Dokumente digitalisieren: selbst hochladen oder scannen lassen

Zwei Wege, Ihre Unterlagen zu digitalisieren

1. Selbst hochladen. Sie fotografieren Ihre Dokumente mit dem Handy oder laden vorhandene PDFs im Browser hoch, am Rechner oder am Handy. Das geht ab dem Start am 01.02.2027. Ideal für einzelne Unterlagen und alles, was gerade auf dem Tisch liegt.
2. Dokumente scannen lassen. Sie schicken uns Ihre Unterlagen als Brief, Großbrief, Maxibrief oder Paket, auch palettenweise; Paletten kündigen Sie bitte vorher an. Wir öffnen, scannen und stellen alles in Ihrem Konto bereit. Sinnvoll, wenn sich Ordner und Kartons angesammelt haben, die Sie nicht Blatt für Blatt selbst fotografieren wollen.

Beide Wege enden am selben Ort: in Ihrem Papierfrei-Konto, zusammen mit der Post, die Sie künftig über den digitalen Briefkasten empfangen. So entsteht ein digitales Archiv, in dem alte Unterlagen und neue Briefe nebeneinander liegen.

Was aus jedem digitalisierten Dokument wird

Ein Foto im Handy ist noch keine Ordnung. Deshalb wird jedes Dokument nach dem Scan aufbereitet.

• Ein PDF je Dokument: alle Seiten eines Dokuments landen in genau einer Datei, auch bei einem einseitigen Schreiben.
• Texterkennung und Volltextsuche: der Text jeder Seite wird erkannt, Sie finden Unterlagen über jedes Wort, das darin steht.
• Automatische Einordnung: Absender, Kategorie, Beträge und Kundennummern werden erkannt. Steht im Dokument ein Datum, wird es automatisch erkannt.
• Zusammenfassung und Übersetzung: worum es geht, in normalen Sätzen, auf Wunsch in acht Sprachen.
• Termine im Blick: erkannte Termine erscheinen in Ihrem Dashboard, mit Erinnerung.

Die Erkennung ist eine Hilfe und keine Rechtsberatung. Jedes Feld können Sie selbst korrigieren, und das Original liegt mit einem Klick daneben.

Welche Unterlagen sich zum Digitalisieren lohnen

Am meisten bringt es bei Papier, das Sie immer wieder suchen oder lange aufbewahren müssen:

• Rechnungen und Belege für Steuererklärung, Garantie und Erstattung.
• Verträge für Strom, Handy, Versicherung und Miete, samt Kündigungsterminen.
• Versicherungsunterlagen wie Policen, Beitragsrechnungen und Schadensmeldungen.
• Steuerunterlagen wie Bescheide, Lohnsteuerbescheinigungen und Spendenquittungen (Steuerunterlagen privat digitalisieren).
• Akten und Aktenordner, die heute im Keller oder im Schrank Platz wegnehmen (Aktenordner digitalisieren: Kosten).

Einige Dokumente bleiben trotzdem im Original wichtig, etwa Urkunden, Zeugnisse und notarielle Verträge. Was nach dem Scan weg darf und was Sie behalten, zeigt die Checkliste Alte Unterlagen ausmisten. Welche Papiere ins Original gehören, erklärt Welche Dokumente Sie im Original aufbewahren, wie lange Sie Unterlagen aufheben, die Tabelle zur Aufbewahrung privat.

Kosten: Dokumente digitalisieren lassen

Alles läuft über Guthaben, ohne festen Monatsbetrag. Sie zahlen nur, was Sie tatsächlich digitalisieren.

Alle Preise inklusive Umsatzsteuer. Post, die an Ihre Papierfrei-Adresse kommt, kostet ab 1,49 € je Brief, mit mehr Briefen im Monat günstiger; die ganze Staffel steht auf der Seite Post scannen lassen. Schicken Sie uns Unterlagen zu, kostet jedes Dokument, das wir der Sendung entnehmen, wie ein Brief nach dieser Staffel, auch bei Kartons und Paletten. Paletten kündigen Sie bitte vorher über den Kontakt auf der Startseite an.

Sicher digital aufbewahren

Ihre Dokumente werden in der Europäischen Union gescannt, gespeichert und ausgewertet, die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt. Gescannte und hochgeladene Dokumente bleiben zehn Jahre in Ihrem Konto, und solange Sie Papierfrei nutzen, löschen wir sie nicht. Sie laden sie jederzeit als PDF und Ihre Belegdaten als CSV herunter.

Schicken Sie uns Papier zu, verwahren wir die Originale ab der Einlagerung zwölf Wochen, danach folgen sechs Wochen Kulanz. Vernichtet wird nur, wenn Sie das ausdrücklich wählen; das Schreddern ist kostenlos, und der Scan bleibt erhalten. Haben Sie bis dahin nichts gewählt, gehen die Originale per Rückversand an Sie zurück; der Rückversand ist kostenpflichtig, die Beträge stehen auf der Seite Digitaler Briefkasten. Welche Dienstleister wofür eingesetzt werden, steht in der Datenschutzerklärung.

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