Hilfe und Anleitungen

Ihr Start in 3 Schritten

Ab dem 01.02.2027 melden Sie sich an, richten Ihr Konto ein und bringen Ihren ersten Brief zu Papierfrei.

1. Anmelden. Öffnen Sie papierfrei.app am Computer oder Tablet und melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Haben Sie Ihr Passwort vergessen, wählen Sie auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“.
2. Konto einrichten. Nach der Anmeldung führt Sie die Einrichtung Schritt für Schritt. Dabei geben Sie ein Zahlungsmittel an; fällig wird nur, was Sie dort selbst als Aufladung wählen. Dort sehen Sie auch, wie Ihre Post zu Papierfrei kommt: „Papierfrei-Adresse jedem mitteilen“.
3. Ersten Brief holen. Laden Sie einen Brief über „Scan hochladen“ hoch, oder teilen Sie Ihren Absendern Ihre Papierfrei-Adresse mit.

Gut zu wissen

• Bitte merken Sie sich den Termin. Eine Erinnerung per E-Mail können wir Ihnen derzeit nicht zusagen.
• Auf dem Telefon ist Ihr Konto im Browser nicht verfügbar. Die Android-App ist für den Start geplant, die App für das iPhone folgt ab März 2027.
• Die Leistungen zur ersten Aufladung beginnen frühestens mit dem Start. Die 250 App-Scans gelten 30 Tage ab Ihrer ersten Aufladung ab 20 €.
• Kosten entstehen erst, wenn Sie Guthaben aufladen und Briefe verarbeitet werden.

Was heißt „Kundenkonto reservieren“?

Sie legen heute kostenlos ein Konto an, und anmelden und nutzen können Sie Papierfrei ab dem 01.02.2027.

1. Reservieren. Wählen Sie auf papierfrei.app „Kundenkonto reservieren“ und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort und die Zustimmungen an, die wir zum Start brauchen.
2. E-Mail bestätigen. Danach sehen Sie Ihre Papierfrei-Adresse und Hinweise für die Zeit bis zum Start. Fehlt die Bestätigungsmail, sehen Sie bitte im Spam-Ordner nach und schreiben Sie uns sonst an post@papierfrei-postservice.de.
3. Warten. Bis zum Start nehmen wir für Sie keine Post an und berechnen nichts. Melden Sie sich vorher an, landen Sie auf der Seite „Ihr Kundenkonto ist reserviert“. Das ist kein Fehler.
4. Starten. Ab dem 01.02.2027 melden Sie sich an und richten Ihr Konto Schritt für Schritt ein.

Gut zu wissen

• Kosten: Die Reservierung ist kostenlos, und wir fragen dabei keine Zahlungsdaten ab. Bei der Einrichtung ab dem 01.02.2027 geben Sie ein Zahlungsmittel an. Kosten entstehen erst, wenn Sie Guthaben aufladen und Briefe verarbeitet werden.
• Vertrag: Rechtlich ist das ein kostenloser Nutzungsvertrag. Er kommt mit der Bestätigung per E-Mail zustande, die Leistungen beginnen erst mit dem Start. Widerruf und Kündigung stehen Ihnen auch für ein reserviertes Konto offen.
• Kündigen: über den Link „Verträge hier kündigen“ ganz unten auf unserer Website, mit Name und E-Mail-Adresse und dem Knopf „Jetzt kündigen“. Zum Schutz vor Kündigungen durch Dritte führen wir eine Kündigung ohne Anmeldung frühestens sieben Tage nach ihrem Eingang aus.
• Verschiebung: Verschiebt sich der Start, teilen wir Ihnen das in Textform mit.
• Daten löschen: Schreiben Sie an datenschutz@papierfrei-postservice.de mit dem Betreff „Löschung meines Kontos“.
• Zur ersten Aufladung: Mit Ihrer ersten Aufladung ab 20 €, möglich ab dem 01.02.2027, erhalten Sie einmalig 250 App-Scans für 30 Tage, 12 Monate lang jeden Monat 50.000 KI-Token und 5 € Bonus.

Was mache ich bis Februar?

Bis zum 01.02.2027 müssen Sie nichts tun, denn an Ihrer Post ändert sich nichts.

1. Post wie gewohnt empfangen. Ihre Briefe kommen weiter bei Ihnen an. Vorher nehmen wir für Sie keine Post an.
2. Briefe sammeln. Legen Sie Briefe, die Sie digital haben möchten, auf einen Stapel. Nach dem Start scannen Sie sie mit der App oder laden sie hoch.
3. Adresse noch nicht weitergeben. Teilen Sie Ihre Papierfrei-Adresse Ihren Absendern erst ab dem 01.02.2027 mit.
4. Papierfrei ansehen. Die Demo auf papierfrei.app zeigt Ihnen am Computer einen Posteingang mit Beispielbriefen, ganz ohne Konto. Unsere Muster-Vorlagen lesen Sie ebenfalls ohne Konto.
5. Termin merken. Notieren Sie sich den 01.02.2027 und bewahren Sie Ihr Passwort gut auf. Ist es weg, wählen Sie auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“.

Gut zu wissen

• Wenn Sie vor dem 01.02.2027 eine Lösung brauchen, nehmen Sie besser einen anderen Anbieter, denn wir können vorher noch nichts für Sie tun.
• Fragen beantworten wir per E-Mail an post@papierfrei-postservice.de. Mit „Rückruf vereinbaren“ auf der Startseite rufen wir Sie an, das Gespräch ist kostenlos.

So kommt Ihre Post zu uns

Ihre Briefe kommen ab dem 01.02.2027 zu uns, wenn Sie Ihren Absendern Ihre Papierfrei-Adresse mitteilen; von selbst ändert sich nichts.

1. Adresse finden. Sie steht ab dem 01.02.2027 in Ihrer „Übersicht“. Steht dort „Ihre Papierfrei-Adresse erstellen“, öffnen Sie den Eintrag, bestätigen die Empfangsvollmacht und wählen „Adresse jetzt erstellen“.
2. Absender auswählen. Überlegen Sie, von wem Post zu uns kommen soll: von allen Absendern oder nur von einzelnen.
3. Adresse mitteilen. Teilen Sie jedem dieser Absender Ihre Papierfrei-Adresse als neue Adresse mit. Das macht niemand für Sie. Dabei hilft Ihnen die Seite „Kontakte“: Im Bereich „Neue Adresse mitteilen“ wählen Sie je Kontakt „Mitteilung senden“, per E-Mail oder als Brief, und sehen, wen Sie schon informiert haben.
4. Behörden und Gerichte auslassen. Post vom Amtsgericht, Finanzamt oder Jobcenter kommt oft als förmliche Zustellung. Der Nachsendeauftrag leitet solche Post in der Regel nicht weiter, und wir nehmen sie auch nicht an, weil wir dafür nicht unterschreiben. Geben Sie Behörden und Gerichten deshalb bitte eine Adresse, an der Sie selbst erreichbar sind, nicht unsere. Sonst geht die Sendung an den Absender zurück.
5. Übergang im Blick behalten. Bis ein Absender Ihre neue Adresse nutzt, kommen seine Briefe weiter bei Ihnen an. Diese Briefe können Sie selbst hochladen.

Gut zu wissen

• Nicht für diese Adresse: Bankkarten und PIN-Briefe, Einschreiben eigenhändig, förmliche Zustellungen (gelbe Briefe) und Waren. Nennen Sie dafür eine Anschrift, an der Sie selbst erreichbar sind. Die Adresse ist auch keine Wohn- oder Meldeanschrift.
• Kosten: Die Adresse selbst kostet Sie nichts. Briefe, die dort für Sie ankommen, werden über Ihr Guthaben abgerechnet. Nach der Lagerzeit können Kosten für Rückversand oder weitere Lagerung der Originale dazukommen.
• Und der Nachsendeauftrag der Deutschen Post? Wir empfehlen ihn nicht: Die Deutsche Post schreibt selbst, dass sich ihr Nachsendeservice nicht für die Weiterleitung von Briefen zur Digitalisierung eignet. Ob Sie ihn trotzdem beauftragen, entscheiden Sie selbst: Er gehört nicht zu Papierfrei, und wir können nicht zusagen, dass Ihre Post so bei uns ankommt.

Die App aufs Handy

Die Android-App ist für den Start am 01.02.2027 geplant und steht heute noch nicht im Play Store; die App für iPhone und Windows folgt ab März 2027.

1. Android: App holen. Sobald die App im Google Play Store steht, finden Sie den Link hier. Heute können Sie sie noch nicht installieren.
2. Android: anmelden. Öffnen Sie die App und melden Sie sich ab dem 01.02.2027 mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.
3. Android: Brief aufnehmen. Wählen Sie „Fotografieren“ und erlauben Sie der App die Kamera, oder wählen Sie „Hochladen“ für eine Datei.
4. iPhone und Windows: bis März 2027 im Browser. Öffnen Sie papierfrei.app am Computer oder Tablet. Im Browser eines Telefons ist Ihr Konto nicht verfügbar.

Gut zu wissen

• Ihre 250 App-Scans gelten auch beim KI-Scan im Browser, nicht nur in der App. Die 30 Tage beginnen mit Ihrer ersten Aufladung ab 20 €.
• Die Demo auf papierfrei.app ist für den Computer gemacht.

Briefe selbst hochladen

Ab dem 01.02.2027 laden Sie Briefe als PDF oder Foto selbst in Ihren Posteingang, ganz ohne Papierfrei-Adresse.

1. Seite öffnen. Wählen Sie am Computer oder Tablet in der Seitenleiste „Scan hochladen“.
2. Dateien wählen. Ziehen Sie Ihre Dateien in das Feld oder wählen Sie sie aus. Möglich sind PDF, JPG und PNG, höchstens 50 MB je Brief. Vom eigenen Scanner speichern Sie den Brief einfach als PDF.
3. Briefe trennen. Liegen mehrere Briefe in einer Datei, schlägt „Briefe automatisch erkennen“ die Trennung vor. Prüfen Sie den Vorschlag. Mit „Zu einem Brief“ verbinden Sie markierte Seiten von Hand.
4. Scan-Art wählen. „KI-Scan“ kostet 9 Cent je Seite und erkennt Absender, Betrag und Termine und schreibt eine Zusammenfassung. „Archiv-Scan“ kostet 1 Cent je Seite und macht den Brief nur durchsuchbar. Die Kosten sehen Sie vor dem Hochladen.
5. Hochladen. Wählen Sie „Brief hochladen“. Der Brief steht sofort in Ihrem Posteingang, die Auswertung läuft im Hintergrund weiter.

Gut zu wissen

• Ihre 250 App-Scans gelten nur für den KI-Scan, 30 Tage ab Ihrer ersten Aufladung ab 20 €. Danach wird von Ihrem Guthaben abgebucht.
• Reicht Ihr Guthaben nicht, wird der Brief nicht verarbeitet und es wird nichts abgebucht.
• Geschützte PDF-Dateien bleiben jeweils ein eigener Brief.
• In der Android-App wählen Sie „Fotografieren“ oder „Hochladen“.

So bekommen Sie Hilfe

Sie erreichen uns per E-Mail, über das Kontaktformular oder mit einem Rückruf, und ab dem 01.02.2027 auch in Ihrem Konto.

1. Ohne Anmeldung. Schreiben Sie an post@papierfrei-postservice.de, nutzen Sie das Kontaktformular ganz unten auf der Startseite, oder wählen Sie auf der Startseite „Rückruf vereinbaren“. Der Rückruf ist kostenlos.
2. Im Konto, eine Frage. Wählen Sie in der Seitenleiste „Helfer fragen“. Hier antwortet unsere KI. Jede Frage verbraucht KI-Token, mindestens 1.000.
3. Im Konto, ein Problem. Wählen Sie „Support“ und beschreiben Sie Ihr Problem. Unsere KI versucht es zuerst selbst zu lösen und leitet es sonst an einen Menschen weiter. Auch das läuft über den KI-Chat und verbraucht KI-Token. Antworten sehen Sie auf derselben Seite.
4. Im Konto, ein Rückruf. Unter „Helfer fragen“ finden Sie „Rückruf vereinbaren“.
5. In der Android-App. Wählen Sie „Konto“, dann „Hilfe und Kontakt“. Unter „Hilfe“ stehen häufige Fragen, unter „Support“ schreiben Sie uns oder vereinbaren einen Rückruf.

Gut zu wissen

• Anrufe nehmen wir nicht an, es gibt den Rückruf.
• Zum Datenschutz schreiben Sie an datenschutz@papierfrei-postservice.de.
• Wir sind ein kleiner Betrieb und antworten, so schnell wir können. Geht es um einen Brief von einer Behörde oder einem Gericht, ziehen wir Ihre Anfrage vor. Eine feste Antwortzeit sagen wir Ihnen nicht zu; für Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten gilt die gesetzliche Höchstdauer von einem Monat.

Familie und Unterkonten

Mit einer Kontengruppe verbinden Sie ab dem 01.02.2027 mehrere Konten: Ihr registriertes Konto ist das Hauptkonto, jede eingeladene erwachsene Person behält ihr eigenes Konto und ihr eigenes Kennwort.

1. Bereich öffnen. Öffnen Sie die Einstellungen und dort „Kontengruppe“.
2. Einladen. Wählen Sie „Person einladen“, tragen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein und wählen Sie „Einladung senden“. Die Einladung gilt 14 Tage.
3. Beitritt. Die Person öffnet den Link in der E-Mail, legt ihr Kennwort selbst fest, stimmt selbst zu und wählt „Jetzt beitreten“. Möchte sie nicht, wählt sie „Einladung ablehnen“.
4. Rechte festlegen. Unter „Wer sieht welche Briefe“ legen Sie für jedes Paar von Konten fest: „sieht nichts“, „ansehen“ oder „bearbeiten“.

Gut zu wissen

• Solange nichts anderes festgelegt ist, sieht und bearbeitet das Hauptkonto alle Briefe der Unterkonten, auch persönliche und vertrauliche. Kein Unterkonto sieht die Briefe eines anderen.
• Unterkonten und Empfangsadressen zählen zusammen: Die ersten 10 sind ohne Entgelt, jedes weitere kostet 5,00 € im Monat vom Guthaben des Hauptkontos.
• Die Preis-Staffel zählt für die ganze Gruppe, aber jedes Konto zahlt seine Briefe aus dem eigenen Guthaben. Guthaben übertragen können Sie noch nicht.
• Einladungen für Minderjährige sind noch nicht möglich. Unterkonten für Kinder sind in Vorbereitung.
• Endgültig löschen kann einen Brief nur das Konto, dem er gehört. Die Gruppe lässt sich jederzeit wieder verlassen.

Belege für die Buchhaltung

Ab dem 01.02.2027 laden Sie Ihre Belege als CSV-Datei für DATEV, Lexware Buchhalter oder WISO MeinBüro herunter; eine direkte Übertragung an einen Anbieter gibt es noch nicht.

1. Bereich öffnen. Öffnen Sie die Einstellungen, dann „Export“ und „Jetzt exportieren“.
2. Zeitraum wählen. Tragen Sie „Von“ und „Bis“ ein.
3. Ziel wählen. „DATEV-Datei (CSV)“, „Lexware Buchhalter (CSV)“, „WISO MeinBüro (CSV)“ oder „Papierfrei-Rechnungsposten (CSV)“ für Ihre Zahlungen an uns.
4. Hinweis bestätigen. Bei Lexware und WISO bestätigen Sie, dass die Buchungsvorschläge nur ein Hilfsmittel sind.
5. Herunterladen. Laden Sie die Datei herunter, zum Beispiel mit „DATEV-CSV herunterladen“, und geben Sie sie an Ihre Steuerberatung weiter.

Gut zu wissen

• DATEV-Datei: ein vorläufiges Format. Sie enthält Ihre Belegdaten, die Spalten für Konten und Steuerschlüssel bleiben bewusst leer. Die Zuordnung übernimmt Ihre Steuerberatung.
• Lexware und WISO: Konto, Gegenkonto und USt-Schlüssel sind ein Vorschlag, den Sie vor dem Import prüfen. In die Datei kommen nur Belege, aus denen sich eine vollständige Buchung bilden lässt. Wie viele außen vor bleiben, sagen wir Ihnen nach dem Herunterladen.
• Regelmäßig: Unter „Wiederkehrender Export“ legen Sie mit „Wiederkehrenden Auftrag anlegen“ einen festen Rhythmus an.
• Direkte Verbindungen zu Buchhaltungs-Anbietern sehen Sie im Export ausgegraut mit „Bald verfügbar“. Einen Termin dafür nennen wir nicht.

DATEV, Lexware und WISO sind Marken der jeweiligen Inhaber. Es besteht keine Geschäftsbeziehung oder Zertifizierung. Die Bezugnahme erfolgt rein beschreibend zur Angabe des Dateiformats.