Welche Dokumente müssen Sie im Original aufbewahren?

Sie haben den ganzen Aktenordner gescannt und wollen den Papierberg endlich loswerden. Gute Idee, aber bei manchen Papieren wäre das ein Fehler. Ein paar Dokumente brauchen Sie im Original, weil eine Kopie oder ein Scan rechtlich nicht ausreicht. Hier erfahren Sie, welche das sind und was Sie nach dem Scannen bedenkenlos wegwerfen können.

Die einfache Faustregel

Fragen Sie sich bei jedem Dokument: Brauche ich später vielleicht das echte Papier mit Unterschrift, Siegel oder Sicherheitsmerkmal? Wenn ja, heben Sie es auf. Wenn nein, reicht der Scan für Ihre eigene Übersicht.

Für die meisten Alltagsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge oder Infoschreiben genügt ein gut lesbarer Scan. Probleme entstehen nur bei einer kleinen Gruppe von Urkunden und Verträgen, bei denen die Unterschrift oder das Original selbst der eigentliche Wert ist.

Diese Dokumente immer im Original behalten

Bei diesen Papieren sollten Sie das Original aufbewahren, oft an einem sicheren Ort wie einem Dokumentensafe:

• Personenstandsurkunden: Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde
• Notarielle Urkunden und Testamente: Ausfertigungen notarieller Urkunden, beglaubigte Vollmachten, Ihr handschriftliches Testament. Notarielle Testamente und meist auch Erbverträge liegen ohnehin beim Nachlassgericht; Sie selbst haben davon eine Abschrift.
• Verträge mit Unterschrift, die Sie noch durchsetzen müssen: Kauf-, Darlehens- oder Bürgschaftsverträge
• Zeugnisse und Diplome: Schul-, Ausbildungs- und Hochschulzeugnisse
• Bescheide mit Rechtswirkung, solange ein Widerspruch möglich ist: das Original kann dafür wichtig sein
• Renten- und Versicherungsnachweise mit langfristiger Bedeutung

Der Grund: Bei diesen Dokumenten zählt die echte Unterschrift oder das amtliche Merkmal. Ein Scan zeigt den Inhalt, ersetzt das Original aber nicht: Ob er etwas beweist, entscheidet im Streit das Gericht.

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Diese Dokumente dürfen Sie nach dem Scan vernichten

Hier reicht in aller Regel ein sauberer Scan für Ihre private Ablage:

Wichtig: Werfen Sie nichts weg, solange noch ein Termin läuft oder ein Vorgang offen ist. Eine genaue Übersicht, wie lange Sie private Unterlagen aufheben sollten, finden Sie in unserer Tabelle zur Aufbewahrung privater Unterlagen.

So scannen Sie richtig, damit der Scan später taugt

Ein schlechter Scan ist fast wertlos. Achten Sie auf diese Punkte:

1. Vollständig: Alle Seiten, Vorder- und Rückseite, nichts abgeschnitten.
2. Lesbar: Mindestens so scharf, dass jede Zahl und jeder Stempel klar erkennbar ist.
3. Durchsuchbar: Ein Scan mit Texterkennung lässt sich später wiederfinden, statt in hunderten Bildern zu suchen.
4. Geordnet: Sinnvolle Kategorien helfen mehr als ein einziger riesiger Ordner.
5. Gesichert: Eine Sicherung, damit ein Festplattendefekt nicht alles vernichtet.

Wenn Sie überlegen, ob sich das Scannen ganzer Aktenordner überhaupt lohnt, hilft Ihnen der Kostenüberblick in Aktenordner digitalisieren: was kostet das.

Wie Papierfrei dabei hilft

Papierfrei hilft vor allem bei dem Teil, der nach dem Scan bleibt: alles wiederzufinden. Ab dem Start am 01.02.2027 laden Sie Fotos und PDFs im Browser hoch, am Rechner oder am Handy. Neue Post kommt über den digitalen Briefkasten an Ihre Papierfrei-Adresse und wird dort geöffnet und gescannt. Ganze Ordner und Kartons können Sie uns auch als Paket schicken. Jedes Dokument, das wir der Sendung entnehmen, kostet wie ein Brief nach der Staffel. Paletten kündigen Sie bitte vorher über das Kontaktformular oder einen Rückruf an.

Jedes Dokument wird ein durchsuchbares PDF mit allen seinen Seiten. Die KI fasst es in einfachen Sätzen zusammen und erkennt Absender, Kategorie und Beträge; steht im Dokument ein Datum, wird es automatisch erkannt. Das ist eine Hilfe ohne Gewähr und keine Rechts- oder Steuerberatung. Gescannte und hochgeladene Dokumente bleiben zehn Jahre in Ihrem Konto, und solange Sie Papierfrei nutzen, löschen wir sie nicht. Sie laden sie jederzeit als PDF und Ihre Belegdaten als CSV herunter. Verarbeitet wird in der Europäischen Union.

Papier, das Sie uns schicken, verwahren wir ab der Einlagerung zwölf Wochen, danach folgen sechs Wochen Kulanz. Vernichtet wird nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch; haben Sie bis dahin nichts gewählt, gehen die Originale per Rückversand an Sie zurück, und der Rückversand ist kostenpflichtig (die Beträge stehen unter Papier-Originale). Für die Frage Original oder Scan heißt das: Was Sie im Original brauchen, lassen Sie sich zurückschicken oder legen es gar nicht erst in die Sendung. Wie das Digitalisieren bei Papierfrei abläuft und was es kostet, steht auf der Seite Dokumente digitalisieren.

Was Ihre Postmenge kostet, rechnen Sie am Regler auf der Startseite aus: zum Rechner. Ihr Kundenkonto reservieren Sie schon heute, nutzen können Sie es ab dem 01.02.2027: Kundenkonto reservieren. Den Briefkasten-Service mit eigener Empfangsadresse schalten wir frei, sobald er startet.

Häufige Fragen

Reicht ein Scan vor Gericht? Ein Scan ist kein Original. Das Gericht würdigt ihn frei, und bei Urkunden und unterschriebenen Verträgen kann es auf das Papier ankommen. Im Zweifel behalten Sie das Original.

Wie lange muss ich Kontoauszüge aufheben? Privat reicht meist der Scan zur eigenen Übersicht. Details und konkrete Zeiträume finden Sie in der Tabelle zur Aufbewahrung privater Unterlagen.

Darf ich ein altes Testament nach dem Scannen wegwerfen? Nein. Ein handschriftliches Testament gilt nur im Original. Wer sein eigenes Testament vernichtet, widerruft es nach dem Gesetz im Zweifel (§ 2255 BGB). Ein notarielles Testament liegt beim Nachlassgericht in amtlicher Verwahrung; Ihre Abschrift dürfen Sie scannen.

Was mache ich mit Garantiebelegen? Behalten Sie den Beleg, solange die Garantie läuft. Ein zusätzlicher Scan hilft, falls das Papier verblasst.

Wie entscheide ich nach dem Scan über das Original? Eine Checkliste dazu finden Sie in Alte Unterlagen ausmisten: was weg darf.