Vollmacht zur Öffnung und Digitalisierung eingehender Post
Version 2026-09-22-v5 - Anwaltsprüfung erforderlich vor Go-Live. Geändert gegenüber v4: Den Empfang bestätigt der Inhaber oder ein von ihm beauftragter Mitarbeiter, gleichlautend mit der Empfangsvollmacht. Ziffer 4 sagt, was mit Sendungen nach dem Widerruf geschieht, und Ziffer 6 beschreibt, was die App zu jeder Sendung tatsächlich zeigt. Zuvor geändert gegenüber v3: Einschreiben mit Übergabe und Einschreiben mit Rückschein sind jetzt umfasst. Der Inhaber oder ein von ihm beauftragter Mitarbeiter bestätigt ihren Empfang durch Unterschrift, stempelt den Umschlag und öffnet und digitalisiert die Sendung am Tag des Eingangs. Einschreiben eigenhändig, Sendungen mit Ausweis- oder Altersprüfung und förmliche Zustellungen bleiben ausgeschlossen; eine dennoch eingeworfene förmliche Zustellung wird nicht geöffnet (§ 2c der AGB, Fassung v14). Zuvor, gegenüber v2: Der Umfang der Vollmacht nannte bis dahin die Entgegennahme aller Sendungen einschließlich Einschreiben. Das war weiter als der tatsächliche Betrieb und widersprach der Annahmegrenze. Der Umfang ist jetzt auf gewöhnliche Briefsendungen einschließlich Einschreiben Einwurf beschränkt; Sendungen gegen Unterschrift und förmliche Zustellungen sind ausdrücklich nicht umfasst, und es ist klargestellt, dass diese Vollmacht keine Zustellungsbevollmächtigung ist (§ 2c der AGB).
1. Umfang der Vollmacht
Der Vollmachtgeber (nachfolgend "Kunde") bevollmächtigt Papierfrei, eingehende postalische Sendungen, die an die vertraglich vereinbarte Postadresse gerichtet sind, im Namen und Auftrag des Kunden zu empfangen, zu öffnen und den Inhalt zu digitalisieren.
- Entgegennahme von Briefsendungen einschließlich Einschreiben Einwurf, Einschreiben mit Übergabe und Einschreiben mit Rückschein; bei den beiden letzten bestätigt der Inhaber oder ein von ihm beauftragter Mitarbeiter von Papierfrei den Empfang durch Unterschrift. Mit dieser Unterschrift gilt die Sendung als dem Kunden zugegangen, und Fristen können ab diesem Tag laufen; Papierfrei öffnet und digitalisiert sie deshalb am Tag des Eingangs. Nicht umfasst sind Einschreiben eigenhändig, Sendungen, die nur gegen Ausweis oder nach Altersprüfung ausgehändigt werden, und förmliche Zustellungen von Behörden und Gerichten. Eine förmliche Zustellung, die dennoch eingeworfen wird, öffnet Papierfrei nicht; sie geht ungeöffnet an den Absender zurück. Diese Vollmacht ist keine Zustellungsbevollmächtigung (§ 2c der AGB)
- Öffnen verschlossener Briefsendungen
- Scannen und digitales Speichern des Inhalts
- Maschinelle Texterkennung und KI-gestützte Kategorisierung
- Speicherung der digitalen Kopien in der Papierfrei-Infrastruktur
- Weitergabe an den Kunden über die Papierfrei-App
Nicht umfasst ist die inhaltliche Bearbeitung oder Beantwortung der Post.
2. Rechtliche Grundlage
Das Briefgeheimnis nach §§ 202, 206 StGB wird durch diese Einwilligung nicht verletzt, da die Öffnung mit ausdrücklicher Vollmacht und im erklärten Interesse des Empfängers erfolgt. Der Kunde bestätigt, dass er berechtigt ist, die Öffnung und Digitalisierung für sich selbst zu beauftragen. Für Sendungen, die nicht an ihn gerichtet sind, oder für Sendungen mit gesetzlichen Besonderheiten (z. B. anwaltliche Post an Kanzleien, ärztliche Unterlagen an Praxen), ist eine gesonderte Regelung erforderlich.
3. Ausgenommene Sendungen
- Sendungen mit sichtbarer anderer Adressierung als der des Kunden
- Sendungen, die als "persönlich vertraulich" oder "nur vom Empfänger zu öffnen" gekennzeichnet sind und nicht ausdrücklich vom Kunden freigegeben wurden
- Gerichtspost, die an einen Strafverteidiger des Kunden gerichtet ist
- Sendungen mit kriminalistischer Auffälligkeit (unbekannte Pulver, Geruch, nicht zuzuordnen) - diese werden der Polizei übergeben
4. Widerruf
Der Kunde kann diese Vollmacht jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf erfolgt in der App oder per E-Mail an post@papierfrei-postservice.de. Bereits empfangene Sendungen werden nach Widerruf unverändert weitergeleitet oder auf Wunsch vernichtet. Sendungen, die nach dem Widerruf eingehen, öffnet Papierfrei nicht mehr; sie gehen ungeöffnet an den Absender zurück.
5. Laufzeit
Die Vollmacht gilt ab Erteilung bis zum Widerruf oder Ende des Postservice-Vertrags.
6. Protokollierung
Jede geöffnete Sendung wird mit dem Zeitpunkt ihres Eingangs und einer eigenen Kennung erfasst. In der App sieht der Kunde bei jedem Brief, wann er eingegangen ist und wo sich das Original befindet.
7. Verwahrung der Originale
Die Originale werden ab dem Tag der Einlagerung zwölf Wochen verwahrt. Daran schließen sich sechs Wochen Kulanz an, insgesamt also 126 Tage. Erst nach Ablauf dieser Zeit wird über den Rückversand an Sie oder, sofern Sie das ausdrücklich gewählt haben, über die datenschutzkonforme Vernichtung entschieden.
Haben Sie keine Wahl getroffen, gilt der Rückversand gegen Auslagenersatz als gewählt. Allein wegen Zeitablaufs wird nichts vernichtet. Vor Rückversand oder Vernichtung durchläuft Papierfrei eine abgestufte Warnkaskade. Sie können Ihre Originale jederzeit vorher zurückverlangen.