Information zur KI-Verarbeitung und zum Drittlandbezug (Art. 13, 44 ff. DSGVO)

Version 2026-10-11-v6

1. Ausgangslage

Die Verarbeitung Ihrer Briefe läuft in zwei getrennten Schritten, bei verschiedenen Stellen. Diese Trennung ist für den Drittlandbezug entscheidend, deshalb steht sie hier zuerst.

Schritt 1, die Texterkennung (OCR). Aus dem gescannten Bild wird der Text ausgelesen. Das geschieht mit Software, die auf der von uns betriebenen Rechenumgebung läuft (PaddleOCR, im Störungsfall Tesseract); ein KI-Dienst eines Anbieters ist daran nicht beteiligt. Die dafür nötige Rechenleistung kann von RunPod, Inc. bereitgestellt werden. In diesem Fall wird Ihr Brief in einer Rechenumgebung dieses Anbieters verarbeitet, und der Anbieter kann technisch hineinsehen. Was das bedeutet, steht ausführlich und unbeschönigt in § 6 und § 7 unserer Datenschutzerklärung; dort finden Sie auch den offenen Punkt, dass mit diesem Anbieter noch kein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.

Es sind die Rechner dieses Anbieters, und deshalb kann sein Personal hineinsehen. Anlass dafür sind vor allem Störungen, Supportfälle und Wartung. Der Anbieter hat uns schriftlich bestätigt, dass sein Personal technisch in eine laufende Rechenumgebung hineinsehen kann und dass einzelne Handlungen darin nicht protokolliert werden. In diesem Moment ist der Inhalt Ihres Briefes für ihn im Klartext lesbar; wir würden einen solchen Zugriff nicht bemerken. Das Personal sitzt nach Auskunft des Anbieters nicht nur in den USA, sondern auch in Indien und Kolumbien, und für diese beiden Länder besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Ein Zugriff von dort ist eine Übermittlung in ein Drittland, auch wenn die Daten die EU-Rechenzentren dabei physisch nicht verlassen; wir stützen sie auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Art. 46 DSGVO).

Was wir dagegen tun. Abschalten können wir diese Möglichkeit nicht. Wir halten deshalb die Zeit klein, in der Ihr Brief dort überhaupt liegt: Die Rechenumgebung entsteht erst, wenn Post zur Verarbeitung ansteht, sie wird nach kurzer Zeit ohne Arbeit selbsttätig beendet, sie hat eine feste Höchstlaufzeit, sie bekommt keinen dauerhaften Speicherplatz, und sie darf technisch nur in EU-Rechenzentren entstehen. Gegen einen Zugriff genau während der Verarbeitung hilft das nicht, und das sagen wir Ihnen lieber, als es zu verschweigen.

Dieser Anbieter ist für uns die Lösung für den Anfang, kein Dauerzustand. Zum Start mieten wir die nötige Rechenleistung, weil eigene Ausstattung zu Beginn nicht durchgehend bereitstünde. Geplant ist die Umstellung auf Rechenleistung, die wir selbst in einem Rechenzentrum in Deutschland betreiben; danach entfällt die hier beschriebene Zugriffsmöglichkeit ersatzlos. Einen Zeitpunkt nennen wir dafür bewusst nicht, weil er von der Menge der Post und der Verfügbarkeit der Ausstattung abhängt und wir Ihnen keinen Termin zusagen wollen, den wir nicht sicher halten können. Bis dahin gilt unverändert: diese Rechenleistung ist bei uns abgeschaltet, und über sie läuft keine Post regulärer Kundinnen und Kunden.

Schritt 2, die inhaltliche Auswertung. Danach wird ausgewertet: daraus entstehen Zusammenfassung, Kategorie und die im Brief genannten Termine. Hierfür setzen wir Google Cloud Vertex AI als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein.

Wichtig, damit hier kein falscher Eindruck entsteht: für Schritt 2 wird nicht nur Text übermittelt, sondern auch das Bild der Briefseite. Für einen Teil der Auswertungen reicht der erkannte Text nicht aus, etwa wenn es auf das Aussehen der Seite ankommt. In diesen Fällen wird zusätzlich das Seitenbild als JPEG an Google Cloud Vertex AI übermittelt. Das betrifft nach unserer Messung vom 13.08.2026 vier Auswertungsschritte. Für die Texterkennung in Schritt 1 wird das Bild weiterhin nicht an einen KI-Anbieter gegeben.

Diese Auswertung erfolgt in EU-Rechenzentren von Google (Region europe-west3 in Frankfurt am Main; die semantischen Vektoren der internen Suche in der Region europe-west4 in den Niederlanden; Ausweichregionen ausschließlich innerhalb der EU). Der KI-Chat läuft über den EU-Standort „eu“ von Google: Google verarbeitet die Anfragen dort in Rechenzentren in Mitgliedstaaten der EU und wählt das einzelne Rechenzentrum selbst; Großbritannien und die Schweiz gehören nicht dazu. Wir übermitteln keine Daten aktiv in die USA. Anbieter der Plattform ist die Google LLC mit Sitz in den USA; ein Zugriff durch den US-Mutterkonzern kann in seltenen Fällen nicht völlig ausgeschlossen werden. Für diesen Restbezug greifen die unter Ziffer 3 genannten Garantien.

2. Welche Daten verarbeitet werden

An Google Cloud Vertex AI übermittelt werden für Schritt 2:

Der bei uns erkannte Text Ihres Briefes (OCR-Ergebnis)
Die daraus gewonnenen strukturierten Angaben (z. B. Absender, Betrag, Datum, Referenzen)
Das Bild der Briefseite als JPEG, soweit ein Auswertungsschritt es benötigt (siehe den hervorgehobenen Hinweis unter Ziffer 1)
Zusätzlich das Original als Bild oder PDF, wenn Sie im KI-Chat selbst eine Datei anhängen und ausdrücklich eine Auswertung anfordern (§ 9 der Datenschutzerklärung)

Nicht übermittelt wird Ihr Brief für die Texterkennung: dieser erste Schritt läuft ohne KI-Anbieter. Er kann aber auf einer von RunPod, Inc. bereitgestellten Rechenumgebung stattfinden, siehe Ziffer 1.

Die Daten werden ausschließlich zur Erbringung des Dienstes für Sie verarbeitet. Eine Nutzung Ihrer Dokumente zum Training der KI erfolgt nur, wenn Sie der separaten, freiwilligen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 12 der AGB) zugestimmt haben. Diese Einwilligung ist keine Voraussetzung für die Nutzung der KI-Funktionen.

3. Rechtsgrundlage und Garantien

Die Texterkennung und die inhaltliche Auswertung erfolgen zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Eine Ausnahme gilt für Briefe mit Gesundheitsangaben und ähnlich geschützten Angaben. Für sie greift das Verbot des Art. 9 Abs. 1 DSGVO, das eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO nicht aufhebt. Solche Briefe werten wir nur aus, wenn Sie dafür gesondert und ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Liegt diese Einwilligung nicht vor, unterbleibt die Auswertung; der Brief wird trotzdem angenommen, gescannt, angezeigt und bleibt für Sie nach Wörtern durchsuchbar. Einzelheiten in § 16b der Datenschutzerklärung.

Soweit im Einzelfall ein Drittlandbezug zur Google LLC (USA) entsteht, ist dieser über den EU-US Data Privacy Framework abgesichert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023, Art. 45 DSGVO). Ergänzend bestehen mit Google die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (u. a. Verschlüsselung in Übertragung und Ruhe, EU-Datenresidenz).

4. Restrisiko

Auch bei EU-Datenresidenz lässt sich ein Zugriff durch den US-Mutterkonzern nicht mit absoluter Sicherheit ausschließen, etwa aufgrund US-amerikanischer Rechtsvorschriften (z. B. CLOUD Act, FISA Section 702). Der EU-US Data Privacy Framework adressiert dieses Risiko über verbindliche Zusagen, Aufsichtsmechanismen und eine Beschwerdestelle für Betroffene in der EU.

5. Auftragsverarbeiter und weitere Informationen

Welche Auftragsverarbeiter wir einsetzen und wie wir mit Ihren Daten umgehen, steht in unserer Datenschutzerklärung. Ihre Rechte als betroffene Person (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch) können Sie jederzeit gegenüber datenschutz@papierfrei-postservice.de geltend machen.