Jedes Jahr stapeln sich Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge. Irgendwann fragen Sie sich: Kann das weg, oder muss ich das noch behalten? Wer zu früh wegwirft, steht bei einer Betriebsprüfung ohne Belege da. Wer alles ewig behält, erstickt im Papier. Dieser Überblick zeigt Ihnen, was wie lange bleiben muss und wie Sie sich das Leben mit digitaler Ablage leichter machen.
Warum es Aufbewahrungspflichten gibt
Als Selbstständige oder Gewerbetreibende sind Sie gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Unterlagen aufzubewahren. Der Grund ist einfach: Das Finanzamt muss Ihre Buchführung im Nachhinein nachvollziehen können. Bei einer Prüfung müssen Sie belegen, woher Einnahmen kamen und wofür Ausgaben anfielen. Fehlen Belege, kann das Amt schätzen, und das fällt selten zu Ihren Gunsten aus.
Die Fristen sind im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung geregelt. Wichtig: Die Frist beginnt nicht mit dem Belegdatum, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 startet ihre Frist also erst ab dem 31. Dezember 2026.
Die wichtigsten Fristen im Überblick
Seit 2025 wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für die meisten anderen Unterlagen bleibt es bei zehn oder sechs Jahren. Die Übersicht:
| Unterlagenart | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) | 8 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Inventare, Bilanzen | 10 Jahre |
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Kopien abgesandter Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre |
Die Fristen können sich ändern und im Einzelfall länger laufen, etwa wenn eine Betriebsprüfung läuft oder ein Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig ist. Papierfrei erklärt und hilft beim Verfassen, ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall fragen Sie am besten Ihre Steuerberatung.
Dürfen Belege digital sein?
Ja. Sie dürfen Belege grundsätzlich digital aufbewahren, solange sie lesbar, vollständig und unveränderbar abgelegt sind und während der Frist verfügbar bleiben. Bei Belegen, die Sie ohnehin nur als E-Mail oder PDF bekommen, ist die digitale Ablage sogar der natürliche Weg. Bei Papierbelegen reicht in vielen Fällen ein sauberer Scan, das Original können Sie dann oft vernichten. Ausnahmen gelten zum Beispiel für Unterlagen, die im Original gefordert sind. Auch hier hilft im Zweifel die Steuerberatung weiter.
Damit ein Scan später nutzbar ist, sollte er durchsuchbar sein. Wie Sie ein durchsuchbares PDF erzeugen, erklärt die Anleitung durchsuchbares PDF erstellen.
So legen Sie Belege prüfungssicher ab
Drei Regeln machen Ihre Ablage prüfungsfest:
- Sofort ablegen. Jeden Beleg direkt nach Erhalt einsortieren, nicht sammeln und später suchen. Wie das bei eingehenden Rechnungen klappt, zeigt der Beitrag Rechnung erhalten richtig ablegen.
- Klar benennen. Datum, Lieferant und Betrag im Dateinamen oder in der Suche wiederfinden können.
- Nach Jahren trennen. So wissen Sie am Jahresende sofort, welche Belege die Frist erreicht haben und entsorgt werden dürfen.
Wie Papierfrei dabei hilft
Papierfrei sammelt Ihre Belege an einem durchsuchbaren Ort. Briefe fotografieren oder scannen Sie selbst und laden sie im Browser hoch, am Rechner oder am Handy. Sie landen in einer durchsuchbaren Ablage. Ab dem Start des Briefkasten-Service kann Ihre Post auch direkt bei uns ankommen; wir öffnen und scannen sie dann für Sie.
Die KI fasst jeden Beleg in einfacher Sprache zusammen und ordnet ihn einer Briefart zu, etwa Rechnung oder Mahnung. Im KI-Chat fragen Sie nach, wenn eine Position unklar bleibt.
Nennt eine Rechnung ausdrücklich ein Datum, bis zu dem Sie zahlen sollen, zeigt Papierfrei es als Termin an und kann Sie daran erinnern. Ein Zahlungsziel wie "zahlbar innerhalb von 14 Tagen" rechnet Papierfrei nicht in ein Datum um. Die Terminerkennung ist eine unverbindliche Hilfe, maßgeblich ist immer der Originalbeleg.
Für die Buchhaltung exportieren Sie Belege als Datei für DATEV, Lexware Buchhalter oder WISO MeinBüro. In der DATEV-Datei bleiben Konten und Steuerschlüssel bewusst leer, die Zuordnung übernimmt Ihre steuerliche Beratung; die Lexware- und die WISO-Datei enthalten einen Kontierungs-Vorschlag, aber nur für Belege, aus denen sich eine vollständige Buchung bilden lässt. Direkte Verbindungen zu sevDesk, Lexoffice und BuchhaltungsButler sind noch nicht freigeschaltet. Mehrere Briefe stellt Ihnen der KI-Chat auf Wunsch als ZIP-Datei zusammen.
Papierfrei erklärt und hilft beim Verfassen, ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung.
Verarbeitet wird in der Europäischen Union. Was dabei wo läuft, steht in Wo Papierfrei Ihre Briefe verarbeitet.
DATEV, Lexware und WISO sind Marken der jeweiligen Inhaber. Es besteht keine Geschäftsbeziehung oder Zertifizierung. Die Bezugnahme erfolgt rein beschreibend zur Angabe des Dateiformats.
Was Ihre Postmenge kostet, rechnen Sie am Regler auf der Startseite aus: zum Rechner. Ihr Konto können Sie direkt selbst anlegen und sofort mit dem Selbst-Scannen starten: Konto anlegen. Den Briefkasten-Service mit eigener Empfangsadresse schalten wir frei, sobald er startet.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Buchungsbelege wie Rechnungen müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden. Jahresabschlüsse zehn Jahre, viele übrige Geschäftsunterlagen sechs Jahre. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Wann beginnt die Frist? Nicht am Belegdatum, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung von 2026 startet ihre Frist ab dem 31. Dezember 2026.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen? In vielen Fällen ja, wenn der Scan lesbar, vollständig und unveränderbar abgelegt ist. Für bestimmte Unterlagen ist das Original gefordert. Klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.
Was passiert, wenn Belege fehlen? Bei einer Prüfung kann das Finanzamt schätzen, wenn Belege fehlen. Das geht meist zu Ihren Lasten. Deshalb lohnt sich eine lückenlose, durchsuchbare Ablage.