine Zahlungskarte, eine Geheimzahl, ein Einschreiben eigenhändig oder eine förmliche Zustellung von einer Behörde oder einem Gericht, so hat er dem Absender eine Anschrift zu nennen, unter der er selbst erreichbar ist. Ein Nachsendeauftrag der Deutschen Post erfasst förmliche Zustellungen ohnehin nicht; der Ausschluss nach Absatz (2) nimmt dem Nutzer insoweit nichts, was er sonst erhalten hätte.

(9) Keine Wohn- oder Meldeanschrift. Die Empfangsanschrift des Anbieters ist eine reine Post-Empfangsanschrift. Sie ist keine Wohnung des Nutzers im Sinne des Bundesmeldegesetzes und darf weder als Wohn- oder Meldeanschrift angegeben noch zur Anmeldung eines Wohnsitzes verwendet werden.

(10) Mitwirkung des Nutzers. Der Nutzer stellt sicher, dass Absender, die er auf die Empfangsanschrift umstellt, keine Sendungen nach Absatz (2) an diese Anschrift senden.

§ 2d Standort des Anbieters, Änderung der Empfangsanschrift

Vermerk zum Stand dieser Klausel: Sie ist anwaltlich noch nicht freigegeben. Sie regelt einen Vorgang, der den Nutzer unmittelbar trifft, und wird hier bewusst offen benannt, statt ihn ungeregelt zu lassen.

(1) Änderungsrecht. Der Anbieter ist berechtigt, seinen Betriebssitz und damit die dem Nutzer zugeteilte Empfangsanschrift zu verlegen. Ein Anspruch des Nutzers auf eine bestimmte Empfangsanschrift oder auf einen bestimmten Standort des Anbieters besteht nicht. Die Verlegung kann insbesondere durch Kündigung von Räumen, betriebliche Erfordernisse, behördliche Auflagen oder persönliche Umstände des Inhabers veranlasst sein.

(2) Ankündigung. Der Anbieter teilt dem Nutzer eine Änderung der Empfangsanschrift mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Die Mitteilung enthält die neue Anschrift, den Tag des Wirksamwerdens und einen Hinweis auf die Rechte des Nutzers nach den Absätzen (4) und (5). Ist eine Einhaltung der sechs Wochen aus Gründen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, nicht möglich, erfolgt die Mitteilung unverzüglich nach Kenntnis.

(3) Nachlauf an der bisherigen Anschrift. Der Anbieter richtet für die bisherige Empfangsanschrift für einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten ab dem Wirksamwerden einen Nachsendeauftrag auf die neue Anschrift ein oder trifft eine gleichwertige Vorkehrung, damit dort eingehende Sendungen den Nutzer weiterhin erreichen. Der Anbieter trägt die Kosten dieser Vorkehrung. Ein Nachsendeauftrag der Deutschen Post erfasst nicht jede Sendungsart; Sendungen, die von der Nachsendung ausgenommen sind, können den Nutzer trotz dieser Vorkehrung nicht erreichen.

(4) Mitwirkung des Nutzers. Der Nutzer teilt die neue Empfangsanschrift nach Zugang der Mitteilung seinen Absendern mit und passt einen etwaig bestehenden eigenen Nachsendeauftrag an. Diese Mitwirkung liegt im eigenen Interesse des Nutzers; der Anbieter kann sie nicht für ihn vornehmen. Unterbleibt sie, können Sendungen nach Ablauf des Nachlaufs nach Absatz (3) den Nutzer nicht mehr erreichen.

(5) Sonderkündigungsrecht. Der Nutzer kann den Vertrag aus Anlass einer Änderung nach Absatz (1) bis zum Wirksamwerden der Änderung fristlos kündigen. Bezahltes Guthaben wird in diesem Fall in vollem Umfang nach Maßgabe von § 4c und § 4d erstattet; ein bereits vom Guthaben abgebuchtes Entgelt für eine gebuchte monatliche oder vierteljährliche Zusatzleistung wird für den laufenden Zeitraum zeitanteilig zurückerstattet. Bereits eingelagerte Originale werden auf Wunsch des Nutzers auf Kosten des Anbieters an ihn zurückgesandt.

(6) Haftung. Für Schäden aus einer Änderung nach Absatz (1) haftet der Anbieter nach den gesetzlichen Vorschriften und nach Maßgabe von § 9. Die Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleibt unberührt und wird durch diese Klausel nicht eingeschränkt. Nicht zu vertreten hat der Anbieter dagegen Nachteile, die darauf beruhen, dass der Nutzer die Mitwirkung nach Absatz (4) unterlassen hat, oder darauf, dass ein Absender oder ein Postdienstleister eine Sendung trotz ordnungsgemäßer Vorkehrung nach Absatz (3) nicht weitergeleitet hat.

(7) Kein Ersatz für eigene Vorsorge. Der Nutzer wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine Empfangsanschrift bei einem Dritten stets ein zusätzliches Glied auf dem Weg einer Sendung ist. Für Sendungen, deren Verlust für den Nutzer nicht hinnehmbar wäre, insbesondere Post von Behörden und Gerichten, hat der Nutzer nach § 2c Absatz (8) eine Anschrift zu nennen, unter der er selbst erreichbar ist.

§ 2e Aufbewahrung der digitalen Briefe, Zugang ohne Guthaben

Vermerk zum Stand dieser Klausel: Sie ist anwaltlich noch nicht freigegeben. Sie gibt eine Zusicherung des Anbieters wieder und ist bis zur Prüfung durch einen Rechtsanwalt ein Best-Effort-Wortlaut. Weicht diese Klausel vom tatsächlich angewendeten Ablauf ab, gilt für den Nutzer die für ihn günstigere Regelung.

(1) Zusicherung von mindestens zehn Jahren. Der Anbieter sichert dem Nutzer zu, jedes Dokument, das in seinem Konto digital vorliegt, für die Dauer von mindestens zehn Jahren auf dem Server vorzuhalten und ihm im Konto zugänglich zu halten. Die zehn Jahre laufen für jedes Dokument einzeln ab dem Tag, an dem es gescannt oder vom Nutzer hochgeladen wurde. Erfasst ist jedes Dokument, gleich ob der Anbieter es gescannt oder der Nutzer es selbst hochgeladen hat, und gleich wo es im Konto liegt: im Posteingang, unter den gesendeten Briefen, in den vom Nutzer angelegten Ordnern und unter den für ihn freigegebenen Briefen, jeweils einschließlich Scan, erkanntem Text, Zusammenfassung und den daraus gewonnenen Angaben. Ausgenommen ist allein der Papierkorb (Absatz (2)). Innerhalb dieser zehn Jahre löscht der Anbieter von sich aus kein erfasstes Dokument. Ein für den Nutzer freigegebener Brief bleibt ihm zugänglich, solange die Freigabe nach § 2h besteht; der Löschwunsch dessen, der ihn freigegeben hat, geht vor (Absatz (3)). Diese Zusicherung ist eine Leistung aus diesem Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Anbieters.

(2) Was die Zusicherung nicht umfasst. Nicht umfasst sind Dokumente, die der Nutzer in den Papierkorb gelegt hat, und Dokumente, die er dort endgültig gelöscht hat. Ein endgültig gelöschtes Dokument ist unwiderruflich entfernt und lässt sich nicht wiederherstellen, auch nicht aus den Sicherungskopien nach Absatz (6); darauf weist der Anbieter vor dem endgültigen Löschen hin. Den Papierkorb leert allein der Nutzer: der Anbieter leert ihn nicht, und kein zeitgesteuerter Lauf leert ihn. Ebenfalls nicht umfasst sind die Original-Briefe auf Papier; für sie gelten § 2b und Absatz (5) dieser Bestimmung.

(3) Der Löschwunsch des Nutzers geht vor. Die Zusicherung nach Absatz (1) besteht allein im Interesse des Nutzers. Sie ist kein Grund, eine Löschung abzulehnen: verlangt der Nutzer die Löschung eines einzelnen Dokuments oder seines Kontos, wird gelöscht. Der Anbieter beruft sich dabei weder auf diese Zusicherung noch auf eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für die eingegangene Post des Nutzers (§ 10a Absatz 3). Der Nutzer kann jedes Dokument jederzeit selbst endgültig löschen.

(4) Nach Ablauf der zehn Jahre. Einem aktiven Nutzer löscht der Anbieter auch nach Ablauf der zehn Jahre kein Dokument. Für einen inaktiven Nutzer behält sich der Anbieter vor, Dokumente zu löschen, deren zehn Jahre nach Absatz (1) abgelaufen sind, und sein Konto zu löschen, sobald für keines seiner Dokumente die zehn Jahre mehr laufen. Inaktiv ist ein Nutzer, der seit mindestens sechs Monaten weder Guthaben aufgeladen noch Guthaben ausgegeben hat. Eine Löschung tritt nicht automatisch mit dem Ablauf ein; der Anbieter kündigt sie dem Nutzer vorher in Textform an und lässt ihm Gelegenheit, die betroffenen Dokumente herunterzuladen oder zu exportieren (§ 10 Absatz (4)). Lädt der Nutzer bis zur Löschung Guthaben auf oder gibt er Guthaben aus, ist er wieder aktiv, und die Löschung unterbleibt. Vor der Löschung eines Kontos zahlt der Anbieter nicht verbrauchtes, bezahltes Guthaben nach § 4c und § 4d aus und erstattet nicht verbrauchte gekaufte Seiten und Nachrichten nach § 4g Absatz (6).

(5) Zugang ohne Guthaben, Papier nur gegen monatliches Entgelt. Der Zugang zum Konto besteht unabhängig davon, ob Guthaben vorhanden ist (§ 10 Absatz (1)). Der Nutzer kann seine digitalen Dokumente auch ohne Guthaben weiter lesen, herunterladen und exportieren, und zwar solange sie nach Absatz (1) und Absatz (4) vorgehalten werden. Fehlt Guthaben, wird die Bearbeitung neu eingehender Sendungen bis zur nächsten Aufladung zurückgestellt; ausgenommen bleibt das Einschreiben mit Übergabe oder mit Rückschein nach § 2c Absatz (3), das stets geöffnet und digitalisiert wird (§ 4 Absatz (4)). Die Verwahrung der Original-Briefe auf Papier über die Zeiten nach § 2b Absatz (2) hinaus setzt voraus, dass der Nutzer den monatlich abgerechneten Lagerplatz bezahlt; wird er nicht bezahlt, richtet sich das weitere Vorgehen mit dem Papier allein nach § 2b. Absatz (1) gilt für Papier nicht.

(6) Sicherungskopien. Spätestens ab dem 1. November 2026 legt der Anbieter von den nach Absatz (1) erfassten Dokumenten zusätzlich Sicherungskopien an. Sie dienen allein dazu, die Dokumente nach einem technischen Ausfall wiederherzustellen; einen Anspruch auf Herausgabe einzelner Sicherungskopien begründen sie nicht. Ein Dokument, das der Nutzer endgültig gelöscht hat, stellt der Anbieter aus einer Sicherungskopie nicht wieder her.

§ 2f Empfangsadressen für Geschäftskunden

Vermerk zum Stand dieser Klausel: Sie ist anwaltlich noch nicht freigegeben. Weicht sie vom tatsächlich angewendeten Ablauf ab, gilt für den Nutzer die für ihn günstigere Regelung.

(1) Begriff. Ein Nutzer, der Unternehmer ist (§ 14 BGB), kann in seinem Konto Empfangsadressen anlegen. Eine Empfangsadresse ist ein Eintrag für einen Empfänger, den der Nutzer rechtlich vertritt, insbesondere für eine Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, deren Verwalter er ist, oder für einen Eigentümer, der ihn dazu bevollmächtigt hat (vertretener Empfänger). Für Sendungen an den Nutzer selbst gilt § 2a Absatz (8) unverändert.

(2) Anschrift. Jede Empfangsadresse erhält eine eigene Nummer. Sie besteht aus der Kundennummer des Nutzers und einer zweistelligen Endung, etwa PF-12345678-03; die Endung 00 bezeichnet das Hauptkonto, eine Kundennummer ohne Endung gilt als Endung 00. Absender schreiben an eine Empfangsadresse in fünf Zeilen: in Zeile 1 den Namen des vertretenen Empfängers, wie er in der Empfangsadresse eingetragen ist, in Zeile 2 das Wort „Kundennummer“ und die Nummer der Empfangsadresse, in Zeile 3 bis 5 die Empfangsanschrift des Anbieters, beginnend mit „c/o Papierfrei Postservice“ (§ 2d).

(3) Voraussetzungen. Der Anbieter nimmt Post für eine Empfangsadresse nur entgegen, öffnet und digitalisiert sie nur, wenn (a) der Nutzer den Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen hat (§ 11), (b) die Empfangsadresse mit dem Namen des vertretenen Empfängers, wie er auf den Sendungen steht, der Anschrift des Objekts, der Art der Vertretung, einem Nachweis der Vertretung (etwa dem Beschluss über die Bestellung zum Verwalter oder der Vollmacht des Eigentümers) und der Laufzeit der Vertretung angelegt ist und (c) der Nutzer für diese Empfangsadresse die Empfangsvollmacht im Namen des vertretenen Empfängers erteilt hat. Der Anbieter prüft Zeile 1 und Zeile 2 des Umschlags gegen die Empfangsadresse.

(4) Zusicherung. Der Nutzer sichert zu, dass er jeden Empfänger vertritt, für den er eine Empfangsadresse anlegt, und dass er berechtigt ist, dem Anbieter die Empfangsvollmacht in dessen Namen zu erteilen. Er teilt dem Anbieter das Ende einer Vertretung unverzüglich mit, insbesondere die Abberufung als Verwalter, das Ende des Verwaltervertrags oder den Widerruf einer Vollmacht. Der Anbieter fragt den Bestand der Empfangsadressen einmal im Jahr ab. Mit dem Ende der Vertretung endet die Empfangsvollmacht für diese Empfangsadresse; ab dem Zeitpunkt, zu dem der Anbieter davon erfährt, öffnet er für sie keine Post mehr.

(5) Freistellung. Trifft eine Zusicherung nach Absatz (4) nicht zu, stellt der Nutzer den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die daraus entstehen, dass der Anbieter im Vertrauen auf die Zusicherung Post entgegengenommen, geöffnet oder digitalisiert hat, es sei denn, der Anbieter wusste, dass die Zusicherung nicht zutraf.

(6) Post an andere Personen. Post an Personen oder Stellen, für die keine Empfangsadresse mit gültiger Empfangsvollmacht besteht, insbesondere Post an Mieterinnen und Mieter, öffnet der Anbieter nicht, auch wenn die Nummer einer Empfangsadresse darauf steht. Er gibt sie ungeöffnet an den Absender zurück. Dem Nutzer zeigt er davon nur Sendungen, deren Zeile 1 erkennbar einer seiner Empfangsadressen entspricht, damit er den Eintrag berichtigen kann; Post an Mieterinnen und Mieter zeigt er dem Nutzer nicht.

(7) Umleitung von Post. Der Nutzer teilt die Nummer einer Empfangsadresse nur für den Empfänger mit, den er vertritt, und richtet eine Umleitung oder Nachsendung nur für diesen Empfänger ein.

(8) Einschreiben und förmliche Zustellungen. § 2c gilt auch für Empfangsadressen. Bei einem Einschreiben mit Übergabe oder mit Rückschein nach § 2c Absatz (3) benachrichtigt der Anbieter den Nutzer. Der Anbieter ist nicht Zustellungsbevollmächtigter einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer oder eines Eigentümers (§ 2c Absatz (4)). Der Nutzer nennt Gerichten und Behörden für vertretene Empfänger eine eigene Anschrift, unter der förmliche Zustellungen ihn erreichen.

(9) Auftragsverarbeitung. Soweit der Anbieter Post an eine Empfangsadresse verarbeitet, handelt er im Auftrag des Nutzers als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine KI-Auswertung solcher Post erfolgt nur im Umfang der Weisungen des Nutzers; zur Verbesserung der Dienstleistung nach § 12 wird sie nicht genutzt.

(10) Entgelt und Abrechnung. Empfangsadressen zählen mit den Unterkonten des Hauptkontos zusammen; § 4 Absatz (10) gilt. Für Post an eine Empfangsadresse gelten im Übrigen dieselben Preise wie für Post an den Nutzer. Der Anbieter rechnet mit dem Nutzer ab, auf Wunsch mit einer Zwischensumme je Empfangsadresse.

(11) Ende. Löscht der Nutzer eine Empfangsadresse, endet die Vertretung oder endet der Nutzungsvertrag, verfährt der Anbieter mit den Daten dieser Empfangsadresse nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung; § 2e gilt für diese Daten nur, soweit dieser Vertrag nichts anderes bestimmt. Die Nummer einer gelöschten Empfangsadresse vergibt der Anbieter nicht neu.

§ 2g Kontengruppe (Hauptkonto und Unterkonten)

Vermerk zum Stand dieser Klausel: Sie ist anwaltlich noch nicht freigegeben. Weicht sie vom tatsächlich angewendeten Ablauf ab, gilt für den Nutzer die für ihn günstigere Regelung.

(1) Hauptkonto und Unterkonten. Das Konto, mit dem sich ein Nutzer registriert hat, kann weitere Personen in seine Kontengruppe einladen (Unterkonten). Nur das Hauptkonto lädt ein, verwaltet die Gruppe und vergibt Rechte. Ein Nachweis, dass die Gruppe eine Familie oder ein Unternehmen ist, wird nicht verlangt. In der Kontengruppe eines Unternehmens dienen die Unterkonten von Beschäftigten nur der Geschäftspost.

(2) Beitritt. Eine Person tritt nur über eine Einladung bei und legt ihr Kennwort selbst fest; das Hauptkonto setzt und kennt keine Kennwörter. Jede volljährige Person stimmt beim Beitritt selbst zu, dass das Hauptkonto alle Briefe ihres Kontos sehen und bearbeiten kann und dass es anderen Konten der Gruppe Rechte an ihren Briefen geben kann, und gesondert und ausdrücklich, dass diese Personen dabei auch besonders geschützte Daten sehen. Die Zustimmung gilt für alle Briefe dieses Kontos, auch für Briefe mit dem Vermerk „persönlich“ oder „vertraulich“; alle Briefe werden gleich behandelt. Für die eigene Post erteilt jedes Unterkonto die Vollmacht nach § 2a Absatz (8) selbst.

(3) Minderjährige. Für ein minderjähriges Kind kann nur ein sorgeberechtigter Elternteil ein Unterkonto anlegen; er gibt Monat und Jahr der Geburt des Kindes an und erklärt, dass der andere sorgeberechtigte Elternteil einverstanden ist. Bis zu dem Monat, in dem das Kind 16 Jahre alt wird, stimmt allein der Elternteil als gesetzlicher Vertreter zu und erteilt die Vollmacht im Namen des Kindes; das Unterkonto hat bis dahin keine eigene Anmeldung. Ab diesem Monat ist zusätzlich die eigene Zustimmung des Kindes nötig; dafür gibt das Kind eine eigene E-Mail-Adresse an und legt ein eigenes Kennwort fest, und ohne seine Zustimmung öffnet der Anbieter seine Post nicht mehr. Ab dem Monat, in dem das Kind 18 Jahre alt wird, gilt allein die eigene Entscheidung der volljährigen Person nach Absatz (2); bis sie zustimmt, öffnet der Anbieter ihre Post nicht. Der Anbieter weist das Hauptkonto und, sobald eine eigene E-Mail-Adresse des Kindes vorliegt, auch das Kind rechtzeitig vorher darauf hin. Mitteilungen für ein Kind unter 16 Jahren gehen an das Hauptkonto.

(4) Rechte. Das Hauptkonto vergibt Rechte je Kontenpaar als „ansehen“ oder „bearbeiten“. Solange es nichts anderes festlegt, sieht und bearbeitet das Hauptkonto alle Unterkonten, und kein Unterkonto sieht ein anderes. Endgültig löschen kann einen Brief nur das Konto, dem er gehört. Über jede Änderung eines Rechts an seinen Briefen erhält der Inhaber des betroffenen Kontos eine Nachricht; der Anbieter hält jede Änderung fest.

(5) Entgelt und Staffel. Die Mengenstaffel nach dem Preisverzeichnis gilt für die ganze Gruppe: für die Stufe eines Briefes zählen die Briefe aller Konten der Gruppe im selben Monat. Jedes Konto zahlt seine Briefe selbst. Für Unterkonten und Empfangsadressen gilt § 4 Absatz (10).

(6) Guthaben. Das Hauptkonto kann bezahltes Guthaben an ein Unterkonto übertragen; Bonus-Guthaben und ein vorgemerkter Bonus (§ 4e) sind nicht übertragbar. Für den Aufladebonus des Hauptkontos wirkt ein Übertrag wie eine Auszahlung: übertragen wird in der Reihenfolge nach § 4e Absatz (6), der Aufladebonus der Aufladungen, aus denen übertragen wird, erlischt, und der Anbieter nennt ihn vor dem Übertrag. Beim Unterkonto gehört übertragenes Guthaben zu keiner Aufladung. Das Hauptkonto kann höchstens so viel zurückholen, wie es selbst übertragen hat und wie davon noch nicht verbraucht ist. Ein Unterkonto kann nur Guthaben, das ihm das Hauptkonto übertragen hat und das noch nicht verbraucht ist, an das Hauptkonto zurückgeben; selbst aufgeladenes Guthaben eines Unterkontos wird nicht an das Hauptkonto übertragen, und zwischen Unterkonten wird kein Guthaben übertragen. Jede Bewegung steht im Buchungsprotokoll beider Konten. Übertragenes Guthaben bleibt Guthaben nach § 4a bis § 4f; ausgezahlt wird es nur an das Hauptkonto.

(7) Austritt. Jede volljährige Person kann die Gruppe jederzeit verlassen, und das Hauptkonto kann sie aus der Gruppe entfernen. Ab diesem Zeitpunkt hat das Hauptkonto keine Rechte mehr an ihren Briefen, und die Person führt ihr Konto selbst weiter; ihre Briefe bleiben in ihrem Konto. Guthaben, das das Hauptkonto übertragen hat und das noch nicht verbraucht ist, geht mit dem Austritt an das Hauptkonto zurück; selbst aufgeladenes Guthaben bleibt bei der Person. Das Unterkonto eines minderjährigen Kindes schließt der Elternteil; das Kind kann die Gruppe nicht selbst verlassen, aber ab dem Monat, in dem es 16 wird, seine Zustimmung nach Absatz (3) zurücknehmen.

(8) Ende des Hauptkontos. Löscht das Hauptkonto sein Konto, endet die Gruppe. Volljährige Mitglieder führen ihre Konten selbst weiter. Die Unterkonten minderjähriger Kinder schließt der Elternteil vor der Löschung; die Briefe dieser Konten erhält er vorher als Export.

§ 2h Einzelne Briefe für andere Kunden freigeben

(1) Freigabe. Der Nutzer kann einen einzelnen Brief aus seinem Konto für einen anderen Kunden von Papierfrei freigeben. Dazu gibt er dessen Kundennummer und dessen Nachnamen an, bei einem Unternehmen dessen Namen, wie er im Konto steht. Die Freigabe entsteht nur, wenn beide Angaben zu demselben Konto passen. Der Anbieter teilt nicht mit, ob es eine Kundennummer gibt oder welcher Name zu ihr gehört.

(2) Umfang. Die Freigabe ist ein Leserecht, keine Kopie, und sie ist unentgeltlich. Der Empfänger sieht den Brief in seinem Konto unter „Für mich freigegeben“, so wie der Nutzer ihn sieht, mit dem Namen und der Kundennummer des Nutzers, der ihn freigegeben hat. Er kann ihn nicht ändern, verschieben, löschen und nicht weiter freigeben. Notizen, Markierungen, Ordner, Aufgaben und Chat des Nutzers sieht er nicht.

(3) Verantwortung. Der Nutzer entscheidet selbst, wem er einen Brief zeigt. Enthält der Brief Angaben über andere Personen, gibt er ihn nur frei, wenn er das darf.

(4) Ende der Freigabe. Der Nutzer kann eine Freigabe jederzeit beenden; der Empfänger sieht den Brief dann nicht mehr. Solange der Brief im Papierkorb des Nutzers liegt, sieht ihn der Empfänger ebenfalls nicht. Die Freigabe endet, wenn der Nutzer den Brief endgültig löscht oder sein Konto löscht und wenn der Empfänger sein Konto löscht. Was der Empfänger bis dahin gesehen, gespeichert oder weitergegeben hat, kann der Anbieter nicht zurückholen.

(5) Nachweis. Der Anbieter hält fest, wann welcher Brief für wen freigegeben und wann die Freigabe beendet wurde. Der Nutzer sieht in seinem Konto, für wen er einen Brief freigegeben hat.

(6) Kontengruppe. Innerhalb einer Kontengruppe richten sich die Rechte nach § 2g; diese Bestimmung gilt für Kunden außerhalb der eigenen Gruppe.

§ 3 Vertragsschluss, Registrierung

(1) Die Darstellung der Leistungen auf der Website stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Bestellung.

(2) Mit dem Abschluss der Registrierung gibt der Nutzer ein verbindliches Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Anbieter nimmt das Angebot durch Freischaltung des Kontos und Bestätigung per E-Mail an.

(3) Kostenpflichtige Leistungen (insbesondere die Aufladung von Guthaben, die Buchung monatlicher oder vierteljährlicher Zusatzleistungen sowie die Beauftragung des Briefversands oder Rückversands) kommen dadurch zustande, dass der Nutzer im Bestellprozess die jeweils gültige, gesondert ausgewiesene Vergütung bestätigt und die Bestellung verbindlich abschließt. Vor Abschluss der Bestellung werden dem Nutzer die wesentlichen Merkmale der Leistung und der zu zahlende Gesamtpreis nach den gesetzlichen Informationspflichten (unter anderem Art. 246a EGBGB, § 312j BGB) angezeigt. Der Vertrag über die kostenpflichtige Einzelleistung kommt mit der Bestätigung der Bestellung durch den Anbieter zustande.

(4) Der Nutzer ist verpflichtet, bei der Registrierung wahre und vollständige Angaben zu machen und diese aktuell zu halten. Er gibt dabei an, ob er Papierfrei privat oder für ein Unternehmen nutzt, und teilt eine Änderung mit. Die Zugangsdaten sind geheim zu halten.

(5) Mindestalter. Registrieren kann sich nur, wer volljährig ist. Mit der Registrierung bestätigt der Nutzer, dass er volljährig ist. Minderjährige nutzen Papierfrei nur über ein Unterkonto nach § 2g.

§ 4 Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt der jeweiligen Bestellung im Preisverzeichnis des Anbieters ausgewiesenen Preise. Das Preisverzeichnis ist im Bestellprozess abrufbar, die Preise der wichtigsten Leistungen zeigt außerdem die Startseite der Website; das Preisverzeichnis benennt die Vergütung für die einzelnen Leistungen, insbesondere für Dokumenten-Verarbeitung (Smart-Scan und Archiv-Scan) und ihre erneute Analyse auf Wunsch des Nutzers (§ 4g Absatz (7)), Speicher, Export- und Schnittstellen-Leistungen sowie für den optionalen Brief-Empfang, Briefversand und Rückversand. Alle Preise verstehen sich in Euro; ob ein Preis inklusive oder zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer gilt, wird im Preisverzeichnis ausgewiesen. Diese AGB enthalten bewusst keine bezifferten Preise, um Abweichungen zwischen AGB und tatsächlichem Preisverzeichnis zu vermeiden; maßgeblich ist stets das im Bestellprozess angezeigte Preisverzeichnis.

(2) Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd. Es gelten ergänzend die Stripe-AGB. Der Anbieter kann weitere Zahlungsarten anbieten, die im Bestellprozess ausgewiesen werden.

(3) Guthaben wird im Voraus aufgeladen und mit Inanspruchnahme der jeweiligen Leistung zum im Preisverzeichnis ausgewiesenen Preis verbraucht (siehe § 4a bis § 4f).

(4) Der Anbieter bietet keine Abonnements mit fester Laufzeit an. Leistungen werden je Inanspruchnahme zum Preis aus dem Preisverzeichnis vom Guthaben abgerechnet; monatliche Entgelte für den Lagerplatz (§ 2e Absatz (5)) und für Unterkonten und Empfangsadressen (Absatz (10)) werden je Monat vom Guthaben abgebucht, solange die Leistung besteht, und enden mit ihr. Reicht das Guthaben für eine Leistung nicht aus, wird sie bis zur nächsten Aufladung zurückgestellt. Davon ausgenommen ist das Einschreiben mit Übergabe oder mit Rückschein nach § 2c Absatz (3): weil mit der Unterschrift Fristen laufen können, wird es stets geöffnet und digitalisiert; der nicht gedeckte Teil des Entgelts wird als offener Betrag geführt. Ein offener Betrag entsteht außerdem, wenn die Zahlung einer Aufladung zurückbelastet wird oder nicht eingeht, etwa weil die Bank oder der Kartenanbieter des Nutzers sie zurückbucht: der Anbieter zieht den Betrag dann vom bezahlten Guthaben ab, und den Teil, den das Guthaben nicht deckt, führt er als offenen Betrag; für den Bonus dieser Aufladung gilt § 4e Absatz (6). Einen offenen Betrag verrechnet der Anbieter sofort mit vorhandenem bezahltem Guthaben und danach mit jeder Aufladung und jeder Gutschrift von bezahltem Guthaben, auch teilweise, bis er ausgeglichen ist; Bonus-Guthaben verwendet er dafür nicht (§ 4e Absatz (3)). Den offenen Betrag teilt der Anbieter dem Nutzer per E-Mail mit einer Aufstellung mit; der Betrag ist mit dieser Mitteilung fällig, und der Anbieter setzt für den Ausgleich eine Frist von mindestens 14 Tagen. Ausgleichen kann der Nutzer ihn durch eine Aufladung oder, nach Absprache mit dem Anbieter, durch Überweisung des offenen Betrags; einen darüber hinaus überwiesenen Betrag zahlt der Anbieter auf das Konto zurück, von dem er kam. Solange ein offener Betrag besteht, kann der Anbieter weitere kostenpflichtige Leistungen, insbesondere das Öffnen weiterer Briefe und das Hochladen von Dokumenten, sowie den KI-Chat, auch mit Nachrichten ohne Entgelt nach § 4g Absatz (5), bis zum Ausgleich aussetzen; Einschreiben nach § 2c Absatz (3) werden auch dann geöffnet. Der Zugang des Nutzers zu seinen digitalen Dokumenten bleibt davon unberührt: er kann sie nach § 2e Absatz (5) weiter lesen, herunterladen und exportieren, auch ohne Guthaben. Das Recht des Nutzers auf Zugriff zu Zwecken des Datenexports nach § 10 Absatz (4) bleibt ebenfalls unberührt.

(5) Der Briefversand und der Rückversand werden gesondert nach Verbrauch zu den im Preisverzeichnis ausgewiesenen Preisen abgerechnet. Der Gesamtpreis je Brief setzt sich zusammen aus dem Porto des Versanddienstleisters (durchgereicht in tatsächlicher Höhe) und der Servicegebühr; beide Bestandteile werden vor dem kostenpflichtigen Absenden einzeln angezeigt. Optionale Versandarten (etwa Einschreiben Einwurf oder Farbdruck) verändern das Porto. Wählt der Nutzer für einen Brief den Papierfrei-Hinweis in der Fußzeile, ermäßigt sich die Servicegebühr dieses Briefes; den ermäßigten Betrag zeigt die Anwendung vor dem kostenpflichtigen Absenden an.

(6) Ein übergebener Brief kann innerhalb des in der Anwendung angezeigten Zeitfensters (etwa 14 Minuten nach der Übergabe) zurückgezogen werden; in diesem Fall wird der volle Betrag dem Guthaben wieder gutgeschrieben. Nach Ablauf des Zeitfensters ist ein Rückruf nicht mehr möglich, da der Druck- und Zustellprozess beginnt. Schlägt der Versand fehl oder wird er vom Versanddienstleister storniert, wird der abgebuchte Betrag automatisch und vollständig erstattet. Diese Rückzugsmöglichkeit ist eine freiwillige zusätzliche Leistung und gilt unbeschadet Ihrer gesetzlichen Rechte.

(7) Der physische Briefversand wird nach Ihren individuellen Vorgaben (Empfänger, Inhalt, Versandart) erbracht und beginnt unmittelbar nach der Übergabe zum Versand. Für Verbraucher gilt: Mit dem Absenden verlangen Sie ausdrücklich, dass der Anbieter mit der Ausführung der Dienstleistung vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt. Ihr Widerrufsrecht für den einzelnen Versandauftrag erlischt nach § 356 Absatz 4 BGB, wenn der Anbieter die Leistung vollständig erbracht hat; hierauf und auf die Bestätigung Ihrer Kenntnis werden Sie vor dem kostenpflichtigen Absenden gesondert hingewiesen. Die Rückzugsmöglichkeit nach Absatz (6) bleibt unberührt.

(8) Auf Wunsch (Opt-in) können Briefe mit der Anschrift der Papierfrei-Poststelle als Absenderadresse ("c/o Papierfrei Postservice") versendet werden, damit Rückläufer und Antworten der Poststelle zugeordnet, digitalisiert und Ihnen im Posteingang bereitgestellt werden können; hierfür wird Ihre Kundennummer in der Absenderzeile mit angegeben. Die Poststellen-Anschrift ist keine Meldeadresse, kein Geschäftssitz und keine ladungsfähige Anschrift des Nutzers. Diese Option setzt voraus, dass der Nutzer dem Anbieter die Vollmacht zum Empfang und zur Öffnung seiner Post nach § 2a Absatz (8) erteilt hat.

(9) Rechnungen und Belege übermittelt der Anbieter elektronisch, als Datei im Nutzer-Konto oder per E-Mail. Der Nutzer ist mit der elektronischen Übermittlung einverstanden. Ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format gesetzlich vorgeschrieben, erhält der Nutzer sie in dieser Form.

(10) Unterkonten und Empfangsadressen. Unterkonten eines Hauptkontos (§ 2g) und Empfangsadressen (§ 2f) zählen zusammen. Bis zu der im Preisverzeichnis genannten Anzahl sind sie ohne Entgelt; für jedes weitere Unterkonto und jede weitere Empfangsadresse berechnet der Anbieter je Kalendermonat das im Preisverzeichnis genannte Entgelt und bucht es vom Guthaben des Hauptkontos ab. Angefangene Monate werden nicht anteilig berechnet. Abweichend von Absatz (4) Satz 3 gilt bei fehlendem Guthaben: der Anbieter informiert das Hauptkonto per E-Mail und bucht das Entgelt ab, sobald im selben Kalendermonat genug Guthaben vorhanden ist; gelingt das bis zum Ende des Monats nicht, fordert er das Entgelt für diesen Monat nicht nach. Wegen eines solchen Entgelts belastet der Anbieter das Guthaben nicht ins Minus und hält keine Sendung zurück.

(11) Preis eines Briefes. Für jeden Brief, den der Anbieter für den Nutzer empfängt und im Posteingang bereitstellt, berechnet er den Preis aus dem Preisverzeichnis. Die Stufe richtet sich nach der Zahl der Briefe, die im selben Kalendermonat für den Nutzer eingegangen sind, in einer Kontengruppe für alle Konten der Gruppe zusammen (§ 2g Absatz (5)); jeder Brief kostet den Preis seiner Stufe. Der Preis wird mit der Bereitstellung vom Guthaben abgebucht; Öffnen und Lesen sind danach ohne weiteres Entgelt. Ein eingehender Brief trägt keinen Preis je Seite und verbraucht kein Kontingent nach § 4g; ausgenommen ist eine erneute Analyse, die der Nutzer selbst auslöst (§ 4g Absatz (7)). Reicht das Guthaben nicht, gilt § 2e Absatz (5). Keinen Briefpreis tragen Dokumente, die der Nutzer selbst einreicht, etwa hochlädt oder mit der App scannt, Sendungen, die nicht für ihn bestimmt waren, und förmliche Zustellungen, die ungeöffnet zurückgehen; für ein Einschreiben mit Übergabe oder mit Rückschein gilt § 2c Absatz (3).

(12) Neukundenangebot. Für ein Konto, das angelegt wird, während der Anbieter sein Neukundenangebot auf seiner Website ankündigt, gilt ein Nachlass auf den Preis eines Briefes nach Absatz (11): Der Nutzer zahlt für einen solchen Brief 30 Prozent des Preises seiner Stufe, auf volle Cent abgerundet; der Nachlass beträgt also mindestens 70 Prozent. Der Nachlass gilt für jeden Brief, dessen Preis innerhalb von 30 Tagen nach der ersten Abbuchung eines Briefpreises von diesem Konto abgebucht wird, und für höchstens 50 Briefe; ein Brief, dessen Preis später erstattet wird, zählt dabei mit. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Abbuchung: Wird ein Brief zurückgestellt, weil das Guthaben nicht reicht (§ 2e Absatz (5)), erhält er den Nachlass nur, wenn sein Preis noch innerhalb der 30 Tage abgebucht wird. Der Nachlass gilt nicht für ein Konto, das bei der Abbuchung Unterkonto eines Hauptkontos ist oder als Mitglied zu einer Kontengruppe gehört (§ 2g). Er gilt nur für den Preis eines Briefes nach Absatz (11), nicht für andere Entgelte, insbesondere nicht für Einschreiben mit Übergabe oder mit Rückschein (§ 2c Absatz (3)), Porto, Briefversand und Rückversand (Absatz (5)), Scan-Kontingente und KI-Chat-Pakete (§ 4g), Entgelte für Unterkonten und Empfangsadressen (Absatz (10)) und den Lagerplatz (§ 2e Absatz (5)). Das Neukundenangebot gibt es je Konto einmal; der Nachlass wird nicht ausgezahlt und ist nicht übertragbar. Der Willkommensbonus nach § 4e bleibt davon unberührt. Ein Konto, das während des Angebots angelegt wurde, behält den Nachlass für die 30 Tage und die 50 Briefe auch dann, wenn der Anbieter das Angebot für neue Konten beendet.

§ 4a Geschlossener Kreislauf, kein E-Geld

(1) Das Guthaben in Ihrem Papierfrei-Wallet ist ein Verbrauchsguthaben im geschlossenen Kreislauf (§ 2 Absatz 1 Nummer 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz).

(2) Das Guthaben kann ausschließlich für die Inanspruchnahme der Papierfrei-Dienste verwendet werden (Smart-Scan, Archiv-Scan, DATEV-Export, API-Push, Brief-Empfang und weitere im Preisverzeichnis benannte Leistungen).

(3) Das Guthaben ist nicht bei Drittanbietern einlösbar. Auf andere Nutzer ist es nur innerhalb einer Kontengruppe nach § 2g Absatz (6) übertragbar.

(4) Das Guthaben ist kein E-Geld im Sinne des § 1 Absatz 2 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes.

§ 4b Rechtsnatur des Guthabens

(1) Aufgeladenes Guthaben ist eine Vorauszahlung auf zukünftige Dienstleistungen, kein vom Anbieter treuhänderisch verwahrtes Geld.

(2) Der Anbieter ist nicht verpflichtet, Guthaben auf einem getrennten Treuhandkonto zu führen.

(3) Der Anbieter darf das Guthaben im Rahmen seines Geschäftsbetriebs verwenden.

(4) Der Anspruch des Nutzers auf Erbringung der Dienstleistung oder, im Fall der Beendigung des Vertrags, auf Rückzahlung verbliebenen Guthabens bleibt unberührt.

§ 4c Auszahlung von Restguthaben (Verbraucher)

(1) Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses wird verbliebenes bezahltes Guthaben innerhalb von 14 Tagen erstattet.

(2) Die Erstattung erfolgt auf das Zahlungsmittel, mit dem der Nutzer das Guthaben aufgeladen hat. Ist das nicht möglich, überweist der Anbieter auf ein Konto, das auf den Namen des Nutzers lautet. Liegt die Aufladung weniger als 30 Tage zurück, prüft der Anbieter vor der Erstattung, ob die Zahlung unbestritten ist.

(3) Bonus-Guthaben und ein vorgemerkter Bonus (siehe § 4e) sind von der Auszahlung ausgeschlossen.

(4) Es findet keine Aufrechnung mit Bearbeitungsgebühren statt.

(5) Auch während der Vertragslaufzeit zahlt der Anbieter nicht verbrauchtes, bezahltes Guthaben auf Wunsch des Nutzers jederzeit aus. Absatz (2) bis (4) gelten entsprechend. In welcher Reihenfolge ausgezahlt wird und welcher Aufladebonus dadurch erlischt, regelt § 4e Absatz (6); den Bonus, der erlischt, nennt der Anbieter dem Nutzer vor der Auszahlung.

§ 4d Auszahlung von Restguthaben (Unternehmer)

(1) Auch für Nutzer, die den Vertrag in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit abschließen, verfällt aufgeladenes Guthaben nicht (§ 4f Absatz (2)).

(2) Entfallen.

(3) Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses wird verbliebenes Guthaben ab 10 EUR Restbetrag innerhalb von 14 Tagen erstattet.

(4) Während der Vertragslaufzeit zahlt der Anbieter bezahltes Guthaben auf Wunsch des Nutzers jederzeit aus; § 4c Absatz (2) bis (4) und Absatz (5) Satz 3 gelten entsprechend.

§ 4e Guthaben und Bonus-Guthaben

(1) Zwei getrennte Konten. Ihr Guthaben besteht aus zwei getrennt geführten Konten: (a) bezahltem Guthaben, das Sie durch Aufladung erwerben oder das Ihnen der Anbieter zurückbucht, etwa für einen nach § 4 Absatz (6) zurückgezogenen Brief, und (b) Bonus-Guthaben. Bonus-Guthaben entsteht auf zwei Wegen: als Aufladebonus nach Absatz (2) oder als unentgeltlich gewährtes Guthaben nach Absatz (2a). Ein vorgemerkter Aufladebonus nach Absatz (2) ist noch kein Bonus-Guthaben; er wird es mit seiner Freischaltung. Bezahltes Guthaben, Bonus-Guthaben und vorgemerkter Bonus sind im Nutzer-Konto jederzeit getrennt einsehbar.

(2) Aufladebonus. Steht Ihnen für eine Aufladung nach der im Bestellprozess angezeigten Bonus-Staffel ein Bonus zu, merkt der Anbieter ihn für diese Aufladung vor. Die Stufe der Staffel richtet sich allein nach dem Betrag dieser einen Aufladung; die Beträge mehrerer Aufladungen werden nicht zusammengezählt. Der vorgemerkte Bonus wird freigeschaltet und als Bonus-Guthaben gutgeschrieben, sobald das bezahlte Guthaben dieser Aufladung vollständig verbraucht ist (Absatz (3)). Ebenso merkt der Anbieter mit Ihrer ersten Aufladung den Willkommensbonus vor und, wenn Sie als eingeladene Person Ihr Konto zum ersten Mal mit dem Mindestbetrag aus den Teilnahmebedingungen „Freunde einladen“ aufladen, mit dieser Aufladung das Startguthaben aus der Einladung; beide werden freigeschaltet, sobald das bezahlte Guthaben dieser Aufladung vollständig verbraucht ist. Den Willkommensbonus und das Startguthaben gibt es je Konto einmal; sind sie erloschen, werden sie nicht erneut vorgemerkt. Der Aufladebonus, auch der Willkommensbonus und das Startguthaben, ist ein im Voraus vereinbarter Preisnachlass auf diese Aufladung: Verbrauchen Sie das Guthaben dieser Aufladung, erhalten Sie für den gezahlten Betrag Leistungen im Wert des gezahlten Betrags zuzüglich des Bonus. Der Nachlass wird wirksam, soweit Sie Leistungen mit diesem Bonus-Guthaben bezahlen, und mindert den Preis dieser Leistungen. Er wird ausschließlich in Form von Leistungen gewährt und nicht ausgezahlt.

(2a) Unentgeltlich gewährtes Guthaben. Bonus-Guthaben, das nicht an eine eigene Aufladung geknüpft ist, insbesondere ein Aktions-Bonus ohne Aufladung, die Prämie für eine erfolgreiche Einladung, das Beta-Tester-Guthaben (§ 2a) und eine Gutschrift aus Kulanz, gewährt der Anbieter freiwillig und unentgeltlich. Ihm steht keine Zahlung des Nutzers gegenüber. Der Willkommensbonus und das Startguthaben aus einer Einladung gehören zu Absatz (2), denn sie sind an Ihre eigene erste Aufladung geknüpft. Bucht der Anbieter einen Betrag zurück, der Ihnen zu Unrecht abgebucht wurde, ist das keine Gutschrift aus Kulanz: er schreibt ihn dem Teil Ihres Guthabens gut, aus dem er abgebucht wurde, bezahltes Guthaben als bezahltes Guthaben und Bonus-Guthaben als Bonus-Guthaben.

(2b) Verwendung und Abrechnung. Bonus-Guthaben ist ausschließlich zum Verbrauch für Papierfrei-Leistungen bestimmt. Jede Leistung wird zum Preis aus dem Preisverzeichnis abgerechnet. Der Teil des Preises, den Sie mit bezahltem Guthaben begleichen, ist die Gegenleistung für die Leistung; darin ist die Umsatzsteuer enthalten. Der Teil, den Sie mit Bonus-Guthaben begleichen, ist beim Aufladebonus der Preisnachlass nach Absatz (2) und im Übrigen eine unentgeltliche Leistung. Weist der Anbieter Leistungen in einer Rechnung aus, nennt er beide Teile getrennt.

(3) Verbrauchsreihenfolge. Bei der Inanspruchnahme kostenpflichtiger Leistungen verbraucht der Anbieter Ihr Guthaben im Wechsel in dieser Reihenfolge: (a) zuerst bezahltes Guthaben, das zu keiner Aufladung gehört, etwa aus einer Rückbuchung nach § 4 Absatz (6); (b) dann Bonus-Guthaben; (c) dann das bezahlte Guthaben Ihrer Aufladungen, Aufladung für Aufladung in der Reihenfolge, in der sie Ihrem Konto gutgeschrieben wurden, auch Aufladungen ohne Bonus. Ist das bezahlte Guthaben einer Aufladung vollständig verbraucht, wird ihr vorgemerkter Bonus freigeschaltet und nach Buchstabe (b) verbraucht, bevor das Guthaben der nächsten Aufladung angebrochen wird; das gilt auch innerhalb einer einzigen Abbuchung. Nur mit bezahltem Guthaben, ohne Bonus-Guthaben, wird ein offener Betrag nach § 4 Absatz (4) beglichen; dabei gelten Buchstabe (a) und (c), und eine Aufladung, die dabei verbraucht wird, schaltet ihren Bonus ebenso frei, der dann bei der nächsten Leistung verbraucht wird. Beispiel, mit einem angenommenen Bonus von 5 EUR je Aufladung: Sie laden dreimal 100 EUR auf und nutzen danach Leistungen für 250 EUR. Verbraucht werden 100 EUR der ersten Aufladung, 5 EUR Bonus, 100 EUR der zweiten Aufladung, 5 EUR Bonus und 40 EUR der dritten Aufladung. Von der dritten Aufladung bleiben 60 EUR bezahltes Guthaben, und ihr Bonus von 5 EUR bleibt vorgemerkt.

(4) Keine Befristung. Bonus-Guthaben und vorgemerkter Bonus sind unbefristet gültig und verfallen nicht durch Zeitablauf. Eine Verfallsfrist besteht nicht; das Erlöschen nach Absatz (5) Satz 2 und Absatz (6) bleibt unberührt.

(5) Kein Auszahlungsanspruch. Ein Anspruch auf Auszahlung, Erstattung, Verrechnung mit Geldforderungen oder Übertragung besteht weder für Bonus-Guthaben noch für einen vorgemerkten Bonus, gleich ob der Bonus als Aufladebonus oder unentgeltlich gewährt wurde und wie er in der Anwendung bezeichnet ist, etwa als geschenkter Bonus. Dies gilt auch bei Kündigung, bei Widerruf und bei Löschung des Kontos; mit dem Ende des Nutzungsvertrags erlöschen Bonus-Guthaben und vorgemerkter Bonus. Bei Erstattungen wird ausschließlich der Anteil berücksichtigt, der aus bezahltem Guthaben stammt (§ 4c, § 4d).

(6) Erlöschen des Bonus einer Aufladung. Fließt bezahltes Guthaben einer Aufladung ganz oder teilweise an Sie zurück, erlischt der Bonus, der für diese Aufladung vorgemerkt ist, vollständig; dazu gehören der Aufladebonus nach der Bonus-Staffel und, wenn sie für diese Aufladung vorgemerkt sind, der Willkommensbonus und das Startguthaben aus einer Einladung. Die Aufladung kann dann nicht mehr vollständig verbraucht werden. Welche Aufladung betroffen ist, richtet sich nach dem Anlass: bei einem Widerruf die widerrufene Aufladung, bei einem Storno die stornierte Aufladung, bei einer Rückbelastung die Aufladung, deren Zahlung zurückbelastet wird; bei einer Auszahlung auf Ihren Wunsch nach § 4c, § 4d oder § 4f Absatz (3) und bei Vertragsende zahlt der Anbieter zuerst bezahltes Guthaben aus, das zu keiner Aufladung gehört, danach das noch nicht verbrauchte Guthaben Ihrer jüngsten Aufladung, dann das der nächstjüngeren und so fort. Vor einer Auszahlung auf Ihren Wunsch nennt Ihnen der Anbieter den Bonus, der dadurch erlischt. Ein bereits freigeschalteter Bonus erlischt nur, wenn die Zahlung seiner Aufladung ganz oder teilweise zurückbelastet wird, und mit dem Ende des Nutzungsvertrags (Absatz (5) Satz 2); das gilt auch für den Willkommensbonus und das Startguthaben aus einer Einladung, die mit dieser Aufladung freigeschaltet wurden. Erlischt ein freigeschalteter Bonus durch eine Rückbelastung, nimmt der Anbieter ihn aus Ihrem Bonus-Guthaben zurück, soweit es dafür reicht; den Teil, den Sie schon genutzt haben, schulden Sie als offenen Betrag nach § 4 Absatz (4), zusätzlich zu dem Teil der zurückbelasteten Zahlung, den Ihr Guthaben nicht deckt. Beispiel mit einem angenommenen Bonus von 5 EUR: Sie laden 100 EUR auf und nutzen das Guthaben dieser Aufladung und ihren Bonus für Leistungen von zusammen 105 EUR; wird die Zahlung danach zurückbelastet, sind 105 EUR offen. Für die Prämie der einladenden Person gelten die Teilnahmebedingungen „Freunde einladen“. Die Rechte des Verbrauchers nach einem Widerruf (§ 5 dieser AGB, §§ 355, 357, 357a BGB) bleiben unberührt und werden durch diesen Absatz nicht eingeschränkt.

(7) Der Anbieter kann Bonus-Programme für die Zukunft ändern oder beenden. Bereits gutgeschriebenes Bonus-Guthaben und ein bereits vorgemerkter Bonus bleiben hiervon unberührt; ein vorgemerkter Bonus wird weiter nach Absatz (2) und (3) freigeschaltet.

§ 4f Zinsen, Bestand des Guthabens und Auszahlung

(1) Zinsen, die aus der Verwendung aufgeladener Beträge durch den Anbieter resultieren, verbleiben beim Anbieter und sind nicht an den Nutzer auszuzahlen.

(2) Aufgeladenes Guthaben verfällt nicht. Es bleibt unbefristet erhalten, auch wenn Sie Ihr Konto über längere Zeit nicht verwenden. Der Anbieter setzt Konten nicht wegen Nichtnutzung inaktiv und löscht sie nicht wegen Nichtnutzung. Unberührt bleibt allein der Löschvorbehalt nach § 2e Absatz (4) für einen inaktiven Nutzer: er erfasst nur Dokumente, deren zehn Jahre abgelaufen sind, und das Konto erst, wenn für keines seiner Dokumente mehr die zehn Jahre laufen; auch dann zahlt der Anbieter das Guthaben vorher aus.

(3) Eine Auszahlung verbliebenen bezahlten Guthabens ist auf Ihren Antrag in Textform möglich, gerichtet an post@papierfrei-postservice.de. Der Anbieter zahlt auf das Zahlungsmittel aus, mit dem Sie das Guthaben aufgeladen haben; ist das nicht möglich, auf ein Konto, das auf Ihren Namen lautet. Der Anspruch besteht in Höhe des verbliebenen bezahlten Guthabens abzüglich bereits erbrachter Leistungen; § 4c Absatz (2) Satz 3 und § 4e Absatz (6) gelten.

§ 4g Scan-Kontingente und KI-Chat-Pakete

(1) Kauf. Der Nutzer kann Kontingente an Seiten für die Verarbeitung mit KI und für die Verarbeitung ohne KI zum Preis aus dem Preisverzeichnis vom Guthaben kaufen. Sie gelten für Dokumente, die der Nutzer selbst einreicht, etwa hochlädt oder mit der App scannt; eingehende Briefe verbrauchen kein Kontingent (§ 4 Absatz (11)), außer bei einer erneuten Analyse nach Absatz (7). Die beiden Kontingente sind getrennt: eine Seite, die mit KI verarbeitet wird, wird nur aus dem Kontingent für Seiten mit KI verbraucht, eine Seite ohne KI nur aus dem Kontingent für Seiten ohne KI. Ist kein passendes Kontingent vorhanden, wird die Seite zum Einzelpreis aus dem Preisverzeichnis vom Guthaben abgerechnet.

(2) Kein Verfall. Gekaufte Seiten verfallen nicht.

(3) Automatischer Nachkauf. Für jedes der beiden Kontingente kann der Nutzer in den Einstellungen einen automatischen Nachkauf einschalten und dabei die Paketgröße und auf Wunsch ein Enddatum wählen. Ist das Kontingent aufgebraucht, kauft der Anbieter beim nächsten Scan ein Paket dieser Größe zum Preis aus dem Preisverzeichnis vom Guthaben. Reicht das Guthaben dafür nicht, wird die Seite zum Einzelpreis abgerechnet; ein Paket wird nie auf Kredit gekauft. Der Nutzer kann den automatischen Nachkauf jederzeit ausschalten.

(4) Seiten ohne Entgelt. Gewährt der Anbieter Seiten ohne Entgelt, etwa zum Start, nennt er ihren Umfang und ihre Dauer im Bestellprozess. Solche Seiten gelten nur für die Verarbeitung mit KI, werden vor gekauften Seiten verbraucht und verfallen mit Ablauf der genannten Dauer.

(5) KI-Nachrichten und KI-Chat-Pakete. KI-Funktionen, die der Nutzer selbst aufruft, verbrauchen KI-Nachrichten. Eine Nachricht an den KI-Chat verbraucht eine KI-Nachricht, ebenso jeder andere einzelne KI-Auftrag, den der Nutzer zu einem Brief oder einer E-Mail auslöst, etwa die Erklärung eines Briefes in Leichter Sprache oder die Datenerfassung aus einer einzelnen E-Mail. Lässt der Nutzer im Brief-Editor einen Entwurf oder eine Änderung eines Entwurfs mit KI erstellen, verbraucht jeder solche Auftrag ein Zehntel einer KI-Nachricht. Den Verbrauch nennt die Anwendung an der jeweiligen Funktion; im KI-Chat zeigt sie den verbleibenden Bestand. Pakete mit KI-Nachrichten (KI-Chat-Pakete) kauft der Nutzer zum Preis aus dem Preisverzeichnis vom Guthaben. KI-Nachrichten ohne Entgelt werden vor gekauften verbraucht. Gekaufte KI-Nachrichten verfallen nicht. KI-Nachrichten ohne Entgelt gelten für den Kalendermonat, für den der Anbieter sie gewährt, und verfallen mit dessen Ende. Übersetzen und die Erklärung von Fachbegriffen ohne KI verbrauchen keine KI-Nachricht.

(6) Vertragsende. Endet der Vertrag, erstattet der Anbieter den Kaufpreis nicht verbrauchter gekaufter Seiten und Nachrichten nach § 4c und § 4d, soweit er mit bezahltem Guthaben beglichen wurde, und zwar je Kontingent im Verhältnis der nicht verbrauchten zu den gekauften Seiten oder Nachrichten. Seiten und Nachrichten ohne Entgelt werden nicht erstattet.

(7) Erneute Analyse. Lässt der Nutzer ein Dokument, dessen Verarbeitung abgeschlossen ist, auch einen eingehenden Brief, auf eigenen Wunsch erneut mit KI analysieren, gilt: Liegt für das Dokument schon eine KI-Auswertung vor, verbraucht die Analyse eine Seite aus dem Kontingent für Seiten mit KI, gleich wie viele Seiten das Dokument hat; ist dort keine Seite frei, berechnet der Anbieter einmal den Einzelpreis einer Seite mit KI aus dem Preisverzeichnis. Wurde ein Dokument, das der Nutzer selbst eingereicht hat, als Archiv-Scan ohne KI-Auswertung verarbeitet, ist die Analyse seine erste KI-Auswertung: sie verbraucht je Seite eine Seite aus dem Kontingent für Seiten mit KI; für jede Seite, für die dort keine Seite frei ist, berechnet der Anbieter den Einzelpreis einer Seite mit KI abzüglich des schon bezahlten Preises einer Seite ohne KI. Seiten ohne Entgelt werden vor gekauften verbraucht (Absatz (4)), der Betrag wird vom Guthaben abgebucht, und ein automatischer Nachkauf nach Absatz (3) wird dafür nicht ausgelöst. Die Anwendung nennt den Verbrauch vor dem Auslösen, und die Analyse beginnt erst, wenn der Nutzer bestätigt. Reicht das Guthaben nicht, wird die Analyse nicht ausgeführt. Ohne Entgelt bleiben ein eingehender Brief ohne KI-Auswertung, ein erneuter Versuch, nachdem die Verarbeitung durch einen Fehler auf Seiten des Anbieters gescheitert ist, und ein Dokument ohne verarbeitete Seite. Kann die Analyse nicht durchgeführt werden, etwa weil der Nutzer die KI-Auswertung für das Dokument nicht erlaubt hat, oder wird ihr Ergebnis nicht übernommen, gibt der Anbieter die verbrauchten Seiten oder den abgebuchten Betrag zurück.

§ 4h Automatische Aufladung

(1) Einrichtung. Der Nutzer kann in den Einstellungen eine automatische Aufladung einrichten. Er legt dafür einen Schwellenbetrag, einen Aufladebetrag und ein hinterlegtes Zahlungsmittel fest. Fällt sein bezahltes Guthaben unter den Schwellenbetrag, lädt der Anbieter den Aufladebetrag über dieses Zahlungsmittel auf; Bonus-Guthaben und ein vorgemerkter Bonus zählen dabei nicht mit.

(2) Grenzen. Automatische Aufladungen sind je Tag und je Monat in ihrer Zahl und je Monat in ihrer Summe begrenzt. Ist eine Grenze erreicht, lädt der Anbieter bis zum nächsten Tag beziehungsweise Monat nicht mehr automatisch auf. Eine automatische Aufladung unterbleibt auch, wenn das bezahlte Guthaben danach eine vom Anbieter festgelegte Höchstgrenze überschreiten würde.

(3) Erklärung beim Einrichten. Mit dem Einrichten beauftragt der Nutzer den Anbieter, in diesem Rahmen künftig automatisch aufzuladen, und gibt dafür einmal die Erklärung zum sofortigen Beginn der Leistung ab, die auch vor jeder anderen Aufladung steht. Jede automatische Aufladung ist eine eigene Aufladung nach § 4 Absatz (3); für das Guthaben gelten § 4a bis § 4f.

(4) Ändern und Ausschalten. Der Nutzer kann die automatische Aufladung jederzeit in den Einstellungen ändern oder ausschalten; das gilt für jede danach fällige Aufladung.

(5) Fehlschläge und Rückbelastung. Wird eine automatische Aufladung abgelehnt oder verlangt das Zahlungsmittel eine zusätzliche Bestätigung, kann der Anbieter die automatische Aufladung pausieren. Wird die Zahlung einer Aufladung zurückbelastet, gleich ob sie automatisch oder vom Nutzer selbst ausgelöst wurde, pausiert der Anbieter die automatische Aufladung. In beiden Fällen läuft sie erst wieder, wenn der Nutzer sie in den Einstellungen erneut einschaltet; solange nach einer Rückbelastung ein offener Betrag besteht, kann der Anbieter das erneute Einschalten ablehnen. Bis dahin gilt § 4 Absatz (4) für fehlendes Guthaben und für einen offenen Betrag.

§ 5 Widerrufsbelehrung für Verbraucher

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsabschlusses.

Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns (Papierfrei Postservice, Inhaber Wladislaw Reiswich, Gerther Str. 90, 44577 Castrop-Rauxel, Bundesrepublik Deutschland, E-Mail: post@papierfrei-postservice.de) mittels einer eindeutigen Erklärung (z.B. ein mit der Post versandter Brief oder E-Mail) über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren. Sie können dafür das nachstehende Muster-Widerrufsformular verwenden, das jedoch nicht vorgeschrieben ist.

Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden. Zusätzlich können Sie den Widerruf über die elektronische Widerrufsfunktion auf der Seite „Vertrag widerrufen“ erklären (papierfrei.app/widerruf-online); wir bestätigen den Eingang unverzüglich per E-Mail.

Folgen des Widerrufs

Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf bei uns eingegangen ist. Für diese Rückzahlung verwenden wir dasselbe Zahlungsmittel, das Sie bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt haben, es sei denn, mit Ihnen wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart; in keinem Fall werden Ihnen wegen dieser Rückzahlung Entgelte berechnet.

Haben Sie verlangt, dass die Dienstleistungen während der Widerrufsfrist beginnen sollen, so haben Sie uns einen angemessenen Betrag zu zahlen, der dem Anteil der bis zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie uns von der Ausübung des Widerrufsrechts hinsichtlich dieses Vertrags unterrichten, bereits erbrachten Dienstleistungen im Vergleich zum Gesamtumfang der im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen entspricht.

Vorzeitiges Erlöschen des Widerrufsrechts

Bei einem Vertrag über Dienstleistungen erlischt das Widerrufsrecht, wenn der Anbieter die Dienstleistung vollständig erbracht hat und mit der Ausführung erst begonnen hat, nachdem der Verbraucher dazu seine ausdrückliche Zustimmung gegeben und gleichzeitig seine Kenntnis davon bestätigt hat, dass er sein Widerrufsrecht bei vollständiger Vertragserfüllung verliert (§ 356 Abs. 4 BGB).

Bei einem Vertrag über die Bereitstellung digitaler Inhalte, die sich nicht auf einem körperlichen Datenträger befinden, erlischt das Widerrufsrecht, wenn der Anbieter mit der Ausführung des Vertrags begonnen hat, nachdem der Verbraucher (i) ausdrücklich zugestimmt hat, dass mit der Ausführung vor Ablauf der Widerrufsfrist begonnen wird, und (ii) seine Kenntnis davon bestätigt hat, dass er durch seine Zustimmung mit Beginn der Ausführung sein Widerrufsrecht verliert (§ 356 Abs. 5 BGB).

Muster-Widerrufsformular

(Wenn Sie den Vertrag widerrufen wollen, dann füllen Sie bitte dieses Formular aus und senden Sie es zurück.)

An Papierfrei Postservice, Inhaber Wladislaw Reiswich, Gerther Str. 90, 44577 Castrop-Rauxel, Bundesrepublik Deutschland, E-Mail: post@papierfrei-postservice.de:
Hiermit widerrufe(n) ich/wir (*) den von mir/uns (*) abgeschlossenen Vertrag über die Erbringung der folgenden Dienstleistung (*)
Bestellt am (*) / erhalten am (*): _______________
Name des/der Verbraucher(s): _______________
Anschrift des/der Verbraucher(s): _______________
Unterschrift des/der Verbraucher(s) (nur bei Mitteilung auf Papier): _______________
Datum: _______________
(*) Unzutreffendes streichen.

§ 6 Pflichten des Nutzers

(1) Der Nutzer verpflichtet sich, die Plattform nicht missbräuchlich zu nutzen, insbesondere keine rechtswidrigen Inhalte hochzuladen oder Dritte zu schädigen.

(2) Der Nutzer ist allein verantwortlich für die Inhalte, die er hochlädt. Er sichert zu, an den Inhalten alle erforderlichen Rechte zu besitzen.

(3) Der Nutzer stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die aus rechtswidrigen Inhalten oder rechtswidriger Nutzung resultieren.

§ 7 Verfügbarkeit, Wartung

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99% im Jahresmittel an, ausgenommen geplante Wartungen und Ereignisse höherer Gewalt.

(2) Wartungsarbeiten werden, soweit möglich, in verkehrsschwachen Zeiten durchgeführt und rechtzeitig angekündigt.

§ 8 Gewährleistung

(1) Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsregeln. Bei Mängeln hat der Nutzer Anspruch auf Nacherfüllung. Schlägt diese zweimal fehl, stehen ihm Minderung oder Rücktritt zu.

(2) Für Verbraucher beträgt die Gewährleistungsfrist 24 Monate. Für Unternehmer beträgt sie 12 Monate.

§ 9 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach den Bestimmungen des Produkthaftungsgesetzes.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Im Rahmen der Absätze (1) und (2) übernimmt der Anbieter insbesondere keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit KI-gestützter Auswertungen, erkannter Termine und Beträge, Klassifikationen sowie vereinfachter Fassungen in Leichter Sprache (§ 2 Absatz (4)) und für Folgen einer ungeprüften Übernahme solcher Ergebnisse. Die Haftung nach den Absätzen (1) und (2) sowie die zwingende gesetzliche Haftung bleiben unberührt.

(4) Die Haftung für Datenverluste ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Anfertigung von Sicherungskopien durch den Nutzer eingetreten wäre. Der Nutzer ist verpflichtet, eigene Sicherungen bedeutsamer Daten anzufertigen. Auf eine fehlende Sicherung des Nutzers beruft sich der Anbieter nicht, soweit er ein Dokument aus seinen eigenen Sicherungskopien nach § 2e Absatz (6) wiederherstellen kann.

(5) Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Der Anbieter wird als Einzelunternehmen geführt; er ist keine haftungsbeschränkte Gesellschaft. Der Inhaber haftet als natürliche Person nach den gesetzlichen Vorschriften persönlich; die vorstehenden Absätze (1) bis (4) begrenzen die Haftung ausschließlich in dem dort beschriebenen, für Allgemeine Geschäftsbedingungen zulässigen Umfang und begründen keine Beschränkung der Haftung auf ein Gesellschaftsvermögen.

§ 10 Vertragslaufzeit, Kündigung

(1) Der Nutzungsvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der Anbieter bietet keine Abonnements und keine Verträge mit fester Laufzeit an; Leistungen werden je Inanspruchnahme vom Guthaben abgerechnet, monatliche Entgelte nach § 4 Absatz (4) enden mit der jeweiligen Leistung. Der Nutzungsvertrag besteht unabhängig davon, ob Guthaben vorhanden ist.

(2) Der Nutzer kann den Nutzungsvertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, auch wenn kein Guthaben vorhanden ist. Die Kündigung bedarf der Textform. Sie ist über die Kündigungsschaltfläche nach § 312k BGB oder per E-Mail möglich. Sie wird zu dem vom Nutzer genannten Zeitpunkt wirksam, ohne Angabe mit Zugang beim Anbieter. Gebuchte monatliche oder vierteljährliche Zusatzleistungen, etwa Lagerplätze, enden mit dem Vertrag. Nicht verbrauchtes, bezahltes Guthaben wird nach § 4c und § 4d erstattet.

Vermerk zum Stand des folgenden Absatzes (2a): Er ist anwaltlich noch nicht freigegeben.

(2a) Der Anbieter kann den Nutzungsvertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats in Textform kündigen. Weil der Nutzer die Anschrift des Anbieters als Empfangsanschrift verwendet, richtet der Anbieter auf Wunsch des Nutzers für mindestens sechs Monate ab Vertragsende auf eigene Kosten einen Nachsendeauftrag an eine vom Nutzer genannte Anschrift ein oder trifft eine gleichwertige Vorkehrung; § 2d Absatz (3) Satz 3 und Absatz (4) gelten entsprechend. Bereits eingelagerte Originale werden auf Wunsch des Nutzers auf Kosten des Anbieters an ihn zurückgesandt. Nicht verbrauchtes, bezahltes Guthaben wird nach § 4c und § 4d erstattet.

(2b) Schutz vor Kündigungen durch Dritte. Geht eine Kündigung nicht über das angemeldete Konto des Nutzers ein, sondern über die Kündigungsschaltfläche ohne Anmeldung, per E-Mail oder per Brief, führt der Anbieter sie frühestens sieben Tage nach ihrem Eingang aus. Ihre Wirkung und der Zeitpunkt der Vertragsbeendigung nach Absatz (2) bleiben davon unberührt. Bis dahin öffnet der Anbieter für das Konto keine neu eingehende Post, sendet weder Post noch Originale zurück und erstattet kein Guthaben; die Post bleibt verschlossen beim Anbieter liegen. Dem Nutzer wird dafür nichts berechnet. Ordnet der Anbieter eine Kündigung über die Kündigungsschaltfläche einem Konto zu, informiert er den Inhaber des Kontos an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse und gibt ihm einen Link, über den er innerhalb von 30 Tagen erklären kann, dass die Kündigung nicht von ihm stammt. Widerspricht der Inhaber des Kontos über diesen Link oder in Textform, führt der Anbieter keine noch nicht ausgeführte Kündigung nach Satz 1 für dieses Konto aus, bis er geklärt hat, von wem sie stammt; bis dahin bleibt die Post verschlossen liegen. Stammt die Kündigung vom Nutzer, gilt sie ab ihrem Eingang; stammt sie nicht von ihm, läuft der Vertrag unverändert weiter. Kündigt der Nutzer angemeldet in seinem Konto, gilt keine Wartezeit.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(4) Nach Vertragsbeendigung bleiben die Dokumente des Nutzers nach § 2e erhalten; der Nutzer kann sie weiter lesen, herunterladen und exportieren und jederzeit selbst löschen oder die Löschung seines Kontos nach § 10a verlangen. Im Übrigen werden die Daten des Nutzers gelöscht, sobald sie für die Abwicklung des Vertrags nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Anbieters für seine eigenen Unterlagen entgegensteht (§ 10a Absatz 3). Auf Wunsch erhält der Nutzer einen Datenexport.

§ 10a Kontolöschung nach Art. 17 DSGVO

(1) Der Nutzer kann jederzeit die vollständige Löschung seines Kontos nach Art. 17 DSGVO verlangen. Die Löschung ist unumkehrbar. Nach erfolgreicher Durchführung ist keine Anmeldung und keine Wiederherstellung mehr möglich.

(2) Umfang der Löschung. Mit der Kontolöschung werden sämtliche dem Nutzer zurechenbaren personenbezogenen Daten anonymisiert oder gelöscht. Dies umfasst insbesondere:

• alle eingegangenen Briefe einschließlich Absender, Text, KI-Zusammenfassungen, Fristen und Kategorien;
• das Kundenprofil einschließlich Name, Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IBAN, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer sowie Versicherungs- und Vertragsnummern;
• sämtliche Einträge im Adressbuch und in Kontaktlisten;
• alle KI-Chatverläufe;
• die vom Nutzer bereitgestellten Lerndaten, insbesondere OCR-Korrekturen und sonstige Feedback-Eingaben, soweit diese noch personenbezogen sind. Bereits in den anonymisierten Trainings-Korpus übernommene Datensätze sind nach Anonymisierung kein personenbezogenes Datum mehr und unterliegen daher nicht der Löschungspflicht (Art. 4 Nr. 1 DSGVO, Erwägungsgrund 26; siehe auch § 12 Absatz (9));
• aktive und archivierte Weiterleitungsaufträge;
• die individuell angelegten Ordner- und Ablagestrukturen;
• die im Rahmen des Einwilligungsprotokolls gespeicherten IP-Adressen;
• die Anmeldedaten des Nutzers; eine Anmeldung ist danach nicht mehr möglich.

(3) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO treffen den Anbieter nur für seine eigenen Unterlagen: die Rechnungen des Anbieters an den Nutzer, die Guthaben- und Zahlungsbewegungen und die Nachweise über erbrachte Leistungen. Diese Unterlagen werden für die gesetzliche Dauer unverändert aufbewahrt, auch nach der Kontolöschung, und für jede andere Verwendung gesperrt (Art. 17 Abs. 3 lit. b, Art. 18 DSGVO); nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden sie gelöscht. Für die eingegangene Post des Nutzers gilt das ausdrücklich nicht: eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für diese Sendungen trifft, soweit sie besteht, den Nutzer selbst und nicht den Anbieter. Der Anbieter beruft sich darauf nicht, um eine Löschung nach Art. 17 DSGVO abzulehnen; er weist den Nutzer vor dem endgültigen Löschen eines möglicherweise aufbewahrungspflichtigen Belegs darauf hin. Auch die Zusicherung von zehn Jahren nach § 2e Absatz (1) steht einer Löschung nicht entgegen: sie besteht allein im Interesse des Nutzers und endet mit seinem Löschwunsch.

(4) Folgen für den Nutzungsvertrag. Mit Wirksamwerden der Kontolöschung endet der Nutzungsvertrag einschließlich aller gebuchten Zusatzleistungen; die Kontolöschung ersetzt die Kündigungserklärung nach § 10 Absatz (2). Eine Kündigung ist davon unabhängig jederzeit möglich. Nicht verbrauchtes, bezahltes Guthaben wird nach § 4c und § 4d erstattet. Eine Rückerstattung für einen bereits bezahlten, noch nicht abgelaufenen Zeitraum einer gebuchten Zusatzleistung besteht grundsätzlich nicht, es sei denn, das Gesetz sieht dies zwingend vor (z.B. Widerruf nach § 355 BGB innerhalb der ersten vierzehn Tage).

(5) Offene Forderungen. Offene Rechnungen bleiben auch nach der Kontolöschung bestehen und sind zu begleichen. Die hierfür erforderlichen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (Absatz 3) weitergeführt.

(6) Eintreffende Post nach dem Löschantrag. Absender erlangen Kenntnis von der neuen Anschrift des Nutzers regelmäßig erst mit zeitlicher Verzögerung. Der Nutzer bestimmt deshalb im Löschantrag, ab welchem Tag der Anbieter keine Post mehr für ihn annimmt: ab dem Tag des Antrags, ab einem von ihm gewählten Tag bis zur Löschung oder erst mit dem Wirksamwerden der Löschung. Bis zu diesem Tag werden eingehende Sendungen wie bisher bearbeitet. Ab diesem Tag öffnet der Anbieter eingehende Sendungen nicht mehr, scannt allenfalls die Vorderseite des Umschlags und sendet sie ungeöffnet an den Absender zurück; dem Nutzer entstehen dafür keine Kosten. Dasselbe gilt nach Beendigung des Postservice und nach Ablauf einer gebuchten Nachlaufzeit. Der Nutzer wird ausdrücklich darauf hingewiesen, vor diesem Tag bei seinen Absendern eine aktualisierte Anschrift zu hinterlegen und einen etwaig bestehenden Nachsendeauftrag anzupassen.

§ 11 Datenschutz

Hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten gilt die gesonderte Datenschutzerklärung. Nutzt der Nutzer Papierfrei für ein Unternehmen, schließt er mit dem Anbieter den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ab. Ohne diesen Vertrag öffnet und digitalisiert der Anbieter keine Post dieses Kontos.

§ 12 Nutzung der Inhalte zur Verbesserung der Dienstleistung

(1) Kernleistung. Der Dienst Papierfrei basiert auf einer KI-gestützten automatischen Erkennung, Klassifizierung und Auswertung von Postinhalten. Diese Auswertung ist Kernbestandteil der vertragsgegenständlichen Leistung und erfolgt zur Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Hierfür setzt der Anbieter eigene Verarbeitungs- und Auswertungslogik sowie die Modelle vertraglich gebundener Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein. Die Nutzung der KI-Funktionen setzt keine Einwilligung in die nachfolgend in Absatz 2 geregelte Trainingsnutzung voraus.

(2) Freiwillige Trainingsnutzung. Soweit der Nutzer hierin gesondert und freiwillig einwilligt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), darf der Anbieter die im Rahmen des Dienstes verarbeiteten Dokumente sowie deren Extraktionsergebnisse in anonymisierter Form zur Verbesserung der genannten KI verwenden. Dies umfasst insbesondere das Trainieren von Modellen zur Texterkennung, das Auswerten von Feldern wie Absender, Datum, Betrag und Aktenzeichen, das Kalibrieren der Klassifikation sowie das Messen der Erkennungsgenauigkeit. Die Einwilligung ist freiwillig; die KI-Funktionen stehen dem Nutzer auch ohne diese Einwilligung unverändert und ohne Einschränkung zur Verfügung.

(3) Umfang der Verarbeitung. Der Anbieter ist für die Verarbeitung zu Trainingszwecken Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Zur Erbringung und Verbesserung der KI-gestützten Erkennung setzt der Anbieter sorgfältig ausgewählte und vertraglich gebundene Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein, insbesondere Google Cloud (Vertex AI, EU-Rechenzentrum Region europe-west4, Niederlande; Ausweichregionen ausschließlich innerhalb der EU) für Texterkennung, Kategorisierung, Extraktion von Terminen und Beträgen, die Erzeugung vereinfachter Fassungen in Leichter Sprache und die Erzeugung numerischer Text-Vektoren für die interne Ähnlichkeits- und Suchfunktion sowie Supabase für Hosting, Datenbank und Speicherung. Mit jedem dieser Auftragsverarbeiter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die jeweils aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter, ihre Zwecke, Datenkategorien und etwaige Drittlandübermittlungen sind in der Datenschutzerklärung und im dort verlinkten Subprozessor-Register einsehbar. Eine Weitergabe der Dokumente zu eigenen Zwecken der Auftragsverarbeiter findet nicht statt. Eine Bereitstellung der Dokumente oder des Trainings-Korpus gegenüber anderen Nutzern findet nicht statt.

(4) Dauer der Speicherung. Für den Trainingszweck aufgebaute Modellparameter sowie abgeleitete Trainingssignale werden dauerhaft gespeichert, da sie nach Abschluss der Anonymisierung nicht mehr personenbezogen sind im Sinne des Erwägungsgrundes 26 DSGVO.

(5) Widerruf. Der Nutzer kann die nach Absatz 2 erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an datenschutz@papierfrei-postservice.de widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Ein Widerruf bewirkt, dass ab dem Zeitpunkt des Eingangs keine neuen Inhalte des Nutzers mehr in die Trainingspipeline fließen. Bereits in den anonymisierten Korpus übernommene Daten bleiben dort, da sie keinen Personenbezug mehr aufweisen. Der Widerruf hat keine Auswirkung auf die Verfügbarkeit der KI-Funktionen und führt nicht zur Beendigung des Vertrages.

(6) Rechtsgrundlage. Die KI-gestützte Erkennung und Auswertung der Postinhalte als Kernleistung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des mit dem Nutzer geschlossenen Vertrages über die Bereitstellung einer KI-gestützten Poststelle). Die darüber hinausgehende Nutzung zu Trainingszwecken nach Absatz 2 stützt sich ausschließlich auf die freiwillige Einwilligung des Nutzers nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

(7) Brief- und Postgeheimnis. Der Anbieter befördert keine Post. Er nimmt Sendungen als Empfangsbevollmächtigter des Nutzers entgegen; mit der Übergabe an ihn ist die Zustellung abgeschlossen (§ 2a Absatz (8)). Das Öffnen, Digitalisieren und Auswerten geschieht auf Grundlage der Vollmacht des Nutzers zur Öffnung seiner Post und allein zur Erfüllung und Verbesserung der vereinbarten Leistung. Unabhängig davon, ob der Anbieter dem Postgeheimnis nach § 64 PostG unterliegt, wahrt er die Vertraulichkeit der Sendungen in gleicher Weise. Soweit Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingebunden sind, sind diese vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen die Inhalte ausschließlich weisungsgebunden für den Anbieter verarbeiten.

(8) Sicherheitsmaßnahmen. Zur Verarbeitung werden auf Seiten des Anbieters ausschließlich berechtigte Mitarbeiter zugelassen; eingebundene Auftragsverarbeiter verarbeiten weisungsgebunden auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO und unter den dort vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Details regeln das gesondert geführte Schlüsselmanagement-Runbook, die mit den Auftragsverarbeitern vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO.

(9) Anonymisierter Trainings-Snapshot. Sieben Tage nach Bestätigung eines Briefes durch den Nutzer (Confirmed-At-Zeitpunkt) erstellt der Anbieter einen anonymisierten Snapshot der Extraktionsergebnisse und legt ihn dauerhaft in einem separaten Trainings-Korpus ab. Der Snapshot enthält keine direkten Identifikatoren (insbesondere keine Nutzer-ID, keinen Namen, keine vollständige Anschrift, keine vollständige IBAN, keinen Volltext-OCR), sondern ausschließlich tokenisierte oder synthetisch ersetzte Werte sowie generalisierte Datums- und Betragsangaben. Die für die Tokenisierung verwendeten Schlüssel (Salts und Seeds) werden vor dem Schreiben in den Trainings-Korpus unwiderruflich vernichtet, sodass eine Rückrechnung auf den Nutzer auch durch den Anbieter selbst nicht mehr möglich ist. Damit liegt nach Abschluss der Anonymisierung kein personenbezogenes Datum mehr im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO vor (Erwägungsgrund 26 DSGVO). Der Snapshot wird ausschließlich für Nutzer erstellt, die nach Absatz 2 in die Trainingsnutzung eingewilligt haben; Rechtsgrundlage ist insoweit die freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf der Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO wirkt für alle zukünftigen Briefe, deren Sieben-Tages-Frist im Zeitpunkt des Widerrufs noch nicht abgelaufen ist; bereits in den Trainings-Korpus übernommene Datensätze können mangels Personenbezug nicht mehr ausgesondert werden. Eine Geltendmachung des Löschungsrechts nach Art. 17 DSGVO erstreckt sich nur auf die personenbezogenen Quelltabellen (documents, attachments, files sowie zugehörige Storage-Inhalte), nicht jedoch auf den anonymisierten Trainings-Korpus.

(10) Für Post an Empfangsadressen nach § 2f gilt dieser Paragraf nicht; sie wird nie zur Verbesserung der Dienstleistung genutzt. Für die übrige Post eines Nutzers, der mit dem Anbieter den Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen hat, gilt Absatz (2) nur, wenn er die Nutzung im Konto ausdrücklich erlaubt hat.

§ 12a Buchungsvorschläge - Hilfsmittel im Sinne StBerG

(1) Die Software erzeugt automatisierte Buchungsvorschläge (SKR03/SKR04-Kontierung, USt-Schlüssel-Empfehlung) aus erkannten Beleg-Daten.

(2) Diese Vorschläge sind Hilfsmittel zur Buchführung im Sinne von § 6 Nr. 3 und Nr. 4 StBerG (insbesondere mechanische Hilfeleistung, EDV-Buchführung). Sie stellen ausdrücklich keine Steuerberatung oder rechtliche Beratung dar.

(3) Prüfung, Genehmigung und Verantwortung der gebuchten Daten obliegen dem Mandanten bzw. einem von ihm beauftragten Steuerberater.

(4) Die Haftung für etwaige steuerliche Folgen aus der ungeprüften Übernahme der Buchungsvorschläge ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

§ 13 Änderung der AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies erforderlich ist und der Nutzer hierdurch nicht unangemessen benachteiligt wird.

(2) Änderungen werden dem Nutzer mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von sechs Wochen ab Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Folge wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen.

§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Bei Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur, soweit nicht der gewährte Schutz durch zwingende Bestimmungen des Rechts des Staates, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, entzogen wird.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist - sofern der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist - der Sitz des Anbieters (Castrop-Rauxel).

(3) Verbraucherstreitbeilegung. Der Anbieter ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§ 36 Verbraucherstreitbeilegungsgesetz).

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle einer unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.