Wie ein Post Scan Service abläuft: Datenschutz und Originale
Post Scan Service erklärt: wie Vollmacht, Adresse, Öffnen, Scan und KI zusammenspielen, worauf Sie beim Datenschutz achten und wann sich Scannenlassen lohnt.
- Ein Post Scan Service ist ein Dienst, der Ihre Briefpost an einer eigenen Empfangsanschrift annimmt, die Umschläge mit Ihrer Vollmacht öffnet, jede Seite scannt und Ihnen die Briefe digital in einem Online-Posteingang bereitstellt.
- Sie lesen Ihre Post dann im Browser, egal wo Sie gerade sind.
- Die Papier-Originale werden eine Zeit lang verwahrt und danach nach Ihrer Wahl zurückgeschickt oder vernichtet.
Ob ein Post Scan Service zu Ihnen passt, hängt weniger an der Technik als an ein paar Grundfragen: Wer darf Ihre Briefe öffnen, wo liegen die Daten, was passiert mit dem Papier und welche Sendungen nimmt der Dienst gar nicht an. Dieser Ratgeber geht diese Fragen der Reihe nach durch.
Was ist ein Post Scan Service?
Ein Post Scan Service digitalisiert laufend die Briefe, die neu für Sie ankommen. Damit unterscheidet er sich von einem Scan-Dienstleister, der einmalig einen Karton alter Akten einscannt. Wer "Post scannen lassen" oder "Briefe scannen lassen" sucht, meint meist genau diesen laufenden Dienst: Die Post landet nicht mehr im eigenen Briefkasten, sondern beim Dienstleister, und Sie bekommen sie als Datei.
Die Begriffe Post Scan, Post Scan Dienst und digitaler Briefkasten werden oft gleich verwendet. Genau genommen ist das Scannen der Kern eines digitalen Briefkastens, und ein guter digitaler Briefkasten geht darüber hinaus: Er macht den Text durchsuchbar, ordnet Briefe ein und zeigt, was zu tun ist. Was einen digitalen Briefkasten insgesamt ausmacht, erklärt der Ratgeber Digitaler Briefkasten: was ist das?.
Wie funktioniert ein Post Scan Service?
Ein Post Scan Service funktioniert in fünf Schritten: Vollmacht erteilen, Post an die neue Anschrift leiten, öffnen und scannen, Text erkennen und auswerten, im Posteingang bereitstellen. Danach entscheiden Sie, was mit dem Papier geschieht.
- Vollmacht erteilen. Ohne Ihre ausdrückliche Erlaubnis darf niemand Ihre Briefe annehmen oder öffnen. Deshalb steht am Anfang eine Vollmacht zum Empfang und zur Öffnung der Post.
- Eigene Empfangsanschrift nutzen. Sie erhalten eine persönliche Anschrift beim Dienstleister. Ihre Briefe kommen dort an, entweder über einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post oder weil Sie die Anschrift Ihren Absendern direkt mitteilen.
- Öffnen und scannen. Der Umschlag wird geöffnet, alle Seiten werden gescannt. Seriöse Dienste tun das in einem geschützten Bereich mit nachvollziehbarer Erfassung jeder Sendung.
- Text erkennen und auswerten. Eine Texterkennung (OCR) macht aus dem Bild durchsuchbaren Text. Dienste mit KI-Auswertung erkennen zusätzlich Absender, Briefart, Beträge und Daten.
- Im Posteingang bereitstellen. Der Brief erscheint in Ihrem Online-Konto. Sie lesen ihn im Browser, durchsuchen ihn und laden ihn bei Bedarf als PDF herunter.
Wie Sie Ihre Post Schritt für Schritt an eine neue Anschrift umleiten, steht in Post umleiten: die Anleitung.
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Nach dem Scan wird aus dem Bild ein Dokument, mit dem Sie arbeiten können. Ein reiner Scan ist nur ein Foto Ihres Briefes. Erst die Texterkennung macht ihn durchsuchbar, sodass Sie später nach einer Vertragsnummer oder einem Absender suchen können.
Eine KI-Auswertung geht einen Schritt weiter. Sie beantwortet die Fragen, die sich bei jedem Brief stellen: Von wem ist das, worum geht es, muss ich etwas tun, und bis wann? Typische Angaben, die eine solche Auswertung herausliest:
- Absender und Kategorie, etwa Rechnung, Bescheid oder Versicherung
- eine Zusammenfassung in einfachen Sätzen
- Beträge, Kundennummern und Verwendungszwecke
- Daten und Termine, die im Brief genannt sind
Eine KI ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich bleibt immer der Originalbrief, und für Ihre Termine bleiben Sie selbst verantwortlich. Was bei der Auswertung im Einzelnen passiert, zeigt Was die KI mit Ihrem Brief macht.
Worauf sollten Sie bei einem Post Scan Service achten?
Beim Post Scan Service zählen vor allem Briefgeheimnis, Datenschutz, der Umgang mit den Originalen und die Regeln für besondere Sendungen. Diese vier Punkte sollten vor der Anmeldung geklärt sein.
Briefgeheimnis und Vollmacht
Das Briefgeheimnis ist in Deutschland im Grundgesetz geschützt. Ein Post Scan Service darf Ihre Briefe deshalb nur öffnen, weil Sie ihn ausdrücklich dazu bevollmächtigen. Achten Sie darauf, dass die Vollmacht klar formuliert ist und dass Sie sie jederzeit für die Zukunft widerrufen können. Fragen Sie außerdem, wer die Briefe öffnet: Personen, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, in einem abgeschlossenen Bereich, sind der Maßstab.
Datenschutz und Speicherort
Ein Brief enthält oft Gesundheitsdaten, Kontonummern oder Steuerdaten. Deshalb ist wichtig, wo der Dienst Ihre Scans speichert und verarbeitet. Eine Verarbeitung ausschließlich in der Europäischen Union unterliegt der DSGVO. Fragen Sie auch, ob Ihre Briefe zum Training von KI-Modellen genutzt werden, und ob Sie dazu gefragt werden.
Was mit den Originalen geschieht
Manche Briefe brauchen Sie später noch auf Papier, etwa für eine Behörde oder ein Gericht. Klären Sie, wie lange der Dienst die Originale aufbewahrt, ob dafür Kosten anfallen und was danach passiert. Gut ist, wenn nichts ohne Ihre Entscheidung vernichtet wird.
Einschreiben und gelbe Briefe
Nicht jede Sendung lässt sich an einen Dienstleister zustellen. Beim Einschreiben eigenhändig darf nur der Empfänger selbst unterschreiben. Briefe mit Zustellungsurkunde, die bekannten gelben Briefe von Gerichten und Behörden, folgen eigenen Regeln. Viele Dienste nehmen beides nicht an. Fragen Sie auch nach Paketen: Ein Post Scan Service ist für Briefe gebaut.
Selbst scannen oder Post scannen lassen?
Selbst scannen lohnt sich bei wenig Post und wenn Sie ohnehin zu Hause sind. Post scannen lassen lohnt sich, wenn Sie oft unterwegs sind, viel Post bekommen oder die Briefe gar nicht erst in die Hand nehmen wollen.
| Kriterium | Selbst scannen | Post scannen lassen |
|---|---|---|
| Wer öffnet den Brief? | Sie selbst | Dienstleister mit Ihrer Vollmacht |
| Wo kommt die Post an? | Ihr eigener Briefkasten | Empfangsanschrift beim Dienst |
| Zugriff von unterwegs | erst nach dem Scan zu Hause | sobald der Brief bereitsteht |
| Zeitaufwand je Brief | Öffnen, Fotografieren, Ablegen | keiner für das Scannen |
| Papier-Originale | bleiben bei Ihnen | werden beim Dienst verwahrt |
| Texterkennung und Auswertung | je nach App | meist eingebaut |
Beide Wege schließen sich nicht aus. Briefe, die schon bei Ihnen liegen, fotografieren Sie selbst, neue Post kommt gescannt an. Welche Wege es gibt, Briefe zu digitalisieren, vergleicht Briefe digitalisieren: die Wege im Überblick.
Für wen lohnt sich ein Post Scan Service?
Ein Post Scan Service lohnt sich für alle, die ihre Post nicht zuverlässig am eigenen Briefkasten abholen können oder wollen. Typische Fälle:
- Sie sind beruflich viel unterwegs oder leben zeitweise im Ausland.
- Sie sind Einzelunternehmer und wollen Rechnungen und Bescheide digital an einem Ort.
- Sie verlieren bei Papierstapeln schnell den Überblick über Termine.
- Sie verstehen Amtsdeutsch oder deutsche Briefe nicht immer auf Anhieb.
Wie Papierfrei dabei hilft
Papierfrei Postservice ist ein eigenständiger digitaler Briefkasten mit eingebautem Post Scan Service, nicht die Deutsche Post. Der Briefkasten-Service mit eigener Papierfrei-Adresse kommt ab dem Start. Der Ablauf:
- Sie erteilen im Onboarding die Vollmacht zum Empfang und zur Öffnung Ihrer Post. Ohne Vollmacht nimmt Papierfrei keine Post an und öffnet nichts. Die Vollmacht können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.
- Sie erhalten eine persönliche Papierfrei-Empfangsanschrift und richten damit selbst den Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post ein oder teilen die Anschrift Ihren Absendern direkt mit.
- Ihre Briefe werden in einem abschließbaren, videoüberwachten Scanbereich durch Personen geöffnet und gescannt, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Jede geöffnete Sendung bekommt Eingangszeitpunkt und Kennung.
- Eine KI erkennt Absender, Kategorie, Beträge, Kundennummern und Verwendungszwecke und fasst den Brief in einfachen Sätzen zusammen. Steht im Brief ein Datum, wird es automatisch erkannt. Erkannte Termine erscheinen chronologisch in einer Übersicht, dazu kommen Push-Mitteilungen und auf Wunsch E-Mail-Erinnerungen. Das ist eine Hilfe ohne Gewähr und keine Rechtsberatung.
Ihre Briefe werden in der Europäischen Union gescannt, gespeichert und von der KI ausgewertet. Welche Dienstleister wofür eingesetzt werden, steht in der Datenschutzerklärung. Ihre Briefe werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet. Einzelheiten stehen in Wo Papierfrei Ihre Briefe verarbeitet.
Die Papier-Originale verwahrt Papierfrei ab Einlagerung zwölf Wochen, danach folgen sechs Wochen Kulanz; für diese Verwahrzeit fällt kein gesondertes Entgelt an. Haben Sie bis dahin nichts gewählt, gehen sie per Rückversand an Sie zurück. Der Rückversand ist kostenpflichtig, die Beträge stehen unter Was mit Ihren Papier-Originalen passiert. Vernichtet wird nur, wenn Sie das ausdrücklich wählen; der Scan bleibt erhalten. Papierfrei nimmt nur Briefe an, keine Pakete. Einschreiben Einwurf, mit Übergabe und mit Rückschein werden angenommen, Einschreiben eigenhändig und gelbe Briefe mit Zustellungsurkunde nicht.
Abgerechnet wird auf Guthabenbasis je Brief, ohne Grundgebühr und ohne Mindestlaufzeit. Was das für Ihre Postmenge kostet, rechnen Sie am Regler auf der Startseite aus: zum Rechner.
Ihr Konto legen Sie zum Start hier an, der Termin folgt: Konto anlegen. Alle Einzelheiten zum Dienst stehen auf der Seite Post scannen lassen, den Weg der Post dorthin beschreibt Post umleiten.
Häufige Fragen
Was ist ein Post Scan Service? Ein Post Scan Service nimmt Ihre Briefpost an einer eigenen Anschrift an, öffnet sie mit Ihrer Vollmacht, scannt sie und stellt sie Ihnen in einem Online-Posteingang bereit. Sie lesen Ihre Briefe dann im Browser statt am Briefkasten.
Ist es erlaubt, dass ein Dienst meine Briefe öffnet? Ja, wenn Sie den Dienst ausdrücklich dazu bevollmächtigen. Ohne eine solche Vollmacht darf niemand Ihre Briefe öffnen, und Sie können sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.
Wie kommt meine Post zum Post Scan Service? Über einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post an die neue Empfangsanschrift oder indem Sie diese Anschrift Ihren Absendern direkt mitteilen. Viele nutzen beides zusammen.
Was passiert mit den Original-Briefen nach dem Scan? Das regelt jeder Dienst anders. Bei Papierfrei werden die Originale zwölf Wochen verwahrt, dazu kommen sechs Wochen Kulanz; danach gehen sie per Rückversand an Sie zurück, vernichtet wird nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch. Der Rückversand ist kostenpflichtig, die Beträge stehen unter Was mit Ihren Papier-Originalen passiert.
Kann ich Einschreiben scannen lassen? Das hängt von der Art des Einschreibens ab. Papierfrei nimmt Einschreiben Einwurf, mit Übergabe und mit Rückschein an, aber kein Einschreiben eigenhändig und keine gelben Briefe mit Zustellungsurkunde.
Werden auch Pakete gescannt? Nein. Ein Post Scan Service ist für Briefe gedacht, Papierfrei nimmt keine Pakete und keine Warensendungen an.
Lohnt sich Post scannen lassen bei wenig Post? Bei sehr wenig Post reicht oft das Selbstscannen mit dem Handy. Wer viel unterwegs ist oder Termine nicht verpassen will, profitiert auch bei kleiner Postmenge vom Scannenlassen.