Die Frage kommt fast immer als Erstes, und sie ist berechtigt: "Wo landet mein Brief eigentlich?" Wer einen Bescheid vom Finanzamt oder ein Schreiben der Krankenkasse hochlädt, gibt etwas sehr Persönliches aus der Hand. Deshalb erklären wir hier nicht, wie sicher wir uns fühlen, sondern was technisch passiert und an welcher Stelle.
Ein Brief durchläuft zwei sehr verschiedene Schritte
Viele stellen sich "die KI" als eine einzige Sache vor. Tatsächlich sind es zwei getrennte Vorgänge, die an unterschiedlichen Orten laufen und auch unterschiedlich zu bewerten sind.
Schritt eins ist die Texterkennung. Aus dem Bild Ihres Briefes wird Text. Diese Aufgabe erledigt eine Software namens PaddleOCR auf gemieteten Grafikkarten-Servern des Anbieters RunPod, Inc. Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA, die Rechenzentren für unsere Texterkennung liegen innerhalb der EU, und die Rechenumgebung wird nach der Erkennung wieder abgeschaltet. Auch das gehört dazu: Das Personal des Anbieters kann technisch in eine laufende Rechenumgebung hineinsehen, etwa bei Störungen. Einzelheiten stehen in unserer Datenschutzerklärung.
Schritt zwei ist das Verstehen. Der erkannte Text geht an ein Sprachmodell, das ihn einordnet: Worum geht es, wer schreibt, welcher Betrag steht drin, bis wann müssen Sie reagieren. Dafür nutzen wir Gemini 3.5 Flash von Google, angesprochen über den Dienst Vertex AI.
Bei beiden Schritten stellt sich die Standortfrage. Und darüber reden wir offen.
Warum die EU-Grenze bei uns im Code steht
Ein Sprachmodell eines amerikanischen Anbieters zu nutzen, ohne dass die Daten in die USA gehen, ist möglich, aber es passiert nicht von allein. Man muss die Region ausdrücklich festlegen. Bei uns ist für das Sprachmodell die Region europe-west3 eingestellt, also Frankfurt am Main. Die Suchvektoren, mit denen wir Absender wiederfinden, entstehen in europe-west4 in den Niederlanden. Der KI-Chat läuft über den EU-Standort "eu" von Google: Google verarbeitet die Anfragen dort in Rechenzentren in Mitgliedstaaten der EU und wählt das einzelne Rechenzentrum selbst. Eine Region außerhalb der EU nehmen wir nie, auch nicht als Ausweichweg.
Eine Einstellung allein wäre uns aber zu wenig. Konfiguration lässt sich versehentlich überschreiben, und ein falscher Wert fällt oft monatelang niemandem auf. Deshalb gibt es zusätzlich eine Sperre direkt im Programmcode: einen sogenannten Egress-Guard. Diese Komponente prüft vor jedem Aufruf, ob das Ziel innerhalb der EU liegt. Liegt es das nicht, wird der Aufruf nicht etwa protokolliert und trotzdem ausgeführt, sondern abgebrochen.
Der Unterschied ist wichtig. Eine Einstellung ist ein Versprechen. Eine Sperre im Code ist eine Bedingung, an der die Verarbeitung scheitert, wenn das Versprechen gebrochen würde. Wir haben uns bewusst für Letzteres entschieden, weil wir uns selbst nicht zutrauen, eine Einstellung über Jahre fehlerfrei zu pflegen.
Wer sieht Ihre Briefe, und woher wissen Sie das
Änderungen an Ihren Dokumenten, etwa Verschieben, Löschen oder eine geänderte Einordnung, werden protokolliert. Ein Protokoll verhindert keinen Missbrauch, das behaupten wir nicht. Es macht ihn nachvollziehbar, und das ist der Unterschied zwischen einem Verdacht und einem Nachweis.
Was wir ausdrücklich nicht sagen: dass niemals ein Mensch einen Brief zu Gesicht bekommt. Wenn die Erkennung bei einem Dokument scheitert, muss jemand nachsehen, sonst bleibt Ihr Brief einfach liegen. Und beim Briefkasten-Service öffnet und scannt ein Mensch Ihre Post ohnehin. Ehrlicher ist die Aussage, dass ein Blick in den Inhalt darüber hinaus die Ausnahme ist.
Drei Dinge, die wir bewusst nicht versprechen
Bei Datenschutz ist die Versuchung groß, mit Begriffen zu arbeiten, die gut klingen und wenig bedeuten. Wir lassen drei davon weg.
- "Militärische Verschlüsselung". Diese Formulierung hat keinen definierten Inhalt. Verschlüsselung ist bei uns Standard, sie ist aber kein Alleinstellungsmerkmal, sondern eine Selbstverständlichkeit.
- "Ihre Daten werden niemals an Dritte weitergegeben". Ein Sprachmodell eines anderen Anbieters ist technisch ein Dritter. Wir schreiben deshalb lieber hin, welcher Dritte es ist und in welcher Region er arbeitet, statt eine Formel zu benutzen, die im Kleingedruckten wieder eingeschränkt werden müsste.
- Eine Prozentzahl zur Erkennungsqualität. Dazu gleich mehr, denn dieser Punkt ist uns besonders wichtig.
Warum hier keine Trefferquote steht
Es wäre einfach, an dieser Stelle eine beeindruckende Prozentzahl hinzuschreiben. Solche Angaben stehen bei vielen Anbietern, und fast niemand fragt nach, wie sie gemessen wurden.
Wir haben diese Messung nicht. Um eine Trefferquote seriös anzugeben, braucht man einen geprüften Vergleichsbestand: eine Sammlung echter Briefe, bei denen ein Mensch jedes Feld von Hand richtig eingetragen hat, gegen die man die Maschine dann antreten lässt. Dieser Bestand ist bei uns im Aufbau und noch nicht gefüllt. Solange das so ist, wäre jede Prozentzahl geraten.
Was wir stattdessen tun: Die KI gibt zu jedem einzelnen Feld an, wie sicher sie sich ist. Ein unsicher erkannter Betrag wird als unsicher gekennzeichnet und nicht als Tatsache dargestellt. Das ist weniger beeindruckend als eine große Zahl auf einer Werbeseite, aber es ist im Alltag das Nützlichere.
Was daraus für Sie folgt
Wenn Sie einen Dienst für Ihre Post auswählen, lohnt es sich, drei konkrete Fragen zu stellen. Sie funktionieren bei jedem Anbieter, nicht nur bei uns.
- In welcher Region läuft das Sprachmodell? Nicht "wo steht der Server", denn Speicherort und Verarbeitungsort sind zwei verschiedene Dinge. Ein Anbieter, der das nicht auf Anhieb beantworten kann, hat es vermutlich nie festgelegt.
- Was passiert, wenn die Einstellung falsch ist? Gibt es eine technische Sperre, oder verlässt man sich auf Sorgfalt?
- Woher stammt die genannte Genauigkeit? Wenn keine Messgrundlage genannt wird, ist die Zahl eine Behauptung.
Sehen Sie es sich an, bevor Sie etwas hochladen
Sie müssen uns nichts davon glauben, um sich ein Bild zu machen. Unter Demo ansehen liegt ein Postfach mit Beispielbriefen bereit, an denen Sie die Einordnung, die Zusammenfassung und die Sicherheitsangaben pro Feld durchklicken können. Ohne Anmeldung und ohne dass Sie eigene Unterlagen aus der Hand geben.
Wie die Einordnung im Einzelnen abläuft, steht in Was die KI mit Ihrem Brief macht, Schritt für Schritt. Wie wir mit Terminen umgehen, lesen Sie in Termine im Behördenbrief finden und richtig berechnen.
Ihr Konto können Sie direkt selbst anlegen und sofort mit dem Selbst-Scannen starten: Konto anlegen.