"Die KI liest den Brief" ist eine bequeme Erklärung, aber sie erklärt nichts. Tatsächlich durchläuft ein Schreiben mehrere getrennte Stationen, und an jeder kann etwas gelingen oder schiefgehen. Wer das einmal gesehen hat, versteht besser, warum manche Angaben sofort stimmen und andere leer bleiben.
Hier ist der Weg, den ein Brief bei uns nimmt.
Station 1: Aus Papier wird ein Bild
Am Anfang steht eine Aufnahme. Ein Foto mit dem Telefon reicht, sauber gescannt ist besser. Was hier passiert, entscheidet erstaunlich viel über das Endergebnis. Ein schief liegendes, halb im Schatten aufgenommenes Blatt macht jeder folgenden Station das Leben schwer.
Drei Dinge helfen mehr als jede Nachbearbeitung: gleichmäßiges Licht ohne harten Schatten, das ganze Blatt im Bild einschließlich der Ränder, und die Kamera möglichst parallel zum Papier statt schräg von der Seite.
Station 2: Aus dem Bild wird Text
Jetzt kommt die Texterkennung, im Fachjargon OCR. Wir setzen dafür PaddleOCR ein. Es läuft auf gemieteten Grafikkarten-Servern des Anbieters RunPod in Rechenzentren innerhalb der EU. Die Software sucht Zeilen, trennt Buchstaben und gibt eine Buchstabenfolge zurück, zusammen mit einem Wert dafür, wie gut sie das Geschriebene entziffern konnte.
Diese Station ist rein mechanisch. Sie versteht nichts. Sie stellt nur fest, welche Zeichen auf dem Blatt stehen. Bei sauberem Behördendruck gelingt das sehr gut, bei einem verknitterten Kassenbon deutlich schlechter, und bei Handschrift stößt jede solche Software an Grenzen.
Station 3: Aus Text wird Bedeutung
Erst hier kommt das Sprachmodell ins Spiel, bei uns Gemini 3.5 Flash, angesprochen in einer EU-Region. Es bekommt den erkannten Text und beantwortet strukturierte Fragen dazu.
Zwei Dinge passieren gleichzeitig.
Die Einordnung in eine Kategorie. Wir arbeiten mit vierzehn Grundarten von Post: Rechnung, Mahnung, Bescheid, Bußgeld, Inkasso, Pfändung, Vollstreckung, Versicherung, Steuer, Vertrag, Kündigung, Information, Werbung und Sonstiges. Diese Liste ist bewusst kurz gehalten. Eine sehr feine Einteilung sieht auf einer Werbeseite beeindruckender aus, führt in der Praxis aber dazu, dass ähnliche Briefe mal in dem einen und mal in dem anderen Fach landen. Eine grobe, dafür verlässliche Sortierung ist im Alltag nützlicher.
Das Auslesen einzelner Angaben. Dazu gehören Absender und Empfänger, der Betreff, eine Zusammenfassung in verständlichem Deutsch, das Briefdatum, ein Aktenzeichen oder eine Kundennummer, geforderte Beträge, Bankverbindungen und die im Brief genannten Termine. Bei Mahnungen wird zusätzlich eingeschätzt, wie weit die Sache fortgeschritten ist, also ob es sich um eine erste Erinnerung handelt oder ob es bereits ernster wird.
Zu jeder einzelnen dieser Angaben liefert das Modell mit, wie sicher es sich ist. Das ist kein Beiwerk, sondern der eigentliche Kern: Ein Betrag, den die Maschine nur vermutet, wird als Vermutung dargestellt und nicht als Tatsache.
Station 4: Prüfung und Ablage
Bevor etwas in Ihrem Posteingang erscheint, laufen Plausibilitätsprüfungen. Ein Termin, der vor dem Briefdatum liegt, wird verworfen. Als Termin bleibt nur ein Datum stehen, das wörtlich im Brief steht und zu dem der Brief eine Handlung von Ihnen verlangt; ein Zeitraum wie "innerhalb von zwei Wochen nach Zugang" wird nicht in ein Datum umgerechnet. Fällt ein genanntes Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, bleibt es so stehen, wie es im Brief steht.
Danach liegt der Brief sortiert im Posteingang: mit Kategorie, Zusammenfassung, den ausgelesenen Angaben und den erkannten Terminen.
Welche Felder heute noch leer bleiben
Diesen Abschnitt schreiben die wenigsten Anbieter, und genau deshalb steht er hier.
Einige Angaben füllt unsere Auswertung heute zuverlässig, etwa Absender, Betreff, Zusammenfassung und Kategorie. Andere gelingen bei einem Teil der Briefe, etwa Aktenzeichen, Gesamtbetrag, Termine und die Bankverbindung des Absenders. Und die Aufteilung eines Betrags in Netto und Umsatzsteuer gelingt bisher nur selten.
Wenn Sie also darauf angewiesen sind, dass jede Rechnung sauber in Netto und Steuer zerlegt vorliegt, dann leistet unser System das heute nicht. Das ist unangenehm zu schreiben, aber es ist besser, als wenn Sie es nach dem Start selbst herausfinden.
Und die Buchhaltung?
Aus der Anwendung heraus lässt sich eine DATEV-nahe CSV-Datei ausgeben. Bei dieser Datei bleiben Konten und Steuerschlüssel bewusst leer, und der Dateiname trägt den Zusatz "vorläufig". Der Grund ist einfach: Diese Zuordnung ist eine steuerliche Entscheidung. Sie automatisch zu raten wäre der schnellste Weg, eine Buchhaltung durcheinanderzubringen. Die Zuordnung gehört in die Hände der steuerlichen Beratung.
Für Lexware Buchhalter und WISO MeinBüro gibt es je eine CSV-Datei mit einem Kontierungs-Vorschlag, aber nur für Belege, aus denen sich eine vollständige Buchung bilden lässt. Direkte Verbindungen zu sevDesk, Lexoffice und BuchhaltungsButler sind noch nicht freigeschaltet. Auch das sagen wir lieber vorher.
DATEV, Lexware und WISO sind Marken der jeweiligen Inhaber. Es besteht keine Geschäftsbeziehung oder Zertifizierung. Die Bezugnahme erfolgt rein beschreibend zur Angabe des Dateiformats.
Warum hier keine Genauigkeit in Prozent steht
Eine Trefferquote anzugeben, setzt eine Messung voraus: eine Sammlung echter Briefe, bei denen ein Mensch jede Angabe von Hand geprüft hat, gegen die man die Maschine antreten lässt. Diese Sammlung bauen wir gerade auf. Bis sie steht, wäre jede Prozentzahl geraten, und geratene Zahlen in der Werbung sind genau das Problem, das wir in dieser Branche nicht vergrößern möchten.
Sichtbar ist stattdessen die Sicherheitsangabe pro Feld. Sie sagt Ihnen bei jedem einzelnen Brief, worauf Sie sich verlassen können und wo Sie besser selbst nachsehen.
Sehen Sie sich den fertigen Zustand an
Am schnellsten verstehen Sie den Ablauf, wenn Sie das Ergebnis sehen. In der Demo liegen Beispielbriefe im Posteingang, mit Kategorie, Zusammenfassung, ausgelesenen Angaben und Terminen. Ohne Anmeldung, und Sie müssen nichts von sich hochladen.
Vertiefend passt dazu Termine im Behördenbrief finden und richtig berechnen sowie Wo Papierfrei Ihre Briefe verarbeitet.
Ihr Konto können Sie direkt selbst anlegen und sofort mit dem Selbst-Scannen starten: Konto anlegen.