Digitaler Briefkasten: Ihre Post online lesen und verstehen

Was ist ein digitaler Briefkasten?

Ein digitaler Briefkasten ist ein Postservice, der Ihre Briefe stellvertretend empfängt und sie Ihnen als Scan bereitstellt. Statt an Ihre Wohnanschrift geht die Post an eine Empfangsadresse des Dienstes. Dort wird sie geöffnet, gescannt und in Ihr Konto gelegt. Sie öffnen Ihre Post dann im Browser, am Rechner, am Tablet oder am Handy, mit denselben Zugangsdaten und demselben Stand.

Der Unterschied zur Scan-App: Sie müssen nichts selbst fotografieren. Der Unterschied zum Nachsendeauftrag allein: Die Post kommt nicht als Papier hinterher, sondern als Datei, egal wo Sie gerade sind. Ihr Briefkasten digital, ohne dass Sie für jeden Brief zu Hause sein müssen. Briefe mit Zustellungsurkunde leitet der Nachsendeauftrag allerdings in aller Regel nicht weiter, mehr dazu unter Post umleiten.

Post digital empfangen: so kommen Ihre Briefe aufs Handy

Post digital empfangen heißt bei Papierfrei: Der Brief kommt auf Papier bei uns an und liegt kurz darauf als Scan in Ihrem Posteingang. Sie müssen dafür weder zu Hause sein noch etwas selbst fotografieren. Ob Sie im Urlaub sind, unter der Woche auf Montage oder für ein paar Monate im Ausland: Sie lesen Ihre Briefe online, sobald sie eingescannt sind.

• Im Browser: am Rechner, am Tablet oder am Handy, ohne etwas zu installieren.
• In der Android-App: mit Push-Benachrichtigung, wenn neue Post da ist. Die App für das iPhone folgt ab März 2027.
• Mit Erklärung: Zu jedem Brief steht in einfachen Sätzen, worum es geht und welches Datum darin genannt ist.

Das Papier geht dabei nicht verloren. Was mit Ihren Originalen geschieht, steht weiter unten unter Papier-Originale.

Ihr digitales Postfach für die Papierpost

Viele suchen nach einem digitalen Postfach und meinen damit genau das: einen Ort, an dem alle Briefe digital ankommen. Wichtig ist die Abgrenzung. Das digitale Postfach Ihrer Bank, Ihrer Krankenkasse oder eines Behördenportals empfängt nur elektronische Nachrichten dieses einen Absenders. Briefe, die weiterhin auf Papier verschickt werden, landen dort nicht.

Papierfrei ist Ihr digitales Postfach für die Papierpost. Briefe aller Absender kommen an Ihre Papierfrei-Adresse, vom Vermieter über die Versicherung bis zum Amt, und liegen danach gescannt und erklärt in einem einzigen Posteingang. Die Postfächer Ihrer Bank oder des Finanzamts ersetzt das nicht; es ergänzt sie um alles, was noch per Brief kommt.

So funktioniert der digitale Briefkasten von Papierfrei

1. Vollmacht erteilen. Im Onboarding erteilen Sie uns die Vollmacht, Ihre Post zu empfangen und zu öffnen. Ohne diese Vollmacht nehmen wir keine Post entgegen und öffnen nichts. Sie können sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; danach geht eingehende Post ungeöffnet an den Absender zurück.
2. Papierfrei-Adresse nutzen. Sie erhalten Ihre persönliche Papierfrei-Empfangsanschrift und richten damit den Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post ein. Alternativ teilen Sie die neue Anschrift Ihren Absendern direkt mit. Wie das genau geht, steht unter Post umleiten.
3. Öffnen und scannen. Ihre Briefe werden in einem abschließbaren, videoüberwachten Scanbereich geöffnet und gescannt. Ein Brief erscheint in Ihrem Posteingang, sobald das Original eingelagert ist. Was dieser Post Scan Service im Einzelnen leistet, lesen Sie auf der Seite zum Post scannen lassen.
4. Die KI erklärt. Absender und Kategorie, eine Zusammenfassung in normalen Sätzen, Beträge, Kundennummern und Verwendungszwecke werden erkannt. Auf Wunsch lesen Sie den Brief in über 50 Sprachen, und die KI formuliert einen Antwortvorschlag. Die Erkennung ist eine Hilfe, keine Rechtsberatung: Ihr Originalbrief liegt mit einem Klick daneben.
5. Termine im Blick. Steht im Brief ein Datum, wird es automatisch erkannt. Erkannte Termine erscheinen chronologisch in Ihrer Übersicht, dazu kommen Push-Mitteilungen und auf Wunsch E-Mail-Erinnerungen.
6. Antworten vorbereiten. Im Briefeditor schreiben Sie Ihre Antwort, auf Wunsch mit einer Vorlage, etwa für einen Widerspruch oder eine Kündigung, und erhalten den fertigen Brief als PDF.

Sie finden jeden Brief später über die Volltextsuche wieder: Gesucht wird im ganzen erkannten Text, nicht nur im Dateinamen.

Was mit Ihren Papier-Originalen passiert

Nach dem Scan werden die Originale 12 Wochen eingelagert, dazu kommen 6 Wochen Kulanz, ohne gesondertes Entgelt. Danach schicken wir sie Ihnen gesammelt zurück; dafür berechnen wir 24,99 € je angefangene 1.000 Dokumente plus Porto. Einzelne Originale können Sie vorher anfordern, für 0,60 € je Brief plus 2,95 € je Sendung plus Porto.

Vernichtet wird ein Original nur, wenn Sie es ausdrücklich wählen. Das Schreddern ist kostenlos, erfolgt nach DIN 66399, und Ihr digitaler Scan bleibt dabei erhalten.

Digitaler Briefkasten: Kosten auf Guthabenbasis

Es gibt keinen festen Monatsbetrag und keine Mindestlaufzeit. Sie laden Guthaben auf, und jeder Brief, der für Sie ankommt, wird einzeln abgebucht, und zwar erst, wenn er in Ihrem Posteingang bereitsteht. Öffnen und Lesen kosten danach nichts mehr. Je mehr Briefe in einem Kalendermonat zusammenkommen, desto günstiger wird jeder weitere:

Alle Preise inklusive Umsatzsteuer. Beispiele für einen ganzen Monat: 5 Briefe kosten zusammen 7,45 €, 30 Briefe kosten zusammen 40,20 €, 100 Briefe kosten zusammen 105,95 €. Einschreiben mit Unterschrift kosten 2,99 € statt des Briefpreises.

Kommt in einem Monat kein Brief, wird für Briefe nichts abgebucht. Bezahltes Guthaben, das Sie nicht verbraucht haben, können Sie sich auszahlen lassen.

Digitaler Briefkasten privat und für Selbstständige

Papierfrei ist zum Start für Privatpersonen und Einzelunternehmer gedacht:

• Privat: Wer nur wenige Briefe im Monat bekommt, zahlt nur diese wenigen. Wer viel unterwegs ist oder im Ausland lebt, liest seine deutsche Post trotzdem, sobald sie eingescannt ist. Und wer Briefe lieber in seiner Sprache liest, nutzt die Übersetzung.
• Für Selbstständige und Einzelunternehmer: Geschäftspost liegt geordnet und durchsuchbar an einem Ort. Belege exportieren Sie als CSV-Datei im Importformat von DATEV, Lexware Buchhalter und WISO MeinBüro und importieren sie in Ihre Buchhaltungs-Software.

Gesellschaften wie GmbH, UG oder GbR kommen später dazu. Registrieren können sich Personen ab 18 Jahren.

DATEV, Lexware und WISO sind Marken der jeweiligen Inhaber. Es besteht keine Geschäftsbeziehung oder Zertifizierung. Die Bezugnahme erfolgt rein beschreibend zur Angabe des Dateiformats.

Sicherheit und Datenschutz

Ihre Briefe werden in der Europäischen Union gescannt, gespeichert und von der KI ausgewertet, die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt. Welche Dienstleister wofür eingesetzt werden, steht in der Datenschutzerklärung. Die KI, die Ihre Briefe auswertet, läuft bei Google Cloud in der Europäischen Union, vorrangig in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, und Ihre Briefe werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet. Geöffnet wird nur in einem abschließbaren, videoüberwachten Scanbereich durch Personen, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.

Gescannte Briefe bleiben in Ihrem Konto gespeichert; solange Sie Papierfrei nutzen, löschen wir sie nicht. Was Sie selbst im Papierkorb endgültig löschen, ist gelöscht. Ihre Dokumente können Sie jederzeit als PDF und Ihre Belegdaten als CSV herunterladen.

Was ein digitaler Briefkasten nicht kann

• Keine Pakete: Papierfrei empfängt nur Briefe, keine Pakete und keine Warensendungen.
• Gelbe Briefe mit Zustellungsurkunde nehmen wir nicht an und öffnen sie nicht. Sie sehen den Umschlag als Scan mit dem Stand „Zurück an Absender“, der Brief geht ungeöffnet zurück. Dasselbe gilt für Einschreiben eigenhändig.
• Keine Terminüberwachung: Erkannte Termine sind eine Hilfe ohne Gewähr; für Ihre Termine bleiben Sie selbst verantwortlich.
• Keine Rechtsberatung: Zusammenfassung und Antwortvorschlag erklären, sie beraten nicht.

Briefe, die schon bei Ihnen liegen, laden Sie schon heute als Foto oder PDF im Browser hoch, am Rechner oder am Handy. In den ersten 30 Tagen sind einmalig 1.000 App-Scans enthalten. Beides landet im selben Posteingang.

Briefkasten digital: weiterlesen

• Post scannen lassen: so wird aus Papier eine Datei
• Post umleiten: Nachsendeauftrag auf Ihre Papierfrei-Adresse
• Digitaler Briefkasten: was er ist und für wen er sich lohnt
• Digitales Postfach: welche Arten es gibt
• Digitaler Briefkasten privat: Kosten der Anbieter im Vergleich
• Was die KI mit Ihrem Brief macht, Schritt für Schritt
• Wo Papierfrei Ihre Briefe verarbeitet
• Aufbewahrung von Belegen: so lange behalten
• Alte Unterlagen ausmisten: Checkliste, was weg darf

Häufige Fragen zum digitalen Briefkasten