Transparenz-Hinweis zu KI-Systemen (AI-Act)

1. Einsatz von KI-Systemen

Papierfrei setzt zur Bearbeitung eingehender Post KI-Modelle ein. Sie übernehmen Texterkennung (OCR), Kategorisierung des Brieftyps und Extraktion von Metadaten wie Absender, Betrag und Fristen.

Der Export von Belegen in eine Datei für Ihre Buchhaltung ist keine KI-Funktion. Kontierungsvorschläge (Konto und Steuerschlüssel) in dieser Datei entstehen nach festen Regeln und nach den Zuordnungen, die Sie selbst hinterlegen, nicht durch ein KI-Modell. Eine Empfehlung, an welches Buchhaltungsprogramm ein Beleg gehen soll, gibt die KI nicht.

2. Eingesetzte Modelle und Anbieter

• PaddleOCR, Tesseract (Texterkennung): Die Modelle laufen in unserer eigenen Verarbeitungsumgebung. Für die dafür nötige Rechenleistung setzen wir RunPod, Inc. ein; die Verarbeitung ist technisch auf Rechenzentren innerhalb der EU festgelegt (Rumänien, Schweden, Niederlande).
• Google Cloud Vertex AI (EU-Rechenzentren: das Sprachmodell in der Region europe-west3 in Frankfurt am Main, die semantischen Vektoren in der Region europe-west4 in den Niederlanden; Ausweichregionen ausschließlich innerhalb der EU; der KI-Chat über den EU-Standort „eu“, bei dem Google das Rechenzentrum innerhalb der EU-Mitgliedstaaten selbst wählt): Kurzzusammenfassung, Kennzahlen-Kacheln, Kategorisierung, Absender- und Fristerkennung, KI-Chat (Postfach-KI-Assistent und Fragen zu einzelnen Briefen), die optionale Übersetzung in Leichte Sprache sowie die Erzeugung semantischer Vektoren (Embeddings) für die interne Such- und Ähnlichkeitsfunktion. Dies ist der einzige Dienst, der den Briefinhalt inhaltlich auswertet.
• Interne Regelsets (Brief-Katalog mit 14 Brieftypen-Klassen, lokal)

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die KI-Verarbeitung selbst findet in Rechenzentren in der EU statt; Anfragen an KI-Dienste außerhalb der EU sind technisch gesperrt. Beide Anbieter haben ihren Sitz oder ihre Muttergesellschaft in den USA. Ein Zugriff von dort lässt sich deshalb nicht völlig ausschließen, und bei RunPod kann Personal in einer laufenden Rechenumgebung auch aus Ländern außerhalb der EU mitlesen. Für diesen Restbezug stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter zertifiziert ist, und auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO). Eine pauschale Aussage, ein Drittlandbezug sei ausgeschlossen, wäre unzutreffend und wird hier bewusst nicht getroffen. Einzelheiten: Drittland-Information und Datenschutzerklärung (§ 6, § 7).

3. Transparenz über KI-Entscheidungen

Alle KI-Einordnungen werden dem Nutzer klar gekennzeichnet. Sie sind Vorschläge: Kategorie, erkannte Termine und Beträge kann der Nutzer jederzeit selbst ändern, eine Bestätigung jeder einzelnen Einordnung ist nicht vorgesehen. Eine rein automatische Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; was der Nutzer mit einem Brief tut, entscheidet er selbst.

4. Hinweispflichten

KI-erzeugte Inhalte tragen in der App einen sichtbaren Hinweis, dass sie von einem KI-System stammen, etwa die Kennzeichnung „KI-Zusammenfassung“ beim Brief oder „KI-Antwort“ im KI-Chat. Der Hinweis steht beim Inhalt, solange dieser angezeigt wird.

5. Menschliche Kontrolle

Jede KI-Empfehlung kann vom Nutzer korrigiert werden. Korrekturen fließen in ein Feedback-Loop-System zur Verbesserung des Modells ein. Die Korrekturen werden dauerhaft als Lerndaten gespeichert.

6. Grenzen

Die KI kann Fehler machen. Papierfrei haftet nicht für Folgen einer nicht geprüften Übernahme von KI-Empfehlungen. Sicherheitsrelevante Entscheidungen (z. B. Fristwahrung bei Mahnbescheid) müssen vom Nutzer eigenverantwortlich geprüft werden.

7. Beschwerde

Bei Fragen oder Beschwerden zur KI-Verarbeitung wenden Sie sich an datenschutz@papierfrei-postservice.de. Beschwerden an die zuständige Marktüberwachungsbehörde (Bundesnetzagentur ab 02.08.2026) bleiben unberührt.