Aufbewahrungsfristen privat: Tabelle zum Ausmisten
Aufbewahrungsfristen privat in einer klaren Tabelle: Was Sie wie lange behalten müssen, was sofort weg darf und wie Sie sicher digital ablegen.
Der Aktenordner quillt über, im Schrank stapeln sich alte Kontoauszüge, und bei jedem Blatt kommt dieselbe Frage: weg oder behalten? Anders als Firmen haben Privatpersonen meist keine strengen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Trotzdem gibt es ein paar Unterlagen, die Sie auf keinen Fall vorschnell wegwerfen sollten. Diese Übersicht bringt Ordnung in den Stapel.
Privat ist nicht gleich gewerblich
Für Selbstständige und Unternehmen gelten feste Aufbewahrungspflichten nach § 147 der Abgabenordnung (AO) und § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB): zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, seit 2025 acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und sechs Jahre für empfangene und versendete Geschäftsbriefe. Eine Übersicht dazu steht in Aufbewahrung von Belegen für Selbstständige. Als Privatperson sind Sie davon in den meisten Fällen nicht betroffen. Für Sie gilt eher: Manche Unterlagen brauchen Sie als Nachweis, manche schreibt eine Sonderregel vor, und vieles können Sie nach kurzer Zeit entsorgen.
Wichtig zu wissen: Wenn Sie Handwerkerleistungen an Haus oder Grundstück beauftragen, müssen Sie die Rechnung zwei Jahre aufheben, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurde (§ 14b Absatz 1 Satz 5 Umsatzsteuergesetz). Das gilt auch für Privatpersonen, und der Handwerker muss auf der Rechnung darauf hinweisen. Eine zweite Ausnahme betrifft hohe Einkünfte: Wer in einem Jahr mehr als 750.000 Euro aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung oder sonstigen Einkünften erzielt (bis Ende 2026 lag die Grenze bei 500.000 Euro), muss die Unterlagen über die Einnahmen und Werbungskosten dazu ab dem Folgejahr sechs Jahre aufbewahren (§ 147a AO). Wer ein Haus gebaut oder saniert hat, sollte solche Belege deutlich länger behalten, schon wegen möglicher Gewährleistung.
Die Tabelle: Was Sie wie lange behalten
Die folgenden Werte sind eine praktische Orientierung für den Privathaushalt, keine starre Vorschrift:
| Unterlage | Empfohlene Dauer | Grund |
|---|---|---|
| Handwerkerrechnung (Haus, Grundstück) | mindestens 2 Jahre | gesetzliche Pflicht, Gewährleistung |
| Steuerunterlagen privat | bis Bescheid bestandskräftig, sicherer 4 bis 6 Jahre | Nachweis bei Rückfragen |
| Kontoauszüge | etwa 3 bis 4 Jahre | Zahlungsnachweis, Verjährung |
| Kauf- und Garantiebelege | Garantiezeit plus etwas Puffer | Reklamation |
| Versicherungspolicen | solange der Vertrag läuft | Leistungsnachweis |
| Mietvertrag, Übergabeprotokolle | bis Auszug, Kaution zurück | Streit um Mängel und Kaution |
| Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen | dauerhaft | Rente, Lückennachweis |
| Rentenunterlagen, Sozialversicherung | dauerhaft | Rentenberechnung |
| Zeugnisse, Urkunden, Diplome | dauerhaft | nicht wiederbeschaffbar |
| Ärztliche Befunde, wichtige Atteste | dauerhaft bis lange | Gesundheitsverlauf |
Im Zweifel gilt: Was sich schwer oder gar nicht wiederbeschaffen lässt, behalten Sie. Was jederzeit neu kommt, darf weg.
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Nicht alles muss in den Ordner. Diese Dinge können Sie meist direkt entsorgen oder müssen sie gar nicht erst behalten:
- Werbung, Prospekte, Kataloge
- Kassenbons für Alltagskäufe ohne Garantie
- Alte Angebote, die Sie nicht angenommen haben
- Bereits bezahlte und verbuchte Rechnungen ohne Garantie, nach kurzer Zeit
- Veraltete Versicherungsangebote
Papier mit persönlichen Daten gehört nicht offen in den Müll. Schreddern Sie Unterlagen mit Name, Adresse, Konto- oder Versicherungsnummer, bevor sie das Haus verlassen.
Original behalten oder digitalisieren
Viele Unterlagen brauchen Sie nur als Information, nicht als Papier. Diese können Sie scannen und das Original entsorgen. Bei manchen Dokumenten zählt aber das Original: Urkunden, notarielle Schriftstücke, Zeugnisse und bestimmte amtliche Bescheinigungen sollten Sie als Papier aufbewahren. Eine digitale Kopie dient dann als schnell auffindbares Backup. Welche Unterlagen Sie im Original behalten und welche Sie nach dem Scan vernichten können, klärt Welche Dokumente müssen Sie im Original aufbewahren?.
Steuerlich relevante Belege sollten beim digitalen Ablegen lesbar und unverändert bleiben. Für rein private Zwecke reicht ein sauberer, vollständiger Scan. Diese Übersicht ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Wie Papierfrei dabei hilft
Ausmisten geht leichter, wenn alles, was Sie behalten wollen, digital und durchsuchbar an einem Ort liegt. Ab dem Start am 01.02.2027 laden Sie Fotos und PDFs im Browser hoch, am Rechner oder am Handy. Neue Post empfangen Sie über den digitalen Briefkasten, sie wird geöffnet, gescannt und in Ihrem Posteingang bereitgestellt. Ganze Ordner und Kartons können Sie uns auch als Paket schicken. Jedes Dokument, das wir der Sendung entnehmen, kostet wie ein Brief nach der Staffel. Paletten kündigen Sie bitte vorher über das Kontaktformular oder einen Rückruf an.
Jedes Dokument wird ein durchsuchbares PDF mit allen seinen Seiten. Die KI fasst es in einfachen Sätzen zusammen und erkennt Absender, Kategorie und Beträge; steht im Dokument ein Datum, wird es automatisch erkannt. Das ist eine Hilfe ohne Gewähr und keine Rechts- oder Steuerberatung. Gescannte und hochgeladene Dokumente bleiben zehn Jahre in Ihrem Konto, und solange Sie Papierfrei nutzen, löschen wir sie nicht. Sie laden sie jederzeit als PDF und Ihre Belegdaten als CSV herunter. Verarbeitet wird in der Europäischen Union.
Papier, das Sie uns schicken, verwahren wir ab der Einlagerung zwölf Wochen, danach folgen sechs Wochen Kulanz. Vernichtet wird nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch; haben Sie bis dahin nichts gewählt, gehen die Originale per Rückversand an Sie zurück, und der Rückversand ist kostenpflichtig (die Beträge stehen unter Papier-Originale). Wie Sie Ihr Zuhause insgesamt papierlos organisieren, steht im Ratgeber Papierloses Büro privat; Ablauf und Kosten des Digitalisierens bei Papierfrei auf der Seite Dokumente digitalisieren.
Was Ihre Postmenge kostet, rechnen Sie am Regler auf der Startseite aus: zum Rechner. Ihr Kundenkonto reservieren Sie schon heute, nutzen können Sie es ab dem 01.02.2027: Kundenkonto reservieren. Den Briefkasten-Service mit eigener Empfangsadresse schalten wir frei, sobald er startet.
Häufige Fragen
Muss ich als Privatperson Unterlagen überhaupt aufbewahren? Meist nicht streng gesetzlich, mit Ausnahmen wie Handwerkerrechnungen für Haus und Grundstück, die zwei Jahre aufzuheben sind. Sonst geht es vor allem um Nachweise für Sie selbst.
Wie lange sollte ich Kontoauszüge behalten? Für die meisten Zwecke reichen drei bis vier Jahre, denn so lange können Zahlungsansprüche im Alltag oft noch eine Rolle spielen. Wichtige Belege zu größeren Anschaffungen behalten Sie länger.
Darf ich Originale nach dem Scannen wegwerfen? Bei reinen Informationsbelegen ja. Urkunden, notarielle Dokumente und amtliche Originale behalten Sie als Papier. Wichtige Steuerbelege heben Sie zur Sicherheit bis zur Bestandskraft des Bescheids auf.
Wie entsorge ich Unterlagen mit persönlichen Daten sicher? Schreddern oder klein reißen, bevor sie in den Müll kommen. Name, Adresse, Konto- und Versicherungsnummern gehören nicht offen in die Tonne.